城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的相關(guān)思考

王建強 王慶春

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在各行各業(yè)中推行數(shù)字化管理模式已是時代發(fā)展的要求。在城建檔案管理中實行數(shù)字化管理，建設(shè)數(shù)字化的檔案資料庫是適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展的需要。因而，有必要對城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題進行分析，探究現(xiàn)今城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的問題，并針對這些問題提出有效措施，以提高城建檔案管理的數(shù)字化水平。

關(guān)鍵詞：城建檔案；管理；數(shù)字化

在城市化進程不斷加快的過程中，城建檔案管理的重要性也突顯出來。城建檔案能為城市化發(fā)展提供必要的背景資料研究，促進城市的合理規(guī)劃。但隨著城市規(guī)模的擴大，城市化進程的加快，城建檔案管理的難度也越來越大，大量的資料需要歸類、整理，這給城建檔案管理提出了新的難題。因而，有必要實現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化，使得資料管理能更加便捷有效，以提高城建檔案管理水平。

一、城建檔案管理數(shù)字化的意義

（一）實現(xiàn)便捷高效的管理

傳統(tǒng)的城建檔案管理主要是紙質(zhì)資料的管理，在管理中不僅需要大量的管理人員而且效率低下。在對紙質(zhì)資料的管理中，資料必須依照相應(yīng)的順序規(guī)定進行歸類整理，而且紙質(zhì)資料在存放過程中需要大范圍的存儲空間，并且在長期的保存中，容易造成資料的破損。而在信息技術(shù)的發(fā)展下，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展為資源的共享提供了一個便捷的途徑。因而在城市化進程的推進下，城建檔案管理模式也應(yīng)隨著社會的進步加以創(chuàng)新。隨著人們生活方式的變化，人們對信息資料的便捷化、高效化要求進一步增加，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理也不再適應(yīng)人們獲取信息的需求。因此，實現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化是時代發(fā)展的要求。

（二）實現(xiàn)規(guī)范化的管理

在傳統(tǒng)的城建檔案管理中主要是人工管理的模式，因而在管理的過程中不免會出現(xiàn)失誤，造成檔案的破損或遺失，并且在傳統(tǒng)的檔案管理中需要有一套完善的制度，而一旦管理制度不當就會影響管理的科學性。因而，人工化的管理模式不利于城建檔案管理規(guī)范化的實現(xiàn)，并且在缺乏統(tǒng)一有效的管理中，檔案資料管理在利用上也會出現(xiàn)許多問題，影響檔案資料的及時獲取，增加管理成本。

（三）便于城建檔案的開發(fā)利用

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)不僅能實現(xiàn)高效規(guī)范的管理，還有利于城建檔案的開發(fā)利用。因為城建檔案不僅是城市建設(shè)的重要依據(jù)，還能為城市管理等提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)理論支持，因而數(shù)字化管理模式的應(yīng)用，對城建檔案資料的開發(fā)與應(yīng)用會有新的突破。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)對城建檔案網(wǎng)站進行訪問，對各項信息進行查詢，從而提高了城建檔案的利用率，并且用戶在應(yīng)用的過程中還可以對資料進行擴充，從而豐富城建檔案資料內(nèi)容。

二、城建檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

（一）管理信息的缺失

在城建檔案管理中會因為信息網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定造成檔案資料的缺失，影響管理的有效性。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，信息資料相對比較穩(wěn)定，基本不會發(fā)生改變。但利用數(shù)字化的管理模式，在管理的過程中不論是軟件的問題、硬件的問題、網(wǎng)絡(luò)的問題還是人為因素，都會影響檔案資料的穩(wěn)定性，造成檔案資料的缺失。尤其是一些重要信息資料的缺失將嚴重影響城建檔案的完整性，給后期的利用造成不便。

（二）管理信息的泄露

城建檔案資料具有保密性，除了一些可以對外公布的資料外，大部分資料是要進行嚴密管理的。但利用數(shù)字化的管理模式，城建檔案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子會對城建檔案管理信息系統(tǒng)造成攻擊，對信息進行盜取，影響城建檔案信息的安全性。因而，相對于紙質(zhì)檔案資料的管理，數(shù)字化的城建檔案資料的管理更應(yīng)重視信息的安全。

（三）初期建設(shè)難的問題

在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的初期需要將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，因而在初期的建設(shè)中需要對所有資料進行整理，并做好信息錄入工作。在系統(tǒng)建設(shè)的初期，對于信息網(wǎng)站的建立、搜索引擎和各項條目的制作都需要投入大量的人力、財力。在實現(xiàn)數(shù)字化管理的過程中，不同的城市建設(shè)管理單位所用的數(shù)字化管理模式會存在一些差別，因而管理會難以統(tǒng)一，以致于影響后期資料的利用。

三、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的措施

（一）合理的規(guī)劃

對于城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)來說，初期的工作至關(guān)重要，只有在初期合理計劃，做好充分的準備，后期的工作才能有條不紊地進行。因而，在初期的工作中要進行合理的規(guī)劃，在紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案的時候，應(yīng)做好相關(guān)的調(diào)查工作，對具體的檔案數(shù)量及檔案類型作詳細地了解。在整理的過程中，應(yīng)按照相應(yīng)的標準，將資料進行分類，整理出具體的條目，從而在制作搜索引擎的時候能依據(jù)條目呈現(xiàn)具體的檔案資料。

（二）制定科學、統(tǒng)一的標準

由于缺乏統(tǒng)一、科學的標準，在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，會給后期的資料查找?guī)碓S多問題，影響具體的操作，并且難以實現(xiàn)真正意義上的資源共享，給管理造成巨大的困擾。因而，在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)制定科學、統(tǒng)一的標準，使得紙質(zhì)資料在轉(zhuǎn)化為數(shù)字資料的過程中，能按照統(tǒng)一的標準進行操作，從而進行統(tǒng)一的管理，無需將不同的格式進行轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)資料的有效共享。

（三）優(yōu)秀的管理人才

在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，優(yōu)秀的管理人才是尤為必要的。因為實現(xiàn)數(shù)字化的管理模式意味著與信息技術(shù)的發(fā)展相接軌，因而管理人員不僅要有相應(yīng)的檔案管理知識與能力，還應(yīng)具備一定的計算機操作技能，在管理過程中能熟練操作計算機。過去的紙質(zhì)資料管理，管理人員只要對資料進行分類管理，做好相應(yīng)的檔案資料擺放等工作，但數(shù)字化管理則要求管理人員能在日常工作中應(yīng)用計算機進行操作，熟悉檔案資料查找流程，能將各種數(shù)據(jù)進行歸檔，從而使得檔案管理更加高效。

（四）數(shù)字化管理模式的應(yīng)用與推廣

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，在城建檔案管理中推行數(shù)字化的管理模式是時代發(fā)展的需要。因而，在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)突出其建設(shè)的重要性與意義，以獲得各方的支持。在具體的建設(shè)過程中，應(yīng)加大城建檔案管理數(shù)字化的建設(shè)力度，對數(shù)字化檔案管理模式進行推廣；應(yīng)充分發(fā)揮城建檔案管理部門的職能，通過城建檔案數(shù)字管理模式的應(yīng)用，主動建設(shè)數(shù)字化的檔案管理。城建檔案管理部門作為社會資源的集中部門，應(yīng)重視數(shù)字化檔案管理的建設(shè)，著力建設(shè)一個檔案管理服務(wù)平臺，從而建立兩方面的資源管理模式，因為檔案的一部分資料是可以公開查閱的，而另一部分則是內(nèi)部資料，不便于對外開放。因而在建設(shè)中應(yīng)建立統(tǒng)一門戶，實現(xiàn)資源共享，而另一方面應(yīng)建立內(nèi)部的資源利用平臺，方便內(nèi)部資料的查找，并進行必要的加密處理，防止資料的泄露。此外，還應(yīng)對資料進行備份處理，防止因數(shù)字化資料的不穩(wěn)定造成資料的丟失。總而言之，應(yīng)對數(shù)字化檔案管理模式進行推廣，并且履行好檔案管理部門的職責，提高城建檔案管理數(shù)字化水平。

四、結(jié)語

城建檔案管理的重要性是不言而喻的，隨著城市建設(shè)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理模式已無法適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，因而有必要應(yīng)用數(shù)字化管理模式對城建檔案資料進行管理。但城建檔案數(shù)字化管理建設(shè)仍存在一些問題，因而在建設(shè)的過程中應(yīng)采取有效措施加以解決，強化城建檔案數(shù)字化管理的建設(shè)，提高城建檔案管理水平。

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