建筑工程檔案資料有效管理措施

張海霞

摘 要：根據(jù)建筑工程檔案特點(diǎn)，從更新觀念、加強(qiáng)法制意識(shí)、提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平、建立科學(xué)化的建筑工程檔案管理制度等方面提出了加強(qiáng)建筑工程檔案管理的有效措施，從而為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為工程項(xiàng)目科學(xué)管理提供保障。

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案資料；檔案管理

1 建設(shè)工程項(xiàng)目及其基本程序

建設(shè)工程項(xiàng)目是指具有計(jì)劃任務(wù)書(shū)和總體設(shè)計(jì)，經(jīng)濟(jì)工實(shí)行獨(dú)立核算，行政工具有獨(dú)立組織形式的基本建設(shè)項(xiàng)目。一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目可以有多個(gè)單項(xiàng)工程，也可以只有一個(gè)單項(xiàng)工程。一個(gè)完整的建設(shè)工程項(xiàng)目一般包含以下幾個(gè)基本程序：（1）基本建設(shè)前期準(zhǔn)備階段：提出項(xiàng)目建議報(bào)告，進(jìn)行可行性研究，編制設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)，制定總體規(guī)劃、初步設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)施工圖。（2）基本建設(shè)后期建設(shè)階段：施工組織、交工驗(yàn)收、組織竣工驗(yàn)收。所謂項(xiàng)目管理，就是圍繞著建設(shè)項(xiàng)目而進(jìn)行的規(guī)劃、組織、控制與協(xié)調(diào)工作?？茖W(xué)的基本建設(shè)程序是基本建設(shè)過(guò)程及其規(guī)律的反映，如何規(guī)范化、程序化、合理化地對(duì)基本建設(shè)工作進(jìn)行管理，是建筑搞好建筑工程工作的基礎(chǔ)和命脈。同樣地，規(guī)范化、程序化、合理化地對(duì)建筑工程檔案進(jìn)行同步管理，是做好建筑工程項(xiàng)目管理的一個(gè)重要基礎(chǔ)工作。

2 建筑工程檔案資料的歸檔范圍

2.1綜合性文件資料

上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書(shū)；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門(mén)的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書(shū)；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤(pán)等。

2.2土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料

開(kāi)/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降、位移、變形等觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

2.3竣工圖

總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電、弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖；其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

3 建筑工程檔案存在的問(wèn)題及解決辦法

3.1存在的問(wèn)題

（1）施工檔案在工程管理中沒(méi)有充分發(fā)揮有效工具、重要依據(jù)、有力武器、必要條件和生動(dòng)素材的一般作用；

（2）施工檔案在工程管理中沒(méi)有充分發(fā)揮憑證、參考的特殊作用；

（3）施工記錄不夠規(guī)范、真實(shí)，以致歸檔后缺乏利用價(jià)值；

（4）對(duì)工程發(fā)生的會(huì)議紀(jì)要、簽證資料不夠重視，以致在決算審計(jì)時(shí)得不到有效利用；

（5）施工檔案收集、整理、歸檔和移交過(guò)程不夠流暢，缺乏時(shí)效性。

3.2解決辦法

如何發(fā)揮施工檔案在工程管理中的應(yīng)有作用，為工程管理提供有效、及時(shí)的服務(wù)，是一項(xiàng)嚴(yán)峻、緊迫的課題。要將施工檔案規(guī)范化，走上良性循環(huán)的軌道。首先要對(duì)從事資料人員加強(qiáng)培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)；其次是把公司貫標(biāo)中的檔案管理辦法與施工檔案管理有機(jī)結(jié)合起來(lái)，從根本上改變?cè)瓉?lái)的不規(guī)范狀況，對(duì)癥下藥，逐個(gè)予以解決。

（1）面對(duì)施工檔案基礎(chǔ)不夠扎實(shí)，從源頭對(duì)施工檔案進(jìn)行全面梳理、整合。

（2）全方位盤(pán)活以往遺留的施工資料，通過(guò)整理、拾遺補(bǔ)缺，盡快移交和歸檔。

（3）對(duì)技術(shù)含量高的資料特別關(guān)照。

（4）加強(qiáng)與各方之間的溝通，掃清移交中人為設(shè)置的障礙，理順向建設(shè)方、監(jiān)理施工資料移交途徑，按照建設(shè)方、監(jiān)理具體要求組卷移交。

4 建筑工程檔案的科學(xué)化管理

4.1建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。

為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開(kāi)始）就應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施，同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過(guò)程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開(kāi)始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。

4.2加強(qiáng)對(duì)建筑工程檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理制度是做好工程檔案工作的重要保證。

4.3嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。

工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保工程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

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