實(shí)現(xiàn)城建檔案管理流程優(yōu)化解析

楊惠君 楊樂

摘要：城建檔案管理是城建檔案館的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)工作，它是在城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)后進(jìn)行檔案實(shí)體和信息保管的延續(xù)，理順和科學(xué)設(shè)計(jì)城建檔案管理流程，促進(jìn)業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作一體化，是實(shí)現(xiàn)城建檔案科學(xué)、完整、系統(tǒng)運(yùn)作管理的重要步驟。如何精化設(shè)計(jì)檔案管理流程、提高檔案利用效率、減少煩瑣環(huán)節(jié)避免資源浪費(fèi)，是最大限度發(fā)抨檔案自身作用關(guān)健前提。

關(guān)鍵詞：城建；檔案管理；流程優(yōu)化；策略

要完成城建檔案管理工作內(nèi)容，需制定和完善城建檔案管理流程，按國(guó)標(biāo)著錄規(guī)劃設(shè)計(jì)，結(jié)合計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，滿足檔案入庫(kù)市核、檔案編目著錄、檔案查閱利用、檔案鑒定、檔案綜合統(tǒng)計(jì)、專項(xiàng)檔案原件存檔案證明管理、檔案信息管理、檔案排架管理等功能。列入收集范圍內(nèi)的城建檔案，經(jīng)過城建檔案保管單位內(nèi)部業(yè)務(wù)指導(dǎo)環(huán)節(jié)，按照一定的整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)移交業(yè)務(wù)。

一、如何實(shí)現(xiàn)城建檔案管理流程優(yōu)化

（一）建立全面科學(xué)的城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系

首先，確定質(zhì)量方針和質(zhì)量管理目標(biāo)，這是推行質(zhì)量管理體系的總體思路、指導(dǎo)方針和實(shí)現(xiàn)目的。質(zhì)量方針應(yīng)遵循依法治檔、以人為本、高效規(guī)范等城建檔案管理基本原則。質(zhì)量管理目標(biāo)應(yīng)涵蓋城建檔案管理主要業(yè)務(wù)內(nèi)容，并以數(shù)字目標(biāo)體現(xiàn)，便于量化考評(píng)。其次，制定管理體系支撐文件，根據(jù)體系標(biāo)準(zhǔn)，制定《管理手冊(cè)》《管理制度匯編》《管理表格文件》等確保管理體系有效運(yùn)行的支撐文件。其中《管理手冊(cè)》是實(shí)施質(zhì)量管理的綱領(lǐng)性文件，是質(zhì)量管理工作的基本規(guī)定和準(zhǔn)則，也是進(jìn)行各項(xiàng)質(zhì)量管理的依據(jù)?！豆芾碇贫葏R編》和《管理表格文件》要全面收集城建檔案館內(nèi)部管理的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作程序、表格文件，如《檔案接收制度》《檔案庫(kù)房管理制度》《工程檔案預(yù)驗(yàn)收規(guī)定》《業(yè)務(wù)指導(dǎo)記錄》等，并在匯總過程中對(duì)缺漏部分予以健全完善，作為管理體系運(yùn)作的具體標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施載體。

（二）貫徹執(zhí)行城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

一是國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》。該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)工程文件歸檔范圍及質(zhì)量要求、立卷流程原則和力一法、卷內(nèi)文件排列、案卷編口裝訂與裝具、工程檔案驗(yàn)收與移交等作出了具體規(guī)定，適用于建設(shè)工程文件的整理歸檔及建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收與移交工作，是工程檔案管理工作應(yīng)遵循的一項(xiàng)基本標(biāo)準(zhǔn)；二是國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》。內(nèi)容包括城建檔案著錄術(shù)語(yǔ)符號(hào)、著錄級(jí)別與著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次、著錄文字要求、著錄信息源、著錄項(xiàng)口、著錄格式等，適用于各類城建檔案的著錄工作；三是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》。該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、收集與移交、整理、編口、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管與保護(hù)、電子檔案及聲像檔案管理、信息化與信息安全、檔案編研等工作內(nèi)容進(jìn)行了全面規(guī)范，涵蓋了城建檔案業(yè)務(wù)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。

（二）重視城建檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理隊(duì)伍建設(shè)

深入宣傳，提高認(rèn)識(shí)，樹立標(biāo)準(zhǔn)化管理自信心。在城建檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作推行過程中，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化管理的口的、意義、主要內(nèi)容進(jìn)行廣泛深入的宣傳，消除對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化管理的懷疑和顧慮，樹立管理人員開展此項(xiàng)工作的參與意識(shí)和信心。加強(qiáng)學(xué)習(xí)，重視培訓(xùn)，提升標(biāo)準(zhǔn)化管理執(zhí)行力。按照標(biāo)準(zhǔn)化管理要求，對(duì)員工開展多層次多渠道的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，如ISO管理培訓(xùn)、國(guó)家標(biāo)心示業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的貫標(biāo)培訓(xùn)。使員工了解標(biāo)準(zhǔn)化工作相關(guān)知識(shí)，熟悉標(biāo)準(zhǔn)化管理流程，掌握標(biāo)準(zhǔn)化管理技能，將標(biāo)準(zhǔn)化管理工作落到實(shí)處，取得實(shí)效。落實(shí)責(zé)任，定期考評(píng)，催生標(biāo)準(zhǔn)化管理責(zé)任感，推行標(biāo)準(zhǔn)化管理責(zé)任制，定崗定責(zé)，按期考評(píng)，獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)。通過績(jī)效掛鉤的力一式，使管理業(yè)績(jī)與切身利益緊密結(jié)合，強(qiáng)化管理人員的工作責(zé)任心，對(duì)每個(gè)管理環(huán)節(jié)精細(xì)操作，避免出現(xiàn)任何疏漏，從而建立起一支嚴(yán)抓細(xì)管、高素質(zhì)負(fù)責(zé)任的標(biāo)準(zhǔn)化管理隊(duì)伍。

二、城建檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中存在的問題及對(duì)策

（一）城建檔案管理流程優(yōu)化中存在的問題

“一邊倒”，即重制定、輕實(shí)施，抓考評(píng)放落實(shí)，只建立不改進(jìn)。在標(biāo)準(zhǔn)化工作初始階段，往往對(duì)標(biāo)準(zhǔn)體系的制定比較重視，宣傳組織，完善制度，搭建框架，確定標(biāo)準(zhǔn)。但真正執(zhí)行起來，卻是雷聲大雨點(diǎn)小；“花架子”，在標(biāo)準(zhǔn)化管理工作上好高鶩遠(yuǎn)，沒有遵循事物發(fā)展的客觀規(guī)律，沒有從城建檔案行業(yè)和本單位的實(shí)際情況出發(fā)，將管理標(biāo)準(zhǔn)定得太高太遠(yuǎn)太空，缺乏科學(xué)性、實(shí)踐性和可操作性，流于形式，成為中看不中用的“花架子”；“夾生飯”，在標(biāo)準(zhǔn)化管理推進(jìn)過程中，沒有緊密結(jié)合當(dāng)前城建檔案法律規(guī)范和當(dāng)?shù)爻墙n案工作實(shí)際，沒有具體問題具體分析，甚至對(duì)其他行業(yè)、其他時(shí)期、其他地區(qū)的標(biāo)準(zhǔn)化管理內(nèi)容生搬硬套，制定出的標(biāo)準(zhǔn)不適用，似是而非，不能精準(zhǔn)地執(zhí)行；“想當(dāng)然”對(duì)城建檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理存在認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，一是將執(zhí)行管理標(biāo)準(zhǔn)與提高工作效率對(duì)立，二是將標(biāo)準(zhǔn)化嚴(yán)格管理與優(yōu)質(zhì)服務(wù)對(duì)立，三是將標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范管理與工作創(chuàng)新對(duì)立。

（二）城建檔案管理流程優(yōu)化的對(duì)策

針對(duì)上述問題的解決對(duì)策有：一是提高城建標(biāo)準(zhǔn)化管理體系設(shè)計(jì)、制定的科學(xué)性、合理性和適用性。緊密結(jié)合城建檔案工作實(shí)際，將城建檔案管理各環(huán)節(jié)工作程序、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作時(shí)限加以明確，突出標(biāo)準(zhǔn)化管理的可操作性。二是建立城建檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的監(jiān)督機(jī)制，在機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能劃分、檢查力一式上予以明確，確保標(biāo)準(zhǔn)化管理落到實(shí)處，不走過場(chǎng)。三是定期進(jìn)行管理評(píng)審，對(duì)城建檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理體系的適宜性、允分性和有效性作出評(píng)價(jià)，不斷改進(jìn)完善管理體系。四是提高標(biāo)準(zhǔn)化工作創(chuàng)新能力，在嚴(yán)格管理與優(yōu)質(zhì)服務(wù)之問找準(zhǔn)契合點(diǎn)，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化管理內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整創(chuàng)新。如在工程檔案歸檔這一塊，按照“外簡(jiǎn)內(nèi)繁”的原則，優(yōu)化再造管理流程，做到移交即審核，分屬幾個(gè)部門審核的，由一個(gè)部門牽頭一次性下達(dá)整改清單，整改完畢即接收辦結(jié)。做到既落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)要求，又提高服務(wù)效率，使城建檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作在嚴(yán)格規(guī)范的前提下實(shí)現(xiàn)高效便民的服務(wù)口標(biāo)。

三、結(jié)語(yǔ)

城建檔案管理流程優(yōu)化是建立在管理標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)之上的，城建檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，是城建檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的一個(gè)重要領(lǐng)域，也是城建檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。加強(qiáng)城建檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，既能夠引導(dǎo)各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)的開展，又可以促進(jìn)城建檔案管理力一式的轉(zhuǎn)變，提升管理質(zhì)量和工作效率，從而帶動(dòng)城建檔案整體工作水平的提高。

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