財務會計檔案管理問題及對策研究

邊明德

摘要：在當前財務部門的工作中，會計檔案的管理是非常重要的一個工作項目。隨著國家對財務監(jiān)管力度的加強，財務部門對財務檔案管理的重視程度加強了許多，相應財務檔案管理能力也在上升，但是由于種種因素影響，在財務部門會計檔案管理方面仍舊存在一些問題，財務人員素質不高、管理措施不到位、檔案管理制度不合理，對檔案管理工作質量造成了影響。本文結合財務會計檔案管理問題及對策進行探討。

關鍵詞：財務部門;會計檔案;管理分析

一、會計檔案的管理

會計檔案是記錄并反映相關經濟業(yè)務的有力證據和重要歷史資料，它主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他相關核算資料四部分。財務部門會按照歸檔要求，將每年的相關會計檔案，整理成卷并裝訂成冊。會計年度終了后，當年的相關會計檔案，財務部可暫時保管1年。原則上保管期滿后需編造清冊再移交至公司相關檔案管理部門。受檔案部門保存和管理的會計檔案，封裝上應當保持原卷冊的樣貌;需拆封后重新進行整理的個別檔案，要經辦人和財務部共同進行拆封整理工作，以明析責任。使會計檔案保管妥善、存放有序、查找方便，對于安全及保密制度要嚴格執(zhí)行，不將檔案隨意堆放，防止檔案毀損、散失或泄密。

二、會計檔案管理的內容

會計檔案主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他相關核算資料這四個部分。

（一）會計憑證

會計憑證是一種書面證明，可記錄相關經濟業(yè)務，并幫助明確相關經濟責任。包括自制和外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（有付款憑證、收款憑證和轉賬憑證三種）、記賬憑證匯總表、銀行存款余額調節(jié)表、銀行存借款對賬單等。

（二）會計賬簿

會計賬簿可幫助連續(xù)、全面并系統(tǒng)地記錄經濟業(yè)務，它是由互相聯(lián)結的、具有一定格式的賬頁組成的簿籍，其依據是會計憑證。它包括依據會計科目來設置的總分賬、各種明細的分類賬、銀行存款和現(xiàn)金的日記賬、輔助登記備查簿等。

（三）會計報表

會計報表是一種具有總結性的書面文件，可具體地反映單位的財務狀況和經營成果。它主要包括財務指標報表，年度、月、季報表，此外還有負債表、損益表、財務說明書等。

（四）其他會計核算資料

其他會計核算資料是與會計和監(jiān)督密切相關的，屬經濟業(yè)務的范圍，是由會計部門主要辦理的相關數據和資料。包括財務數據及統(tǒng)計資料、財務清查與匯總資料、資金定額核定的數據資料、會計檔案的移交、保管和銷毀清冊等。同時儲存于磁性介質內，實行會計電算化單位的程序文件、會計數據和其他會計核算資料都應該視作會計檔案并一同管理。

三、會計檔案的作用

會計檔案是經濟活動的記錄和反映，是會計活動的產物，從以下方面可以看出其重要作用：會計檔案可以作為經驗總結、事故責任揭露的依據，同時對于打擊經濟犯罪、分析事故起因有著重要作用。會計檔案可以提供過去的經濟活動材料，幫助各單位做經濟預測，進行財務規(guī)劃，控制經濟成本。保留的會計檔案，可以為經濟糾紛的解決和經濟事務的處理提供參考依據。除此之外，會計檔案在經濟學活動研究中有著史料價值的作用。

四、實行會計電算化會計檔案管理的有關規(guī)定

與電子數據和會計軟件有關的資料要當作會計檔案來實行管理。用計算機做會計核算的工作單位，要注意把打印的紙質檔案保存下來。具備磁性介質保存條件的可以采用光盤、磁帶和微縮膠片的形式來保存會計檔案，并按照國務院相關主管部門的統(tǒng)一規(guī)定，報財政部和國家檔案局進行備案。

五、現(xiàn)階段財務管理部門財務會計檔案管理存在的問題

（一）相關財務檔案管理制度不健全

在相關法律法規(guī)中對財務管理部門財務檔案管理作出了非常明確的要求，但是在實際操作過程中受企業(yè)內部制度以及領導者對財務檔案管理認識的片面性，還是比較難以實行的，不同單位之間也存在著非常明顯的差距。例如企業(yè)往往設置有專門的財務檔案管理部門，并且配置專門的人員，這就在財務檔案管理方面有著非常大的優(yōu)勢。但是在某些單位里，受到資金以及規(guī)模等等的限制，相關單位沒有設置獨立的財務檔案管理部門，缺乏具有豐富經驗的管理人員。

（二）財務檔案管理制度執(zhí)行困難

財務檔案管理制定得再完善，不能夠有效執(zhí)行也會限制其作用的發(fā)揮。在現(xiàn)階段財務檔案管理工作中，相關工作人員對這項工作并不是十分重視，對于制定的財務檔案管理制度視而不見，各種細節(jié)處理也沒有很認真地完成，有的也沒有根據國家的法律法規(guī)對各項檔案進行整理備份歸檔，這就造成了財務檔案管理工作處于混亂狀態(tài)之中。因此財務檔案管理制度不能夠具體的落實下去，相關單位的各項財務活動的開展也會受到影響，。財務檔案如果出現(xiàn)遺失或者損壞的現(xiàn)象，會計監(jiān)督、會計審計等等工作就難以進行下去。企業(yè)財務檔案還會在一定程度上涉及企業(yè)的商業(yè)秘密，如保密措施做得不到位，被競爭對手獲得之后，就可能對相關單位正常經營造成非常大的沖擊。

六、針對會計檔案管理中相關問題的對策

（一）完善相關法律法規(guī)

國家檔案管理部門要與司法機構共同聯(lián)手，針對當下檔案之中遇到的相關問題，采取相對應的對策。在財務檔案管理的過程當中，單位需要使得檔案的機密性得到根本保證。因而政府需要對相關法律法規(guī)進行進一步完善。如對財務管理檔案的泄密的相關管理人員進行相關法律的嚴厲制裁。單位領導也肩負著向相關管理人員傳播和普及相關法律法規(guī)的重任，使其深入人心，讓管理人員不管越雷池一步。

（二）大力執(zhí)行相關檔案管理規(guī)定以及法律法規(guī)

即便法律法規(guī)以及相關規(guī)定得到了深度的完善，其執(zhí)行過程也存在一定的困難。相關部門和人員要切實落實法律法規(guī)和相關規(guī)定，讓法律不能成為一紙空文。使得財務檔案管理過程更加規(guī)范。譬如，制定單位內部財務檔案管理制度，要嚴格要求檔案管理人員按照相應程序有秩序地執(zhí)行。針對不按照規(guī)定程序辦事，違法亂紀的檔案管理員要根據有關規(guī)定追究其法律責任，從而督促其按規(guī)辦事。

（三）對檔案管理人員的進一步培訓

單位領導要對檔案管理人員進行職業(yè)培訓，使其工作能力進一步提高，在工作過程之中面對各類變數，各種挑戰(zhàn)的能力進一步增強。另外，檔案管理人員的思想道德教育尤為重要。單位領導需要階段性地對管理人員進行思想教育，對其工作進行監(jiān)督，使其擁有較好的職業(yè)道德，使得管理人員的綜合素質上升到更高的層次。

七、結束語

財務部門的會計檔案管理工作不論是對于單位自身還是對于國家集體都至關重要，影響著領導高層對未來工作的決策和規(guī)劃。因而，我們需要立足于當前的會計檔案管理情況，完善相關法律法規(guī)，并且根據實際情況嚴格執(zhí)行。另外也要加強檔案管理人員的職業(yè)能力培訓以及思想道德素養(yǎng)的培養(yǎng)，從而努力做好財務檔案管理工作。

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