高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策

劉貴賓

摘要：高職院校檔案管理是高校管理工作當中一項最基本的工做內(nèi)容，近些年來，隨著高校教育教學事業(yè)的不斷發(fā)展，高校的檔案管理工作體系也得到有效的加強。但是，高校檔案的管理方法在新形勢的發(fā)展下，也出現(xiàn)了不少的新問題?；诖耍恼戮透咝n案管理工作做出了相應的探討分析，并在此基礎(chǔ)上提出了解決相關(guān)問題的對策，目的是希望高職院校能夠更快更好的向前發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理工作；現(xiàn)狀；對策；

【中圖分類號】G717.24

一、前言

高職院校的在發(fā)展的進行當中，檔案承擔著記錄高校發(fā)展信息的真實記錄。因此，檔案管理信息管理工作水平，以及管理科學信息化的發(fā)展，指示著高職院校教育教學的重要的體現(xiàn)。高校檔案信息內(nèi)容不但記錄著高校過去的發(fā)展歷程，同時也承擔著高職院校未來發(fā)展提供了必要的參考。因此，對高校檔案工作的管理，以此來發(fā)揮檔案的重要作用和影響就顯得非常重要。

二、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1、檔案歸檔的體系不健全；目前高校檔案的管理工作在進行歸檔時，主要是以《普通高等學校檔案管理辦法》為主要依據(jù)。但是多數(shù)高校會從自身實際情況出發(fā)，依據(jù)《普通高等學校檔案管理辦法》制定相應符合自身的檔案管理制度，從而造成了檔案無法系統(tǒng)的在規(guī)范化的制度下進行，具體表現(xiàn)為：一是學生學籍檔案在運行村當時，相關(guān)的資料沒有統(tǒng)一性，從而出現(xiàn)了學生在轉(zhuǎn)學或者是專業(yè)時，造成檔案以及歸檔的籽料難以及時有效的辦理，出現(xiàn)檔案和學生實際狀況相偏差。二是高校在檔案資料在收集的過程中，沒有相應的制度化進行管理，出現(xiàn)檔案歸檔缺少全面性和約束性的特點。三是資料信息在歸檔的過程中，管理工作沒有及時有效的進行系統(tǒng)的完善，如果出現(xiàn)檔案頻繁的調(diào)動翻閱，則會造成檔案歸檔工作緩慢下降[1]。

2、高校檔案管理工作人員的從業(yè)素養(yǎng)需要加強；從高校檔案管理工作體系當中可以知道，工作人員除了專業(yè)的管理工作人員以外，還存在大部分兼職工作人員，這部分兼職人員在工作當中，均存在或多或少的經(jīng)驗缺失，不論是在職業(yè)素養(yǎng)方面還是在檔案歸檔工作方面都存在許多的不足之處，從而影響著檔案歸檔工作的有序的進行。

3、檔案信息化管理水平應用低；隨著計算機信息技術(shù)在檔案工作中的逐漸應用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔管理工作已經(jīng)難以滿足實際的需要，紙質(zhì)檔案信息不但在信息查閱上耗費大量的時間，同時管理上也比較的耗時費力，但是目前大多數(shù)高校在檔案管理工作上依然使用紙質(zhì)管理辦法，進而造成了阻礙高校檔案管理工作的向前發(fā)展。

三、高校檔案管理工作的改進對策

1、提高檔案管理重視的力度；一方面是要從根本上認清檔案管理工作的重要性，以及檔案管理對高校發(fā)展以及學生的作用地位。高職院校的檔案內(nèi)容體系是高職院校管理信息來源的重要途徑，可以說是學校一筆重要的寶貴資源，對于高校的建設(shè)和發(fā)展以及教學的改革有著非常重要的指導意義，因此必須對其加以重視。對于檔案的管理方法是多種多樣的，例如院校對檔案管理的具體落實上面，不但要從院領(lǐng)導上加以重視，更需要在管理上積極強化管理工作人員的職責，使其從根本上認識檔案工作的重要性，同時還要在管理資金上加大投入力度，通過引進先進的設(shè)備，來更好的實現(xiàn)檔案的管理。

2、建立檔案監(jiān)察管理機制；對高校檔案的管理，要把管理工作落實到實處，一方面是在高校檔案管理上下功夫，高校除了把檔案日常管理工做好做實意外，還需要對日常的工作進行檢查和督促，確保檔案管理工作真正落實到實處。另一方面還需制定相應的高校檔案管理機制，建立有效的獎懲機制來對檔案管理工作的日常考核[2]。

3、改革和創(chuàng)新檔案管理方式；隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)難以滿足息現(xiàn)實發(fā)展的需要，因此開展高校檔案信息化管理平臺就顯得異常重要，利用計算機信息技術(shù)不但能夠在檔案管理上創(chuàng)新管理方式，同時還能夠加快檔案管理檢索的手段。例如開展互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)體系建設(shè)，依據(jù)本學院的網(wǎng)站為管理平臺，制作檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，通過互聯(lián)網(wǎng)專門的信息化平臺，能夠及時的將可以公開的信息加以共享，同時還能將想要的信息在第一時間收集歸檔。

四、結(jié)束語

綜上所述，對于高職院校檔案管理工作，工作人員不但要從根本上完善相應的管理工作制度，建立一套切實可行的檔案監(jiān)察制度，同時還要充分現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，實現(xiàn)科學有效的管理，才能讓檔案管理工作更好的服務(wù)于民。

參考文獻：

[1]何艷紅.高職院校檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀分析及其對策的思考[J].大陸橋視野，2017，（24）：316.

[2]李海霞.高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀與改進對策[J].黑河學院學報，2017，（8）：213-214.