事業(yè)單位合同管理系信息化建設(shè)趨勢探索

王晶晶 高建華 趙若昕

摘要：合同管理是事業(yè)單位管理的重要環(huán)節(jié)之一，也是財務(wù)內(nèi)部控制風(fēng)險防控的重要內(nèi)容之一，合理、有效的合同管理有利于降低事業(yè)單位正常運轉(zhuǎn)過程中的經(jīng)濟風(fēng)險、廉政風(fēng)險。本文以X單位為例，通過分析目前合同管理中存在的不足和需改進的問題，探索大數(shù)據(jù)時代合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;合同管理;信息化建設(shè)

合同管理是事業(yè)單位管理的重要環(huán)節(jié)之一，也是財務(wù)內(nèi)部控制風(fēng)險防控的重要內(nèi)容之一，合理、有效的合同管理有利于降低事業(yè)單位正常運轉(zhuǎn)過程中的經(jīng)濟風(fēng)險、廉政風(fēng)險。當(dāng)年時代是大數(shù)據(jù)時代、信息網(wǎng)絡(luò)時代，如何對合同進行合理、有效的管理，如何充分利用大數(shù)據(jù)和信息網(wǎng)絡(luò)對合同進行管理成了管理中的焦點問題之一。目前，事業(yè)單位對于合同管理基本上停留在“紙介質(zhì)”形式，并獨立于其他的財務(wù)會計管理環(huán)節(jié)，產(chǎn)生脫節(jié)現(xiàn)象。本文以X單位為例，通過分析目前X單位合同日常管理中存在的不足和審計中提出的整改問題，探索大數(shù)據(jù)時代合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)及合同管理與財務(wù)會計管理各環(huán)節(jié)的銜接，建立信息化、一體化的信息管理模塊，實現(xiàn)合同的文本管理、合同收付款控制、合同收付情況跟蹤分析、建立電子化合同檔案四個功能。

一、目前合同管理的現(xiàn)狀及存在的問題和不足

X單位為行政事業(yè)單位，單位合同管理相關(guān)制度、管理機構(gòu)、管理流程健全。單位制定有符合《合同法》等相關(guān)法律制度的《XXX單位合同管理辦法》，對合同章實行統(tǒng)一管理，對簽訂的合同統(tǒng)一編號并形成合同管理臺賬。合同審批管理流程規(guī)范，業(yè)務(wù)部門為合同的簽訂、執(zhí)行部門，財務(wù)部門對簽訂的合同文本進行事前審批，并按照合同管理辦法履行審批程序，由法務(wù)部門對合同的合法性進行審查;紀(jì)檢監(jiān)察審計部門對合同文本進行事中和事后監(jiān)督審查，并對重大合同進行隨機抽查和重點審計;最后，由財務(wù)室按照合同規(guī)定的支付方式、支付時間等履行合同的支付手續(xù)，各職能部門責(zé)任分工明確，各司其職，各盡其責(zé)，促使合同管理有序進行。

大數(shù)據(jù)時代的到來，信息化網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，以“紙介質(zhì)”和“Excel表形式的合同臺賬”進行的合同管理，必然存在與其他財務(wù)管理環(huán)節(jié)的脫節(jié)現(xiàn)象，進而存在更多的財務(wù)風(fēng)險，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）存在多次重復(fù)復(fù)印合同文本的情形

在合同管理過程中，由于各個環(huán)節(jié)相互脫節(jié)，各部門獨立進行合同的登記和備案管理，合同臺賬管理者需要提供合同文本進行留存登記;財務(wù)報銷是需要提供合同并編號，進行財務(wù)報銷環(huán)節(jié)的合同備案登記;項目檔案需要提供合同文本作為項目檔案材料之一等等，勢必操作多次、重復(fù)對合同文本進行復(fù)印，給合同簽訂人員帶來不必要的重復(fù)工作，同時，多次復(fù)印過程中，又出現(xiàn)新的風(fēng)險點，并造成資源的浪費。

（二）存在合同履行支付與合同約定的支付不一致

按照合同管理辦法，財務(wù)人員在履行合同支付時必須嚴(yán)格按照合同約定的方式進行，但在實際財務(wù)報銷付款過程中，會因各種因素，如簽訂合同時對支付方式約定不明確、報銷人員對合同約定的支付方式不了解、報銷人員對已簽訂的合同報銷不及時或提前報銷等，導(dǎo)致存在未按照合同約定內(nèi)容執(zhí)行的情形;涉及合同履約保證金支付的，尤其是質(zhì)保期跨年的，合同簽訂人忽略質(zhì)保金的支付問題等，導(dǎo)致支付不及時，進而可能會產(chǎn)生經(jīng)濟糾紛問題等。

（三）缺乏合同管理的動態(tài)監(jiān)控

雖有獨立的審計部門作為監(jiān)督管理部門，對合同管理進行事后監(jiān)督，但是缺乏防患于未然的動態(tài)監(jiān)控，不能及時發(fā)現(xiàn)和解決合同管理中存在的問題，這樣，不能充分發(fā)揮風(fēng)險防控的監(jiān)督機制作用。

針對目前合同管理的現(xiàn)狀和存在的問題，建立信息化、一體化的合同管理系統(tǒng)，勢必成為滿足大數(shù)據(jù)和信息網(wǎng)絡(luò)化時代合同管理的趨勢。

二、合同管理信息化建設(shè)的必然性

隨著信息網(wǎng)絡(luò)時代的到來，必然推動合同管理的跨越式發(fā)展，必然改變傳統(tǒng)的僅僅依賴“紙介質(zhì)和Excel表”的管理模式，進而提高合同管理的效率和質(zhì)量，使事業(yè)單位合同管理上升到一個新的高度;合同管理是財務(wù)管理的重要組成部分之一，財務(wù)信息化的發(fā)展需要合同管理的信息化，合同管理信息化建設(shè)是財務(wù)管理信息化的有力推手，合同管理的信息化有利于合同管理更加科學(xué)化、合理化、規(guī)范化，有利于提升財務(wù)管理的質(zhì)量和效率;信息化的合同管理，以數(shù)字形式存儲合同文，有利于監(jiān)督信息系統(tǒng)中對合同文本進行的各種操作，進而提升合同的安全性和保密性。

三、合同管理信息化建設(shè)的趨勢探索

（一）以X單位為例，合同管理信息化建設(shè)的過程

一是通過收集整理X單位近三年的收付款合同，按照合同涉及項目、合同類型、合同期限、合同付款方式進行分類整理，統(tǒng)計分析合同關(guān)鍵要素、合同管理與財務(wù)報銷賬務(wù)處理之間關(guān)鍵銜接點。二是設(shè)計合同管理模塊系統(tǒng)要素和架構(gòu)?；谑占淼暮贤Y料的分析結(jié)果，設(shè)計合同收付款管理模塊的系統(tǒng)要素，由用友公司研發(fā)人員根據(jù)提供的功能要素和架構(gòu)，在財務(wù)信息系統(tǒng)中開通合同管理模塊接口，并按照審批人員、業(yè)務(wù)人員、財務(wù)人員、審計人員等，根據(jù)業(yè)務(wù)需求設(shè)置相應(yīng)權(quán)限。三是對合同管理模塊進行測試。選取2020年簽訂的合同中具有代表性的合同，在合同管理模塊中進行登記、收付款控制及掃描存檔，測試合同模塊中合同的文本管理、合同收付款控制、合同收付情況跟蹤分析、建立電子化合同檔案四個功能。

（二）合同信息化管理建設(shè)取得的成效

依托單位財務(wù)管理系統(tǒng)和合同審批管理系統(tǒng)，在財務(wù)管理系統(tǒng)中開發(fā)合同管理模塊，與財務(wù)管理系統(tǒng)中的財務(wù)報銷模塊、預(yù)算執(zhí)行模塊、賬務(wù)處理模塊相銜接，同時與合同審批管理系統(tǒng)建立接口，形成從合同審批后生成唯一的合同編號并將合同文本上傳財務(wù)信息系統(tǒng)、合同管理人員登記合同、報銷人員通過網(wǎng)上報銷模塊選擇需要支付的合同填報報銷單、財務(wù)負責(zé)人審批、合同管理人員進行合同電子化存檔的閉環(huán)管理系統(tǒng)，確保合同支付的及時性，保證資金安全，避免因合同支付的時效性而產(chǎn)生的法律、經(jīng)濟糾紛問題，同時，提升報銷人員財務(wù)報銷效率。同時，因合同管理模塊依托于單位財務(wù)管理系統(tǒng)和合同審批管理系統(tǒng)，合同審批人員、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員、審計監(jiān)督人員等可以隨時隨地通過系統(tǒng)查詢合同的簽訂情況、履行情況等信息，實現(xiàn)動態(tài)化管理。

（三）合同信息化管理建設(shè)的建議

從傳統(tǒng)的合同管理模式到信息化、一體化的合同管理，不論是合同管理人員、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員，還是審計監(jiān)督人員都需要有一個轉(zhuǎn)變過程，如何高效轉(zhuǎn)變需要做到以下幾個方面：一是結(jié)合信息化管理的新需要，不斷完善制度體系，對信息化環(huán)境下合同管理的流程、評價與考核等適時進行必要的調(diào)整，以滿足新形勢下合同管理的需求，二是做好宣傳和培訓(xùn)工作，提升合同管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提升業(yè)務(wù)人員管理信息化合同管理意識，營造單位全員參與、全員重視合同管理的良好氛圍，更有利于合同信息化管理的持續(xù)發(fā)展;三是做好信息網(wǎng)絡(luò)的安全防范措施，信息網(wǎng)絡(luò)是一把“雙刃劍”，要做到防患于未然，同單位信息網(wǎng)絡(luò)管理一樣，做好信息系統(tǒng)的維護工作，避免出現(xiàn)新的風(fēng)險防空點。四是要不斷探索管理模式，信息化時代發(fā)展之迅速，唯有不斷發(fā)展，才能更好地適應(yīng)，才能把合同管理工作做得更好。

合同管理是事業(yè)單位風(fēng)險防控的重要組成部分，不同單位合同管理水平參差不齊，如何做好合同管理采取的方式方法也略有不同，唯有結(jié)合單位本身業(yè)務(wù)特點，充分利用信息化手段和平臺，不斷探索適合于單位自身的管理模式，提升合同管理的質(zhì)量和效率，進而提升財務(wù)管理工作的水平。

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