大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理水平提升的路徑探討

劉長(zhǎng)英

摘要：隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，各企事業(yè)單位的管理理念和方法也發(fā)生了變化。檔案管理是企事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程的重要組成部分。記錄企事業(yè)單位生產(chǎn)過(guò)程中的各種活動(dòng)和問(wèn)題，是企事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企事業(yè)單位的檔案管理理念和管理模式必須具有創(chuàng)新性。本文分析和探討了大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；大數(shù)據(jù)時(shí)代；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G647.5

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1672 -1578（2018）02 -0238 -01

檔案管理一直是各企業(yè)內(nèi)部管理的內(nèi)容，也是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。在今天的檔案管理中，各種各樣的問(wèn)題層出不窮，這需要運(yùn)用一定的科學(xué)的管理方法來(lái)進(jìn)行改進(jìn)，因此，在這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，其技術(shù)的應(yīng)用顯得至關(guān)重要重要?，F(xiàn)代化的檔案管理通過(guò)一定的措施，可以充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，大大提高員工的工作效率，進(jìn)而提高檔案資源的利用率。

1.檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下面臨的挑戰(zhàn)

所謂的大數(shù)據(jù)，一般傳統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)軟件已經(jīng)不能滿足大規(guī)模的數(shù)據(jù)，它超出了傳統(tǒng)的軟件存儲(chǔ)，管理能力，由于大數(shù)據(jù)的規(guī)模大，而且數(shù)據(jù)更新速度非?？欤疫€有各種數(shù)據(jù)形式，這些顯著的功能給檔案管理帶來(lái)了很多挑戰(zhàn)。歸納起來(lái)有如下幾個(gè)方面：

1.1 理念及流程上帶來(lái)的巨大挑戰(zhàn)

過(guò)去，傳統(tǒng)的檔案管理通常根據(jù)文件類型作出不同的標(biāo)簽，并按類別進(jìn)行匯總，以便于以后查閱。然而，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，越來(lái)越多的數(shù)據(jù)需要進(jìn)行交叉處理。如果這些文件是以傳統(tǒng)方式簡(jiǎn)單匯總的，那么交叉性的數(shù)據(jù)就無(wú)法得到妥善處理，且無(wú)法按照傳統(tǒng)的方式進(jìn)行保存管理。

1.2 大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案信息的安全性提出了挑戰(zhàn)

與當(dāng)今信息社會(huì)不相相適應(yīng)的是信息的安全問(wèn)題。大數(shù)據(jù)時(shí)代信息傳播的快速發(fā)展為人們帶來(lái)了便利，也為隱私的安全帶來(lái)了隱患。檔案管理作為收集、整理、分析、保護(hù)歷史資料的一項(xiàng)工作，檔案管理應(yīng)特別關(guān)注檔案的安全性。能夠充分利用大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理，而且又能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的安全運(yùn)行，是檔案管理人員需要研究解決的問(wèn)題。

1.3 要求員工要有高的整體素質(zhì)

面對(duì)大規(guī)模，復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息，如果從業(yè)人員仍然按照以往的檔案管理理念進(jìn)行最基本的操作，顯然不符合時(shí)代發(fā)展的需要。檔案管理從業(yè)人員要與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新觀念，同時(shí)還要掌握多種技術(shù)。他們不僅要具備優(yōu)秀的傳統(tǒng)檔案管理技能，而且還應(yīng)熟練使用軟件來(lái)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)和信息的管理，以方便數(shù)據(jù)信息的歸納，錄入，查閱等。這也要求從事檔案管理的工作人員必須不斷提高其自身的整體素質(zhì)。這才是滿足時(shí)代發(fā)展需要的唯一途徑。

2.大數(shù)據(jù)時(shí)代下提升檔案管理水平的策略

2.1 加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的新認(rèn)識(shí)

在檔案管理過(guò)程中，要不斷建立現(xiàn)代管理理念，提高檔案管理水平。從企事業(yè)單位的角度來(lái)看，領(lǐng)導(dǎo)者首先要重視檔案管理。將檔案管理納入企事業(yè)單位管理工作中，提高檔案管理工作現(xiàn)狀，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案管理的重視。其次，要注重檔案的信息化和現(xiàn)代管理。隨著企事業(yè)單位的不斷發(fā)展，會(huì)產(chǎn)生越來(lái)越多的檔案信息。傳統(tǒng)的人工管理模式會(huì)造成工作量大且又容易出錯(cuò)。在這方面，有必要加強(qiáng)檔案管理信息管理項(xiàng)目的建設(shè)，為檔案信息化管理提供堅(jiān)實(shí)的保障。

2.2 檔案信息化建設(shè)

企事業(yè)單位應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，僅僅依靠某一個(gè)部門是無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息化的構(gòu)建。同樣的道理檔案部門也不是依靠自己來(lái)完成整個(gè)信息化過(guò)程的。檔案信息化建設(shè)要求企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的組織協(xié)調(diào)，以及各部門在公司內(nèi)部的配合與參與。因此筆者認(rèn)為，有必要在信息技術(shù)建設(shè)中納入檔案信息化建設(shè)，將檔案信息化建設(shè)納入企事業(yè)整體規(guī)劃中。企業(yè)上下要從思想的角度認(rèn)識(shí)到檔案信息建設(shè)的重要性，檔案信息與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息的關(guān)系將更加密切。企業(yè)生產(chǎn)管理領(lǐng)導(dǎo)和員工要善于挖掘和利用檔案資源信息，有效推動(dòng)產(chǎn)品開發(fā)，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，售后服務(wù)等活動(dòng)的順利開展，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)更多的利益提供服務(wù)。

2.3 建立檔案管理監(jiān)督系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理工作既有機(jī)遇，也有挑戰(zhàn)。面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的管理工作，更加開放和多樣化的信息也造成了檔案管理安全的危機(jī)。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理監(jiān)管制度，嚴(yán)格相關(guān)數(shù)據(jù)準(zhǔn)入制度，監(jiān)督各類檔案信息，實(shí)施檔案數(shù)據(jù)防護(hù)措施，防止因?yàn)椴僮鞑划?dāng)，引起的檔案信息泄露或犯罪分子利用系統(tǒng)漏洞入侵檔案管理系統(tǒng)并竊取相關(guān)信息。在加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督的同時(shí)，可以降低檔案信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)，保證文件信息相關(guān)數(shù)據(jù)的安全。除此之外，還需要加強(qiáng)對(duì)政府部門和有關(guān)單位檔案信息安全的重視，加大在大數(shù)據(jù)時(shí)代建立現(xiàn)代檔案管理的資金投入，采用更先進(jìn)的技術(shù)和專業(yè)人員定期維護(hù)和更新文件管理工作技術(shù)也是提高文件管理工作安全性的有效措施。

3.結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)雖說(shuō)給檔案管理帶來(lái)了挑戰(zhàn)，但也是檔案管理發(fā)展的難得機(jī)遇。因此，檔案管理人員和部門要抓住機(jī)遇應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，努力學(xué)習(xí)和推動(dòng)信息社會(huì)中的大數(shù)據(jù)技術(shù)，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作。

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