關(guān)于低保檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

王豐威

摘要：低保工作部門在低保工作過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄即是低保檔案，是低保工作的基礎(chǔ)和重要組成部分，是國家檔案的重要組成部分。筆者在此就低保檔案管理工作談點(diǎn)自己的見解。

關(guān)鍵詞：低保檔案；管理；范圍；特點(diǎn)

社會(huì)保障體系建設(shè)是構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，健全的民生救助體系是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推進(jìn)器，也是社會(huì)穩(wěn)定和諧的安全網(wǎng)和減震器。低保工作部門在低保工作過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄即是低保檔案，是低保工作的基礎(chǔ)和重要組成部分，是國家檔案的重要組成部分。筆者在此就低保檔案管理工作談點(diǎn)自己的見解。

一、把握低保檔案的收集范圍

凡在低保審批過程中形成的反映享受低保的居民生活狀況的各類表格、照片、證件復(fù)印件、文字材料、資金發(fā)放形成的文字材料、低保統(tǒng)計(jì)過程中形成的反映本單位低保工作狀況的各種材料等都屬于歸檔范圍。主要分為低保文書檔案、低保專業(yè)檔案、低保會(huì)計(jì)檔案、低保音像電子檔案四大類。第一，低保文書檔案。包括低保工作方面的政策、法律、法規(guī)和部門規(guī)章等規(guī)范性文件；低保工作各類會(huì)議的文件材料；低保工作總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)交流、調(diào)查研究方面有價(jià)值的文件材料。第二，低保專業(yè)檔案。包括低保人員個(gè)人檔案資料，如申請(qǐng)書、申請(qǐng)表、審批表、入戶調(diào)查表、照片、家庭成員身體情況及收入情況的各類證明材料、房產(chǎn)證明、學(xué)校證明、增減低保金情況審批表、喪失勞動(dòng)能力鑒定、其他相關(guān)證件的復(fù)印件、大病醫(yī)療救助申請(qǐng)審批表等；評(píng)議（評(píng)審）小組評(píng)議（評(píng)審）記錄、低保及大病救助張榜公示情況記錄、低保人員參加公益性勞動(dòng)情況記錄、各類統(tǒng)計(jì)表、月報(bào)表、每月審批花名冊(cè)、有關(guān)低保工作的文件、總結(jié)材料、請(qǐng)示、批復(fù)等。第三，低保會(huì)計(jì)檔案。包括各項(xiàng)關(guān)于低保工作資金的劃撥憑證、發(fā)放領(lǐng)取名冊(cè)、賬目和決算等會(huì)計(jì)核算材料。。第四，低保音像電子檔案。包括月發(fā)放低保金銀行備案盤、低保工作形成的錄音、錄像、照片等文件材料

二、明確低保檔案工作的特點(diǎn)

一是廣泛性。由于低保制度是對(duì)城鄉(xiāng)居民中，凡共同生活的家庭成員人均收入低于城鄉(xiāng)低保標(biāo)準(zhǔn)的，均可以申請(qǐng)享受城鄉(xiāng)低保待遇，對(duì)貧困居民予以差額補(bǔ)助的社會(huì)救助制度，由此使因種種原因?qū)е律钍ケＵ系娜罕姷姆秶浅｝嬰s，從而也使低保救助檔案涉及的人員十分廣泛。二是動(dòng)態(tài)性。由于低保工作在管理方式上要求對(duì)因家庭經(jīng)濟(jì)情況發(fā)生變化，低保對(duì)象的構(gòu)成不斷變化；或在當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)水平發(fā)展，調(diào)整低保標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行提標(biāo)擴(kuò)面的情況下，及時(shí)調(diào)整涉及到的低保戶的低保金，由此，使這項(xiàng)工作具有了較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，進(jìn)而使產(chǎn)生的相關(guān)文件材料檔案也具有了動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)。三是人本性。個(gè)體的人是低保救助檔案的最基本的形成單位，低保救助檔案是以個(gè)人/戶為基本對(duì)象來辦理的。在實(shí)施低保救助后，每個(gè)人、每個(gè)家庭都會(huì)形成相應(yīng)的檔案，低保救助檔案是個(gè)人和家庭享受低保救助的原始憑證，也是維護(hù)個(gè)人權(quán)益的重要證據(jù)。四是規(guī)范性。低保救助檔案是在一個(gè)地區(qū)內(nèi)按國家的有關(guān)規(guī)范來辦理的。具有相當(dāng)?shù)囊恢滦?，有統(tǒng)一的操作規(guī)范，按照相應(yīng)的規(guī)范填報(bào)表冊(cè)、進(jìn)行歸檔。比較真實(shí)地記錄了低保政策落實(shí)情況，反映了低保待遇家庭經(jīng)濟(jì)狀況、享受地低保救助情況，它作為低保工作的產(chǎn)物和低保工作持續(xù)發(fā)展基礎(chǔ)，在實(shí)踐中日益顯現(xiàn)出其重要的作用。

低保檔案主要供低保工作管理機(jī)關(guān)、監(jiān)察、公安、審計(jì)、法院和檢察院等有關(guān)單位和上級(jí)機(jī)關(guān)為開展相關(guān)工作而使用；也對(duì)低保對(duì)象查閱個(gè)人享受低保救助相關(guān)情況使用。

在低保檔案管理中，主要應(yīng)堅(jiān)持一下幾個(gè)方面的原則：

第一，堅(jiān)持多層次管理原則。一般情況下，低保的申請(qǐng)審批實(shí)行分層負(fù)責(zé)制，首先由村（居）委會(huì)民生部門接受當(dāng)事人提出的申請(qǐng)并提出初審意見，然后報(bào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道社會(huì)救助工作站審核，提出復(fù)審意見，最后報(bào)區(qū)縣級(jí)民政局做出審批決定。這樣的工作層次也決定了低保檔案的多層面性，涉及到村（居）委會(huì)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）、區(qū)縣級(jí)民政部門三個(gè)層面。

第二，堅(jiān)持分級(jí)分類管理原則。分級(jí)就是指低保檔案由區(qū)縣級(jí)民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道、村（居）委會(huì)三級(jí)進(jìn)行管理。區(qū)縣（市）一級(jí)應(yīng)歸檔的文件材料為：低保人員個(gè)人檔案中的申請(qǐng)表、審批表、入戶調(diào)查表及增減審批表、大病醫(yī)療救助申請(qǐng)審批表為個(gè)人檔案歸檔留存要件。低保工作中的月發(fā)放低保金備案盤、反映低保工作的各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、月報(bào)表、月審批花名冊(cè)、低保審批情況反饋表、群眾舉報(bào)、來訪登記冊(cè)，定期檢查、臨時(shí)抽查登記冊(cè)，有關(guān)低保工作的文件、總結(jié)材料、請(qǐng)示、批復(fù)、低保金收支帳目及憑證等為歸檔檔案留存要件；街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)歸檔的文件材料為：低保人員個(gè)人檔案資料（申請(qǐng)書、申請(qǐng)表、審批表、入戶調(diào)查表、照片、家庭成員身體情況及收入情況的各類證明材料、房產(chǎn)證明、學(xué)校證明、喪失勞動(dòng)能力鑒定、婚姻證明、殘疾證明、判決書、裁決書、其它相關(guān)證件的復(fù)印件、增減低保金情況審批表）、大病醫(yī)療救助申請(qǐng)審批表等個(gè)人檔案的全部資料為個(gè)人檔案歸檔留存要件。低保工作中的月發(fā)放低保金備案盤、反映低保工作的各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、月報(bào)表、月審批花名冊(cè)、評(píng)審情況記錄、低保審批情況反饋表、低保人員就業(yè)情況登記表、卡、有關(guān)低保工作的文件、總結(jié)材料、請(qǐng)示、批復(fù)等為歸檔留存要件；各村（居）委會(huì)一級(jí)低保檔案的歸檔要求：低保人員花名冊(cè)、低保家庭享受低保變動(dòng)情況記錄、低保評(píng)議記錄、低保及大病救助張榜公示情況記錄、低保人員參加公益性勞動(dòng)情況記錄等為低保檔案歸檔要件。

低保檔案通常分為審批管理類和日常工作類。審批管理類包括民政部門批準(zhǔn)享受最低生活保障的審批表，入戶調(diào)查表，各級(jí)民政部門的評(píng)審意見，低保申請(qǐng)書，戶口簿或身份證復(fù)印件，家庭收入證明、疾病證明以及其他應(yīng)當(dāng)歸檔的材料。日常工作類包括低保金停發(fā)、增發(fā)、減發(fā)審批表和審核材料，低保戶參加公益活動(dòng)記錄，低保名冊(cè)，入戶調(diào)查材料，低保分類統(tǒng)計(jì)表，資金統(tǒng)計(jì)表等材料；低保資金的預(yù)算和決算、劃撥憑證、發(fā)放領(lǐng)取名冊(cè)等材料；低保信息系統(tǒng)、統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)所形成的數(shù)據(jù)等。

第三，堅(jiān)持“動(dòng)態(tài)管理”原則。按照《哈爾濱市城市居民最低生活保障辦法》規(guī)定，低保對(duì)象分為四類，即：A類家庭為家庭成員無生活來源、無勞動(dòng)能力又無法定贍養(yǎng)人、撫養(yǎng)人或者扶養(yǎng)人的家庭，按照城市低保標(biāo)準(zhǔn)全額享受；B類家庭為無勞動(dòng)力（因護(hù)理家庭中的臥床病人而長(zhǎng)期無法就業(yè)的有勞動(dòng)能力人員視為無勞動(dòng)力）且無收入的家庭，按照城市低保標(biāo)準(zhǔn)全額享受；C類家庭為無勞動(dòng)力，且收入僅有遺屬補(bǔ)助費(fèi)、贍養(yǎng)費(fèi)、撫養(yǎng)費(fèi)或者扶養(yǎng)費(fèi)的家庭，按照城市低保標(biāo)準(zhǔn)差額享受；D類家庭為無勞動(dòng)力，且收入有除遺屬補(bǔ)助費(fèi)、贍養(yǎng)費(fèi)、撫養(yǎng)費(fèi)或者扶養(yǎng)費(fèi)以外其他收入的家庭，按照城市低保標(biāo)準(zhǔn)差額享受；E類家庭為有勞動(dòng)力的家庭，按照城市低保標(biāo)準(zhǔn)差額享受。

相應(yīng)的低保檔案也要按照上述四類分別建檔、管理，在定期核查中，由于前四類家庭的經(jīng)濟(jì)狀況很少有變化，入戶核查、增減變動(dòng)的情況少，檔案材料的增減變動(dòng)也很少。主要是對(duì)有勞動(dòng)力的家庭，需將每次核查變動(dòng)情況的材料及時(shí)歸檔，納入日常管理中。

第四，堅(jiān)持“一戶一檔”管理原則。因?yàn)榈捅４錾暾?qǐng)審批是以家庭為單位提出申請(qǐng)、核算收入，低保檔案即以戶為單位進(jìn)行整理和管理，將申請(qǐng)書、申請(qǐng)表、審批表、入戶調(diào)查表、照片、家庭成員身體情況及收入情況的各類證明材料、房產(chǎn)證明、學(xué)校證明、增減低保金情況審批表、喪失勞動(dòng)能力鑒定、其它相關(guān)證件的復(fù)印件、大病醫(yī)療救助申請(qǐng)審批表等按規(guī)范歸檔。

而且，隨著民生救助工作的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化管理、人性化管理、規(guī)范化管理逐漸取代了陳舊的管理模式，低保救助檔案工作也必將與時(shí)俱進(jìn)，改革進(jìn)取，即在實(shí)現(xiàn)電子化管理的基礎(chǔ)上推進(jìn)信息共享。低保對(duì)象信息資料實(shí)現(xiàn)電子化管理。救助申報(bào)成功的家庭，在社區(qū)、街道、區(qū)縣三級(jí)救助信息系統(tǒng)中均有全面、完整的電子檔案材料，所有信息均有據(jù)可循，做到每戶低保對(duì)象檔案的文本信息與電子信息一致，大大提高檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化水平。并且，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，開發(fā)社區(qū)服務(wù)工作信息系統(tǒng)已經(jīng)迫在眉睫，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)更大范圍的信息資源共享，形成社區(qū)（村）、街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）、民政、人社等部門的信息共享，從低保金動(dòng)態(tài)調(diào)整、增減、停發(fā)到各類社會(huì)救助，如醫(yī)療救助、教育費(fèi)用減免、低收入困難家庭救助、高齡津貼發(fā)放等都能從最基層的單位開始了解掌握。因此，各地民生救助部門要重視民生救助檔案的信息化建設(shè)，加大投入力度，努力建設(shè)民生救助檔案信息網(wǎng)絡(luò)。