簡述事業(yè)單位檔案管理社會化問題

何艷

摘要：事業(yè)單位檔案管理存在的問題主要有：基礎設施不完善、管理人員素質(zhì)差，相關規(guī)章制度不完善，單位領導不重視。加強事業(yè)單位檔案的社會化管理，需要從這幾個方面著手：政府部門應加強對檔案管理的監(jiān)督力度，提高事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，重視檔案管理的科技化。

關鍵詞： 事業(yè)單位；檔案；社會化管理

在全球信息化飛速發(fā)展的時代，檔案管理面臨著巨大的考驗。檔案是個人信息的載體，關系著個人的發(fā)展。如何在網(wǎng)絡化、社會化的今天做好檔案管理工作，是每個事業(yè)單位都要面對的問題。事業(yè)單位是社會企業(yè)的領頭羊，是服務群眾的基礎力量，事業(yè)單位檔案管理的問題也是大多數(shù)企業(yè)所面臨的問題。隨著當代科學技術、信息技術、互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的嚴密性以及科學性受到了巨大挑戰(zhàn)。我國事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是通過人工記錄，以紙質(zhì)媒介作為主要載體。隨著現(xiàn)代化社會建設的加快，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足當前的需要。檔案管理作為事業(yè)單位選拔人才、考核人才以及開展工作的基礎，加快事業(yè)單位檔案管理社會化已成為當代社會不可阻擋的發(fā)展趨勢。

一、檔案信息化對于事業(yè)單位檔案信息化管理的重要性

在檔案儲存中，信息化能夠有效的提高工作的效率。我國大部分的事業(yè)單位存在的時間都較長，因此其管理機制一般比較古老。在檔案儲存中，一般會采取最為傳統(tǒng)的人工整理，紙質(zhì)記錄的方式。雖然這種方式能夠很好的確保信息的準確性，但是卻會大大的增加工作量，而且紙質(zhì)文件特別不容易保存，需要增加保存的成本。而檔案管理信息化的建設卻很好的彌補了這個問題，只需要建立一個相對較大的信息庫，就能將這些資料快速的儲存在其中，而且通過檢索欄目可以很快的將檔案調(diào)出來，在增加檔案和整理檔案的時候，都能夠更加的輕松。相比于傳統(tǒng)的人工查詢的方式，要方便太多。尤其是在信息查詢的時候，不會對資料造成損害。紙質(zhì)的文件則會因為翻閱的次數(shù)，而造成一定的磨損，久而久之就容易導致資料的缺失。而且信息錄入的速度也遠遠超過人工記錄的速度，能夠大大的增加人事處理的效率。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1、基礎設施不完善、管理人員素質(zhì)差

當前，在我國大多數(shù)事業(yè)單位中，檔案管理仍采用傳統(tǒng)的紙張保管模式，沒有及時引進檔案自動化管理設備。在事業(yè)單位管理體制中，對于檔案管理部門工作人員的專業(yè)技能和自身素質(zhì)并沒有提出明確的要求和考核，檔案管理人員沒有檔案管理自動化的工作經(jīng)驗與知識儲備，對于現(xiàn)代化科技水平和信息技術了解不多，這就難以實現(xiàn)檔案管理的科學化、現(xiàn)代化。

2、相關規(guī)章制度不完善

由于事業(yè)單位長期以來缺乏對檔案管理制度的建立與改革工作，加之管理人員對于檔案管理自動化、科學化、社會化不重視，導致事業(yè)單位檔案管理工作存在懶散、落后的現(xiàn)象，無法跟上時代發(fā)展的步伐。

3、單位領導不重視

事業(yè)單位每一個部門的工作都需要事業(yè)單位管理人員的統(tǒng)一領導與調(diào)控，我國當前的事業(yè)單位中管理人員大多注重業(yè)績的考核，過于追求經(jīng)濟利益或文化效應，從而忽視對管理部門的管理工作。檔案管理部門工作人員工作態(tài)度消極，抱著事業(yè)單位即鐵飯碗的信念，長期以來缺乏工作熱情和創(chuàng)新精神，對工作敷衍了事，事業(yè)單位的員工檔案并沒有得到及時的更新和處理。

三、如何加強事業(yè)單位檔案的社會化管理

1.改變檔案管理人員專業(yè)水平不夠的情況

檔案管理人員水平不夠也是一種常見現(xiàn)象。這種現(xiàn)象主要解決方法在于進行全面培訓，其中主要培訓內(nèi)容有兩點：第一點是強化檔案管理人員信息技術能力。當前來看，最大問題在于檔案管理人員本身沒有足夠信息技術能力，因此在正常事業(yè)單位檔案信息化建設過程中，所起到作用較小。這需要全面改善。第二點是強化檔案管理人員個人素質(zhì)，檔案管理是一項細致的工作，因此，檔案管理人員個人素質(zhì)也是核心鍛煉內(nèi)容，這樣才能促進事業(yè)單位更好進行檔案管理工作牌。

2.改變檔案管理設備落后的情況

檔案管理設備落后是一個常見現(xiàn)象，其主要是沒有足夠的信息化設備。這就需要學校做好兩個方面的準備：首先是加大對檔案管理部門的資金投入。一直以來，事業(yè)單位都不重視檔案管理工作，從而導致大部分事業(yè)單位檔案管理工作都陷入困境之中，這是因為檔案管理部門資金較少，工作人員積極性不高，從而造成的。其次是設立檔案管理信息化建設專項資金，這樣才能確保檔案管理信息化設備能快速購買，從而滿足信息化檔案管理工作需求，提升檔案管理工作質(zhì)量。

3.改變管理人員離職后檔案管理工作效果不佳的情況

在事業(yè)單位檔案管理人員交接工作中，也必須要制定相應的規(guī)范制度，如果出現(xiàn)管理人員離職，則首先應該完成交接工作。同時對于離職人員也必須留下自己聯(lián)系方式，一旦檔案管理工作中出現(xiàn)問題，則可以讓單位立即和當事人保持聯(lián)系，對于提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量具有重要作用。而在具體工作中，每個人所管理的部分都要記錄在暗，這樣在檔案出現(xiàn)了問題的時候，能夠將責任落實到人頭上去。既能分清責任，也能夠幫助技術部門快速的解決問題。尤其是在一些重要檔案的管理中，更是要一份檔案對應一個人，既要保證檔案的保密性，又要保證檔案的安全性。

4.改變不能及時進行檔案內(nèi)容更新的情況

想要保證檔案內(nèi)容更新機制，那么主要任務就在于能夠建設一套完整的檔案信息化工作流程，確保檔案管理人員媒體都有具體的工作可以完成，這樣才能保證檔案信息化工作更好的完成，從而確保電子檔案能夠做到實時更新。這樣才能保證事業(yè)單位檔案管理工作更好的進行，提升事業(yè)單位檔案管理水平，促進學校發(fā)展。

三、小結

與其它先進國家相比，我國事業(yè)單位的檔案管理工作還需要進行大量的實踐與探索。只有加強事業(yè)單位檔案管理工作的安全性和科學性，才能有效帶動事業(yè)單位的工作效率，進一步為我國社會主義現(xiàn)代化建設事業(yè)服務。由事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)實狀況入手，探討實踐管理中存在的問題并制定科學對策，具有重要的實踐意義。

參考文獻：

[1] 王清華.事業(yè)單位檔案管理社會化問題研究[J].才智，2016（25）240.

[2] 史向云.事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].內(nèi)蒙古師范大學學報（哲學社會科學版），2015（05）166-168.

[3] 蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）127-128.

[4] 路晉超，賈彥敏，林建民.事業(yè)單位檔案管理信息化建設的若干問題[J]. 黑龍江史志，2013（11）74-78.