淺析會展企業(yè)信息化管理問題與對策

黎謙

摘要：為了有效促進(jìn)會展企業(yè)的信息化發(fā)展，本文系統(tǒng)闡述會展信息化的概念，并分析會展企業(yè)信息化的需求以及當(dāng)前企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，從而指出了會展企業(yè)現(xiàn)存在的主要問題，所以說會展企業(yè)只有推進(jìn)信息化向深度和廣度發(fā)展，加強(qiáng)會展信息化專業(yè)人才培養(yǎng)，建立相應(yīng)高效的會展管理信息系統(tǒng)，才能良好促進(jìn)會展行業(yè)和產(chǎn)業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：會展業(yè)企業(yè)信息化；會展信息管理

一、企業(yè)管理信息化概述

企業(yè)管理信息化是指運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)高效的管理企業(yè)工作中的各個項目和各個環(huán)節(jié)，同時有效運(yùn)用計算機(jī)、信息管理平臺、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等更好的傳遞會展信息，從而為組織方、參展方以及參展觀眾提供高效管理和最佳體驗。

二、會展企業(yè)信息化范疇

企業(yè)門戶網(wǎng)站建設(shè)，門戶網(wǎng)站是指企業(yè)針對企業(yè)宣傳會展和企業(yè)活動等而搭建的互動網(wǎng)絡(luò)平臺，它包括企業(yè)宣傳、企業(yè)營銷、企業(yè)信息、行業(yè)資訊等信息綜合服務(wù)平臺，既能為用戶提供所需的展會信息，又能為主辦方、參展商、采購商等提供便捷的交流渠道。

三、構(gòu)建企業(yè)管理信息系統(tǒng)

企業(yè)管理信息系統(tǒng)包括OA、ERP、CRM、SCM等，以構(gòu)建會展服務(wù)為核心的信息發(fā)布和交流平臺，以實現(xiàn)會展企業(yè)管理和辦公的信息化應(yīng)用，有效保障會展企業(yè)科學(xué)、高效管理運(yùn)轉(zhuǎn)。

運(yùn)用信息化手段從而加快建成智能化展館，智能展館是指會展場館在建設(shè)上運(yùn)用信息技術(shù)和手段進(jìn)行科學(xué)搭建，實現(xiàn)信息及時傳遞和資源的最大共享和優(yōu)化，展館智能化建設(shè)包括設(shè)備智能化系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、智慧安保系統(tǒng)等，具有高度系統(tǒng)集成控制和通信等功能，能夠科學(xué)、安全、智能對展館進(jìn)行管理和環(huán)境控制，從而實現(xiàn)參展客戶在展館中的最佳體驗。會展行業(yè)中信息技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀分析。參展企業(yè)的信息化需求，產(chǎn)品推廣、信息發(fā)布是會展活動的出發(fā)點，當(dāng)前正處于一個科技時代、一個網(wǎng)絡(luò)時代、一個信息量爆炸的時代，怎樣在信息量爆炸的時代背景下對客戶進(jìn)行科學(xué)、高校、精準(zhǔn)的信息投送，是擺在所有企業(yè)目前的一個難題。只有通過現(xiàn)代化信息技術(shù)，做到數(shù)據(jù)的有效采集和科學(xué)的數(shù)據(jù)挖掘，才能實現(xiàn)信息精準(zhǔn)推廣、高效投送。

現(xiàn)場管理的信息化需求。場館現(xiàn)場實現(xiàn)信息化、規(guī)范化、科學(xué)化的管理，不僅能夠直接提升展會的形象，也能更好的為參展商和客戶提供服務(wù)，組展商運(yùn)用信息技術(shù)對展會中有價值的信息進(jìn)行挖掘并進(jìn)行利用，從而使展位布置、觀眾登記、觀眾疏導(dǎo)等工作效率得到提升，同時有效增強(qiáng)用戶體驗。展覽企業(yè)的信息化需求。企業(yè)參展過程中提高住宿、餐飲的品質(zhì)是參展企業(yè)信息化的主要動力之一。同時參展過程中進(jìn)銷存、客戶管理等系統(tǒng)的應(yīng)用，有效實現(xiàn)銷售統(tǒng)計、庫存管理、財務(wù)管理等自動化，有效節(jié)約企業(yè)辦展成本，提高企業(yè)參展的辦事效率，提高參展商企業(yè)管理水平。

四、會展行業(yè)信息化應(yīng)用現(xiàn)狀分析

在《國務(wù)院關(guān)于推進(jìn)市統(tǒng)籌城鄉(xiāng)改革和發(fā)展的若干意見》中，將會展行業(yè)作為推進(jìn)城鄉(xiāng)一體化建設(shè)與發(fā)展的重要抓手，并明確提出政府將加大對各地場館信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入財政力度。并且印發(fā)了《大數(shù)據(jù)行動計劃》，提出加大對會展行業(yè)數(shù)據(jù)利用和挖掘的產(chǎn)業(yè)價值鏈，創(chuàng)造更大規(guī)模和價值的會展信息服務(wù)市場。目前全國有大、中型會展場館180多個，展館面積約300萬平方米以上，已經(jīng)超過“世界會展之國”德國的展館面積。在實體會展經(jīng)濟(jì)帶動下，虛擬會展迎來了巨大的升值空間。據(jù)不完全統(tǒng)計，現(xiàn)全國注冊的會展公司有一半以上有自己的官方網(wǎng)站，其中三分之一的企業(yè)開通了網(wǎng)上展覽。實體展會的快速發(fā)展為虛擬展會帶來了巨大的發(fā)展契機(jī)，會展企業(yè)實現(xiàn)線上和線下組合，這必然為會展行業(yè)帶來巨大的新的發(fā)展?jié)摿Α?/p>

（一）會展企業(yè)信息化管理面臨的難題

雖然部分的會展企業(yè)開始意識并注重門戶網(wǎng)站的建設(shè)，但還是有一些企業(yè)僅僅將門戶網(wǎng)站用作消息發(fā)布、展會動態(tài)展示的渠道，企業(yè)信息化的規(guī)劃和管理上還存在著認(rèn)識的不足，比方會展公司投入時只注重硬件支出、輕視軟件投入，同時行業(yè)信息和行業(yè)資源互不共享，形成。

（二）信息孤島和信息壁壘

復(fù)合型人才缺乏。首先全國會展專業(yè)開設(shè)的院校數(shù)量有限，加之懂會展又懂電腦的復(fù)合型人才少之又少，這就從根本上影響了會展企業(yè)信息化管理工作的難度和推廣。而在“十三五”規(guī)劃、實施方案中，信息化帶動工業(yè)化的速度和進(jìn)程在逐步加快，在各類信息化管理層出不窮的今天，會展復(fù)合化人才已經(jīng)成為必然趨勢。

沒有系統(tǒng)的會展管理信息平臺。由于現(xiàn)階段會展企業(yè)認(rèn)識不足，信息化處于起步階段，大部分的企業(yè)會展管理系統(tǒng)存在實用性較差的問題，不僅導(dǎo)致信息更新不及時，而且操作流程也不夠規(guī)范，所以被很多用戶所排斥。加上大部分企業(yè)會展信息管理系統(tǒng)功能單一，界面不夠友好性，系統(tǒng)功能定位不精準(zhǔn)，并且企業(yè)員工對操作軟件不熟練，使得多數(shù)管理系統(tǒng)沒辦法發(fā)揮其應(yīng)用價值。

會展企業(yè)信息化管理的建議，引導(dǎo)會展企業(yè)信息化向深度和廣度進(jìn)行發(fā)展。會展企業(yè)信息化應(yīng)該從過去企業(yè)單個應(yīng)用逐步過渡到整個會展行業(yè)鏈條的應(yīng)用，信息化的頂層設(shè)計和規(guī)劃應(yīng)當(dāng)涉及的部門更為廣泛，合作公司也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行更廣的延伸，只有實現(xiàn)廣度和深度的共同發(fā)展，才能實現(xiàn)信息的互聯(lián)互通、資源的公用共享，從而實現(xiàn)行業(yè)的高速發(fā)展。

加強(qiáng)復(fù)合型人才的培養(yǎng)。會展企業(yè)要實現(xiàn)信息化需要人才，更需要懂會展的計算機(jī)復(fù)合型人才，所以只有加大對計算機(jī)類復(fù)合型人才培養(yǎng)和投入，同時建立與完善科學(xué)有序的培訓(xùn)體系，實現(xiàn)會展人才培育、激勵、創(chuàng)新，才能有效提供會展企業(yè)管理中信息化對人才需求的保障。

建立科學(xué)的、完備的信息管理會展系統(tǒng)。梳理工作流程，以客戶為導(dǎo)向，考慮客戶的實際需求，根據(jù)參展商和客戶的需求提供相應(yīng)服務(wù)； 同時對部門的信息采集進(jìn)行把關(guān)，打破信息壁壘，有效保障信息共享和準(zhǔn)確。

（作者單位：長沙商貿(mào)旅游職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

參考文獻(xiàn)

[1]呂從娜；陳禹竹2018.06 新媒介環(huán)境下沈陽市會展業(yè)信息可視化設(shè)計的對策建議.