基于本科專業(yè)評(píng)估工作對(duì)日常教學(xué)檔案管理工作的思考與探索

曾詩敏

摘要：高校教學(xué)檔案管理工作不僅是高校實(shí)現(xiàn)不斷發(fā)展的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，還是評(píng)估工作的一個(gè)必不可少的部分。文章通過闡述教學(xué)檔案管理的內(nèi)涵特征，分析本科專業(yè)評(píng)估對(duì)教學(xué)檔案管理工作的影響及現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案管理中存在的主要問題，對(duì)基于本科專業(yè)評(píng)估完善高校教學(xué)檔案管理工作提出做好管理，提高教學(xué)檔案管理意識(shí)；提高教學(xué)檔案的有效利用率；推進(jìn)教學(xué)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；推進(jìn)教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)開發(fā)、建設(shè)；加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)等策略，旨在為如何促進(jìn)高校教學(xué)檔案管理工作的順利開展研究適用提供一些思路。

關(guān)鍵詞：本科專業(yè)評(píng)估 教學(xué)檔案管理

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-5349（2018）13-0095-02

高校教學(xué)檔案管理工作不僅是高校實(shí)現(xiàn)不斷發(fā)展的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，還是評(píng)估工作的一個(gè)必不可少的部分。伴隨教育信息化的迅猛發(fā)展，高校教學(xué)檔案資源變得越來越龐雜，傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理方式方法已然難以滿足本科專業(yè)評(píng)估要求，教學(xué)檔案信息化管理轉(zhuǎn)變成高校發(fā)展的必經(jīng)之路。由此可見，就本科專業(yè)評(píng)估工作對(duì)日常教學(xué)檔案管理工作的思考與探索開展研究，有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、教學(xué)檔案管理概述

教學(xué)檔案指的是教職人員、學(xué)生在日常教學(xué)管理、教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)建設(shè)等活動(dòng)中產(chǎn)生的，具備存儲(chǔ)意義的文字、圖片、音頻、視頻等教學(xué)文件資料。教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)的原始記錄，是呈現(xiàn)教學(xué)過程的全面系統(tǒng)的歷史資料，是未來開展教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)資料，還是未來研究分析問題的原始證據(jù)。所以，加大教學(xué)檔案管理力度，構(gòu)建系統(tǒng)完備的教學(xué)檔案，充分采集教學(xué)檔案資料，對(duì)于提高教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)教學(xué)發(fā)展可起到至關(guān)重要的作用。教學(xué)檔案具備來源多、涉及面廣等特征。對(duì)于教學(xué)檔案內(nèi)容而言，主要包括：教育部門傳達(dá)的有關(guān)教學(xué)工作的重要文件；高校傳達(dá)的有關(guān)教學(xué)工作的重要文件；高校教學(xué)部門的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱等教學(xué)管理文件；教材、教學(xué)資料等。[1]

二、本科專業(yè)評(píng)估對(duì)教學(xué)檔案管理工作的影響

（一）依托本科專業(yè)評(píng)估，可提高教學(xué)管理人員檔案管理意識(shí)

依托本科專業(yè)評(píng)估，可提高教學(xué)管理人員檔案管理意識(shí)?，F(xiàn)階段，很大一部分高校教學(xué)檔案管理工作并不十分順利，由于教學(xué)檔案普遍是教學(xué)過程中形成資料，不僅收集難度大，教師歸檔意識(shí)不足，還有一些教師認(rèn)為教學(xué)過程形成的資料、成果應(yīng)當(dāng)由自身保存以便于今后運(yùn)用，導(dǎo)致教學(xué)檔案資料不完整、不規(guī)范，進(jìn)一步使得教學(xué)檔案質(zhì)量難以滿足評(píng)估要求。造成這一局面的主要原因即為高校各部門教學(xué)管理人員缺乏對(duì)教學(xué)檔案收集的有效重視，管理意識(shí)不足。依托本科專業(yè)評(píng)估可促進(jìn)高校教學(xué)管理人員在思想層面明確教學(xué)檔案管理對(duì)高校發(fā)展的重要性，進(jìn)而更好地投身于教學(xué)檔案管理工作，提高自身業(yè)務(wù)水平。

（二）依托本科專業(yè)評(píng)估，可提高教學(xué)檔案管理重要性

依托本科專業(yè)評(píng)估，可提高教學(xué)檔案管理重要性。在接受本科專業(yè)評(píng)估過程中，高校上下有著相同的目標(biāo)，依據(jù)評(píng)估指標(biāo)要求提供材料，每位參與評(píng)估的教職人員均可認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案在評(píng)估工作中的重要性，是各項(xiàng)評(píng)估工作的有力支撐，是學(xué)校自評(píng)報(bào)告所不可或缺的材料。高校教職人員在評(píng)估過程中將教學(xué)檔案資料提供給教學(xué)管理人員，不僅有助于提高自身的教學(xué)檔案管理水平，還有助于依托完整、規(guī)范的教學(xué)檔案資料促進(jìn)高校教學(xué)秩序的正規(guī)化，進(jìn)一步解決教學(xué)檔案收集不及時(shí)、整理不全面等問題。

（三）依托本科專業(yè)評(píng)估，可推進(jìn)教學(xué)檔案管理趨向于制度化、規(guī)范化

依托本科專業(yè)評(píng)估，可推進(jìn)教學(xué)檔案管理趨向于制度化、規(guī)范化，進(jìn)而提高高校教學(xué)水平。在本科專業(yè)評(píng)估過程中，教學(xué)檔案管理工作可變得越來越規(guī)范。結(jié)合評(píng)估要求，高校應(yīng)當(dāng)制定科學(xué)配套的教學(xué)檔案管理辦法，增強(qiáng)教學(xué)檔案管理的專業(yè)性、規(guī)范性，同樣對(duì)教學(xué)檔案管理提出了極高的目標(biāo)、要求，對(duì)高校教學(xué)發(fā)展可起到至關(guān)重要的推動(dòng)作用。[2]

三、現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案管理中存在的主要問題

（一）缺乏對(duì)教學(xué)檔案管理的有效重視

伴隨近年來教育部對(duì)本科教學(xué)水平重視度的不斷提高，眾多高校對(duì)本科專業(yè)教學(xué)水平評(píng)估也變得越來越關(guān)注，并針對(duì)教學(xué)檔案的管理逐步投入相應(yīng)量的人力、物力保障。對(duì)于當(dāng)前一些高校教學(xué)檔案管理建設(shè)而言，高校依舊表現(xiàn)出一定的教學(xué)檔案管理意識(shí)不足的問題。長(zhǎng)期以來，高校將主要精力投入在提高教學(xué)質(zhì)量、科研水平及辦學(xué)特色等方面，而對(duì)于教學(xué)檔案管理則缺乏必要的關(guān)注。不論是高校管理層還是教職人員均缺乏對(duì)教學(xué)檔案的有效重視，進(jìn)而形成“關(guān)注教學(xué)，疏忽管理”的局面。特別是針對(duì)教學(xué)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各式各樣資料，未能對(duì)它們進(jìn)行有效及時(shí)的收集，造成教學(xué)檔案出現(xiàn)不完整問題，對(duì)教學(xué)檔案管理有序開展造成不利影響。

（二）教學(xué)檔案管理內(nèi)容涉及面廣泛

一些本科院校是通過專業(yè)院校升格而成，因?yàn)樵盒０l(fā)展迅速，規(guī)模逐步擴(kuò)大，不論是教職工還是學(xué)生數(shù)量均不斷增多，校內(nèi)設(shè)置的專業(yè)同樣越來越多，進(jìn)而造就了教學(xué)檔案資源的極大增加，諸如各式各樣日常教學(xué)管理文件、教務(wù)處的教學(xué)資料、上級(jí)傳達(dá)的文件資料等，教學(xué)檔案管理內(nèi)容涉及面廣泛，加大了教學(xué)檔案管理的難度。

（三）教學(xué)檔案管理方式不規(guī)范

要想確保教學(xué)檔案管理的有序開展，務(wù)必要配備科學(xué)完備的教學(xué)檔案管理制度，并推行科學(xué)合理的管理方法，切實(shí)依照科學(xué)規(guī)范的管理程序。然而，現(xiàn)階段不少高校卻表現(xiàn)出教學(xué)檔案管理水平不足，未開展規(guī)范化管理，大部分通常流于形式，教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化不足的問題。另外，一些院校教學(xué)檔案呈現(xiàn)出雜亂無章的狀態(tài)，教學(xué)檔案被錯(cuò)亂存放于不同部門，未對(duì)它們進(jìn)行有效集中，一些教學(xué)檔案缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，存在一系列不齊全的問題。一些部門保存有教學(xué)檔案，一些部門則沒有，由此很大程度上削弱了教學(xué)檔案的真實(shí)性。還有一些檔案最原始記錄為復(fù)印件，也反映出教學(xué)檔案管理中存在的問題，各式各樣傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方式，顯然難以滿足信息化時(shí)代的發(fā)展需求。

（四）教學(xué)檔案管理信息化水平不足

結(jié)合現(xiàn)狀而言，即便近年來我國(guó)高校教學(xué)科技水平得到了顯著提高，然而在教學(xué)檔案管理環(huán)節(jié)上，先進(jìn)科學(xué)技術(shù)引入依舊較為稀少，進(jìn)一步造成高校教學(xué)檔案管理信息化、自動(dòng)化水平的不盡如人意。一些高校依舊沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)的方式進(jìn)行教學(xué)檔案管理，由此必然會(huì)對(duì)教學(xué)檔案作用有效發(fā)揮造成不利影響。結(jié)合發(fā)展形勢(shì)而言，引入先進(jìn)科學(xué)管理手段及高素質(zhì)的技術(shù)人員，研發(fā)為高校自身所適用的教學(xué)檔案管理軟件，提高教學(xué)檔案的計(jì)算機(jī)管理水平，是現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案管理的重要趨勢(shì)。唯有推進(jìn)教學(xué)檔案管理與先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效相融，方可實(shí)現(xiàn)檢索、采集、開發(fā)利用等一系列功能需求。提高高校教學(xué)檔案管理信息化水平，任重而道遠(yuǎn)。

（五）教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)難以滿足實(shí)際需求

一些高校未設(shè)置專門的教學(xué)檔案管理人員崗位，通常由院系教學(xué)秘書兼職，該部分人員由于沒有接受過教學(xué)檔案管理的系統(tǒng)培訓(xùn)，進(jìn)而難以確保教學(xué)檔案管理的實(shí)際成效，教學(xué)檔案管理存在一定隨意性，進(jìn)一步造成教學(xué)檔案管理建設(shè)滯后。與此同時(shí)，兼職的教學(xué)檔案管理人員在時(shí)間、精力上同樣難以切實(shí)滿足教學(xué)檔案管理的實(shí)際需求。除此之外，還存在一些教職人員對(duì)完善、規(guī)范提交教學(xué)檔案存在排斥親故，缺乏有力的制度保障及監(jiān)督管理機(jī)制，同樣對(duì)教學(xué)檔案管理工作有序開展造成一定不利影響。

四、基于本科專業(yè)評(píng)估完善高校教學(xué)檔案管理工作的有效策略

新形勢(shì)下，高校應(yīng)當(dāng)緊緊跟隨時(shí)代前進(jìn)步伐，不斷開展改革創(chuàng)新，強(qiáng)化對(duì)國(guó)內(nèi)外成功發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)學(xué)習(xí)，切實(shí)促進(jìn)高校教學(xué)檔案管理工作的順利開展。進(jìn)一步基于本科專業(yè)評(píng)估完善高校教學(xué)檔案管理工作可以將下述策略作為切入點(diǎn)：

（一）做好管理，提高教學(xué)檔案管理意識(shí)

在高校本科專業(yè)評(píng)估中每一位教職人員不僅要明確教學(xué)檔案的價(jià)值，并且學(xué)校管理層也應(yīng)當(dāng)充分明確教學(xué)檔案在高校發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用。

首先，高校應(yīng)當(dāng)對(duì)學(xué)校各層級(jí)人員在教學(xué)檔案管理工作中權(quán)責(zé)予以有效明確，其中，將學(xué)校管理層確立為教學(xué)檔案管理的第一責(zé)任人；將其他相關(guān)部門、二級(jí)院系負(fù)責(zé)人確立為教學(xué)檔案管理第二責(zé)任人；將學(xué)校各個(gè)職能部門主任、各院系教學(xué)部門確立為教學(xué)檔案管理的第一執(zhí)行人；將各個(gè)教研室、科室確立為教學(xué)檔案管理的第二執(zhí)行人，將現(xiàn)階段的教學(xué)檔案管理納入每個(gè)教學(xué)部門的目標(biāo)責(zé)任管理中，推動(dòng)教學(xué)檔案管理責(zé)任的有效落實(shí)。

其次，各教學(xué)部門管理人員應(yīng)當(dāng)將本科專業(yè)評(píng)估重要性作為著手點(diǎn)，向廣大教師、學(xué)生開展提高重視的思想工作，使師生可明確教學(xué)檔案管理工作的重要性，提高他們的教學(xué)檔案管理意識(shí)，進(jìn)而為教學(xué)檔案管理提供有力支持，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)學(xué)校全員對(duì)教學(xué)檔案管理的有效重視，促進(jìn)教學(xué)檔案管理的有序開展。

（二）提高教學(xué)檔案的有效利用率

針對(duì)教學(xué)檔案的開發(fā)利用，還應(yīng)當(dāng)開展好下述幾方面工作：

（1）保證教學(xué)檔案查證咨詢作用的有效發(fā)揮，高校應(yīng)當(dāng)緊扣教學(xué)管理具體需求，為優(yōu)化教學(xué)管理提供可靠保障；

（2）確保教學(xué)檔案服務(wù)作用的有效發(fā)揮，高校應(yīng)當(dāng)把握高校本科中心工作，注重對(duì)經(jīng)驗(yàn)教學(xué)的總結(jié)分析，為教學(xué)管理管理提供高水平的服務(wù)；

（3）確保教學(xué)檔案反饋?zhàn)饔玫挠行Оl(fā)揮，高校應(yīng)當(dāng)依托教學(xué)檔案推進(jìn)教師與學(xué)生相互間的互動(dòng)交流，促進(jìn)提高教學(xué)質(zhì)量、效率；

（4）確保教學(xué)檔案評(píng)估作用的有效發(fā)揮，高校應(yīng)當(dāng)提供準(zhǔn)確的教學(xué)計(jì)劃、課程安排、學(xué)生成績(jī)、教學(xué)情況等教學(xué)資料，開展定性定量的研究分析，為相關(guān)人員對(duì)高校各項(xiàng)工作開展客觀評(píng)價(jià)提供有力依據(jù)；

（5）確保教學(xué)檔案社會(huì)經(jīng)濟(jì)作用的有效發(fā)揮，教學(xué)檔案在一個(gè)國(guó)家的社會(huì)、文化發(fā)展中可起到至關(guān)重要的作用，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案的社會(huì)化開發(fā)利用，推動(dòng)高校教學(xué)檔案管理工作逐步走向社會(huì)、奉獻(xiàn)社會(huì)。[3]

為進(jìn)一步提高教學(xué)檔案利用的深度、廣度，高校教學(xué)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極參與到教學(xué)管理活動(dòng)中，強(qiáng)化調(diào)研研究，推進(jìn)各式各樣教學(xué)檔案的編研，對(duì)教學(xué)檔案開展全面加工整合，提高教學(xué)檔案的利用價(jià)值。另外，基于管理制度許可范圍，高校教學(xué)檔案應(yīng)依照規(guī)定向全校、社會(huì)開放，在合法的前提下，盡可能提高教學(xué)檔案開發(fā)水平，進(jìn)一步提高教學(xué)檔案的有效利用率。

（三）推進(jìn)教學(xué)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

高校應(yīng)當(dāng)依據(jù)我國(guó)教育部門相關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身實(shí)際情況，建立本科教學(xué)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)流程，推進(jìn)教學(xué)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。應(yīng)當(dāng)構(gòu)建科學(xué)完備的教學(xué)檔案管理制度，形成一套科學(xué)適用的標(biāo)準(zhǔn)、制度、流程。首先，推進(jìn)高校教學(xué)檔案信息化管理相關(guān)制度的制定、落實(shí)。有效確定教學(xué)檔案格式、數(shù)據(jù)分析等原則要求，推進(jìn)教學(xué)資料歸納等相關(guān)制度與崗位責(zé)任制度的有效相融，并納入為績(jī)效考核的重要標(biāo)準(zhǔn)。其次，開展好對(duì)教學(xué)檔電子信息數(shù)據(jù)的分類管理工作，諸如課程建設(shè)類檔案、學(xué)籍管理類檔案、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)類檔案、師資力量建設(shè)類檔案等。[4]加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)信息技術(shù)的有效應(yīng)用，確保教學(xué)檔案信息的準(zhǔn)確性，推動(dòng)教學(xué)檔案采集工作不斷趨向于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。另外，構(gòu)建傳統(tǒng)紙質(zhì)文件與電子文件同步運(yùn)行的教學(xué)檔案管理制度，真正意義上提高教學(xué)檔案管理的信息化水平。

（四）推進(jìn)教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)開發(fā)、建設(shè)

對(duì)于本科專業(yè)評(píng)估工作而言，通常要涉及諸多指標(biāo)，倘若想配合評(píng)估工作，就務(wù)必要從長(zhǎng)期以來的教學(xué)檔案、一系列資料著手，找到對(duì)應(yīng)需求的資料，這顯然是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，且表現(xiàn)出工作效率偏低的問題。[5]針對(duì)該種情況，高校應(yīng)當(dāng)構(gòu)建健全教學(xué)檔案管理機(jī)制，完善教學(xué)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，并逐一構(gòu)建配套的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，致力于開發(fā)與教學(xué)工作需求相符的高校教學(xué)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。其間，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實(shí)際情況，在開發(fā)教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)時(shí)，依據(jù)相應(yīng)要求，將各項(xiàng)教學(xué)檔案資料傳輸進(jìn)數(shù)據(jù)庫中，并引入先進(jìn)信息技術(shù)，對(duì)教學(xué)檔案管理狀況予以詳細(xì)記錄，實(shí)時(shí)掌握教學(xué)檔案運(yùn)行狀況，保證教學(xué)檔案的全面性、準(zhǔn)確性，為評(píng)估人員提供可靠的評(píng)估依據(jù)。就好比，近年來我國(guó)一些高校便相繼構(gòu)建了涵蓋全校一系列教學(xué)資源、實(shí)現(xiàn)各部門信息共享的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，一方面為教學(xué)評(píng)估工作創(chuàng)造了極大便利，一方面推動(dòng)了教學(xué)檔案管理的信息化發(fā)展。[6]除此之外，高校還應(yīng)當(dāng)在教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上，開展“文檔一體化”管理，進(jìn)而構(gòu)建起適用的教學(xué)檔案共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。

（五）加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

高校教學(xué)檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，并且各個(gè)環(huán)節(jié)管理要求尤為細(xì)致，所以，對(duì)于高校教學(xué)檔案管理應(yīng)當(dāng)配備專門的管理人員。對(duì)高校日常的教學(xué)檔案進(jìn)行及時(shí)采集，并對(duì)采集的教學(xué)檔案依據(jù)不同的種類予以整理、歸檔，由此對(duì)教學(xué)檔案管理人員綜合素質(zhì)提出了較為嚴(yán)苛的要求。針對(duì)該種情況，高校在設(shè)置專門教學(xué)檔案管理人員的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)對(duì)他們的業(yè)務(wù)知識(shí)開展專業(yè)培訓(xùn)，并加大監(jiān)督管理力度，以提升教學(xué)檔案管理人員的管理水平，確保教學(xué)檔案管理隊(duì)伍與教學(xué)檔案管理工作的有效適應(yīng)。除此之外，教學(xué)檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，以不斷提升自身的教學(xué)檔案管理水平，對(duì)教學(xué)檔案各個(gè)環(huán)節(jié)具備從容的應(yīng)對(duì)能力，特別是注重對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的學(xué)習(xí)掌握，依托電子管理系統(tǒng)，確保教學(xué)檔案管理工作的順利開展。

五、結(jié)語

總而言之，本科專業(yè)評(píng)估可為高校構(gòu)建科學(xué)完備的教學(xué)檔案管理體系提供一個(gè)可靠的契機(jī)，依托本科專業(yè)評(píng)估，高校教職人員可明確教學(xué)檔案的重要性，明確教學(xué)檔案管理對(duì)高校教學(xué)工作可起到有效的推動(dòng)作用。因而，高校相關(guān)人員務(wù)必要不斷鉆研研究、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高對(duì)教學(xué)檔案內(nèi)涵特征的有效認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案管理中存在主要問題的深入分析，做好管理，提高教學(xué)檔案管理意識(shí)；提高教學(xué)檔案的有效利用率；推進(jìn)教學(xué)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；推進(jìn)教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)開發(fā)、建設(shè)；加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)”等，積極促進(jìn)高校教學(xué)檔案管理工作的順利開展。

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責(zé)任編輯：劉健