淺談怎樣做好企業(yè)公文管理工作

李清榮

摘要：公文是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過程中較為常見的一項(xiàng)內(nèi)容，它不僅可以面對(duì)不同的對(duì)象傳達(dá)企業(yè)關(guān)于經(jīng)營(yíng)管理的最新指示與規(guī)定，更能夠使企業(yè)各項(xiàng)工作的開展有章可循，成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的歷史依據(jù)。而公文管理工作作為企業(yè)規(guī)范、高效處理公文過程中的基本保障，對(duì)于公文管理工作具有重要的意義。筆者在大型企業(yè)行政部門就職多年，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)借本文簡(jiǎn)短表述關(guān)于當(dāng)代企業(yè)公文管理工作思路的觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)；當(dāng)代企業(yè)；公文管理；思路及方法

公文管理指的是公文在形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、辦理、傳遞、存貯到轉(zhuǎn)換為檔案或銷毀的一個(gè)完整過程中，以特定的原則和方法對(duì)公文進(jìn)行創(chuàng)制加工、保管處理，使其完善并獲得功效的行為或過程。公文是當(dāng)代企業(yè)日常行政管理及公務(wù)活動(dòng)開展過程中形成的指導(dǎo)性文件，也是真實(shí)反映公文處理人員工作水平的主要依據(jù)。權(quán)威性、時(shí)效性和規(guī)范性是公文管理的主要特征，提高公文管理質(zhì)量和水平是辦公室事務(wù)管理中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。

一、當(dāng)代企業(yè)公文管理工作的要求概述

（一）注重時(shí)效性

力求時(shí)效性是當(dāng)代企業(yè)公文管理工作的一大準(zhǔn)則。從當(dāng)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際來看，每一份公文在形成、傳閱、辦理及存儲(chǔ)的過程中，都是有特定時(shí)效限制的，如果公文管理人員在時(shí)間觀念的把握上不夠到位，就極有可能影響到公文的質(zhì)量和實(shí)際效用的發(fā)揮。因此，對(duì)于每一份公文都應(yīng)當(dāng)及時(shí)、規(guī)范地加以辦理，公文較多時(shí)則根據(jù)其緊要程度確定先后處理順序，盡可能地做到不延誤、不漏發(fā)、不誤發(fā)、不擱置。這是對(duì)公文管理科學(xué)性和時(shí)效性的具體要求，也是簡(jiǎn)化辦文程序、縮短公文處理周期的有效措施。

（二）注重規(guī)范性

公文管理是一項(xiàng)連貫性很強(qiáng)且操作嚴(yán)密的工作，要想確保公文管理能夠正常穩(wěn)定地運(yùn)轉(zhuǎn)，就必須嚴(yán)格按照其操作規(guī)范進(jìn)行。公文管理的規(guī)范性具體體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：①公文管理章程與制度的齊全性。健全的規(guī)章制度是公文管理工作高效開展的前提保障，也是辦文人員落實(shí)工作要求的先決條件；②工作作風(fēng)及工作秩序的嚴(yán)謹(jǐn)性。公文從形成到歸檔的整個(gè)過程中涉及部門及人員眾多，任何公文管理工作上的疏漏或秩序上的混亂都會(huì)造成公文管理效果大打折扣。因此，加強(qiáng)辦文人員工作作風(fēng)管理及規(guī)范公文管理秩序，是非常必要的；③工作環(huán)節(jié)及工作崗位的銜接性。公文管理流程是比較復(fù)雜的，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的梗阻都不利于公文效能的發(fā)揮。這就要求我們必須對(duì)崗位職責(zé)進(jìn)行明確分工，并加強(qiáng)各崗位之間的配合協(xié)作力度，以確保各環(huán)節(jié)、各崗位之間能夠?qū)崿F(xiàn)有序銜接，公文管理工作能夠運(yùn)轉(zhuǎn)自如。

（三）注重安全性

保障公文管理的安全性是公文處理工作政治性的內(nèi)在要求。公文管理往往會(huì)涉及到許多機(jī)密文件和事項(xiàng)，而高新技術(shù)的迅猛發(fā)展讓公文泄密的危險(xiǎn)系數(shù)持續(xù)攀升。要在公文管理過程中做到安全保密要求，除了強(qiáng)化辦文人員安全防范意識(shí)外，還需要加強(qiáng)對(duì)公文管理的各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督與管理。例如，在公文傳遞與處理時(shí)要履行規(guī)范的手續(xù)流程，對(duì)于機(jī)密文件的閱讀范圍要有嚴(yán)格的界定，保密文件在存放和銷毀時(shí)必須有詳細(xì)的登記記錄和報(bào)批手續(xù)，以全面確保公文不泄露、不遺失、不損壞。

二、當(dāng)代企業(yè)加強(qiáng)公文管理工作的思路

（一）提高對(duì)公文管理重要性的認(rèn)識(shí)

加強(qiáng)辦文人員對(duì)公文管理的重視程度是做好公文管理的前提基礎(chǔ)。公文是一種重要的信息載體，其在反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況、提供決策依據(jù)及指導(dǎo)行政管理活動(dòng)等方面發(fā)揮著非常重要的作用。離開了高質(zhì)量的公文管理，企業(yè)的辦公效率就無法得到保障。因此，不光是公文管理職能部門，其他部門的工作人員也應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)公文管理的積極意義，將規(guī)范公文管理視作日常行政管理中一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)性工作，將加強(qiáng)公文管理作為企業(yè)整體建設(shè)目標(biāo)的一部分。

（二）加強(qiáng)對(duì)公文管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

企業(yè)公文管理質(zhì)量間接反映了各部門的工作作風(fēng)及整體工作水平。因此，各部門必須加強(qiáng)對(duì)公文管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，按照程序切實(shí)把好行文關(guān)、內(nèi)容觀、政策觀、審批關(guān)和格式觀，確保公文內(nèi)容明確、表述嚴(yán)謹(jǐn)、格式標(biāo)準(zhǔn)、印制規(guī)范、程序到位。及時(shí)協(xié)調(diào)和處理公文管理中遇到的問題，將職責(zé)和權(quán)限劃分清楚，并建立起完善的公文管理制度和獎(jiǎng)懲機(jī)制，只有這樣才能將公文管理的具體要求落到實(shí)處，實(shí)現(xiàn)公文管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）切實(shí)提高辦文人員綜合素質(zhì)

辦文人員綜合素質(zhì)的高低對(duì)公文管理的質(zhì)量和效率有著至關(guān)重要的影響。綜合素質(zhì)既包括其專業(yè)技能水平，也包括其工作作風(fēng)及管理組織能力。專業(yè)的技能水平和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)是做好公文管理的前提，而較強(qiáng)的組織管理能力是做好公文處理工作的保障。以平時(shí)常見的情況為例，辦文人員在進(jìn)行公文管理時(shí)，常常會(huì)接觸到大量的影響力大且保密要求高的公文，如果沒有過硬的技能水平和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，就極有可能造成公文管理差錯(cuò)，甚至是釀成重大損失。因此，辦文人員必須要時(shí)刻注重對(duì)自己各方面能力的提升，對(duì)于自身工作作風(fēng)和工作能力提出更高的要求。除此之外，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行公文管理，也是加強(qiáng)工作質(zhì)量和效率的有效途徑。在現(xiàn)在這個(gè)科技飛速發(fā)展的信息時(shí)代，公文管理工作也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，以全新的管理模式取代以手工管理為主的傳統(tǒng)公文管理模式，這樣不僅能有效提升公文管理的效率和質(zhì)量，還能增強(qiáng)公文傳遞的時(shí)效性和安全性，為公文管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)范化發(fā)展，提供良好的技術(shù)支持。

三、結(jié)論及建議

綜上所述，公文管理是當(dāng)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過程中不可或缺的重要組成部分，也是企業(yè)各部門加強(qiáng)協(xié)作及信息交流的重要工具。企業(yè)管理者及行政管理部門應(yīng)當(dāng)不斷規(guī)范公文管理的操作標(biāo)準(zhǔn)，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和過硬的技能水平，全面促進(jìn)企業(yè)公文管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，讓公文管理更好地為企業(yè)未來發(fā)展服務(wù)。

（作者單位：河南能源化工集團(tuán)綜合辦公室）

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