對新時期干部人事檔案管理工作的思考

周凌燕

黨的十八大以來，中央對干部人事檔案管理進一步從嚴要求，出臺了從嚴管理干部的系列規(guī)定，干部人事制度改革也不斷深入，對干部人事檔案工作提出了更高的要求，也將干部人事檔案工作提到了更加重要的高度。面臨新形勢、新要求，干部人事檔案管理必須轉變觀念，更加嚴格地遵守干部工作條例，管好用好干部人事檔案，以更好地為黨的干部人事工作和中心工作服務。

1 人事檔案管理工作中存在的問題

1.1 對人事檔案管理的重要性認識不夠。人事檔案工作是一項默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引入注意，也不容易取得明顯成績。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對人事檔案丁作的認識存在一些誤區(qū)，認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經濟效益，只要不泄密，能查檔就行了。因此。一些單位領導往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入議事日程，這樣導致了人事檔案工作長期處于被動應付的狀態(tài)，難以高質量地為干部隊伍建設服務。

1.2 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。隨著人事制度改革向縱深推進，機構調整，內部科室重組，人員競聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動，大部分人員沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投人不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。在設備配備上，大多采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔、倉庫為一間，既無鐵門、鐵窗等基本設施，也無其他硬軟件設施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。管理手段也較陳舊，利用仍舊用傳統(tǒng)的手工調閱方式，由于反復調用原件，陽光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的長期保存。

1.3 人檔分離、棄檔不用的人員數(shù)量不斷增加。隨著社會的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的 “單位人” 變?yōu)?“社會人”，人才的流動造成成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。

1.4 人事檔案管理的科學化、信息化程度不高。隨著科學 技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術 手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用。有的單位雖然把個人信息、檔案目錄輸入計算機，但調閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

1.5 人事檔案利用工作水平較低，其作用尚未充分發(fā)揮出來。對人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息利用，服務于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務開發(fā)意識差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內容是簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動服務的狀態(tài)。這種重管理、輕服務的現(xiàn)象使人事檔案的利用價值低，功能越來越弱化。

2 新時期干部人事檔案管理工作的對策與思考

2.1 提高認識，加強領導，進一步做好人事檔案管理工作。單位領導應高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納人議事日程。要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核、分級分類指導、等級升降動態(tài)管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學化建設。

2.2 加強檔案工作的基礎建設。要積極爭取領導的支持，做好檔案管理設施的更新。要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜；庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備，達到“九防”安全措施；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。要加大資金投入，配備先進計算機管理設備。

2.3 加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高管理人員素質。人事檔案工作是一項政策性和業(yè)務性較強的工作，集服務性與保密性于一體。因此，各級組織人事部門要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。主管部門應定期組織培訓業(yè)務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，進一步了解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術水平。檔案員要勤奮學習，提高自身素質與政治覺悟，踏踏實實地做好本職工作，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。

2.4 健全管理制度，提高人事檔案管理的制度化建設水平。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。應結合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進一步完善備項檔案管理制度，并在抓落實上下工夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。

2.5 注重人事檔案材科收集，提高人事檔案管理質量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎。隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業(yè)技術職稱晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，和真實性態(tài)。

總之，隨著人事制度改革的推行，既給人事檔案事業(yè)帶來了挑戰(zhàn)，也提供了在改革中創(chuàng)新和前進的機遇。我們應該抓住時機，要從制度和觀念上更新，按照人才市場發(fā)展的基本趨勢，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，為人事管理服務好。