醫(yī)院OA工作流的設(shè)計與應(yīng)用

張鵬

摘 要：目的 通過介紹OA系統(tǒng)的工作流的原理、表單和流程設(shè)計、流轉(zhuǎn)、查詢、監(jiān)控、超時統(tǒng)計分析、工作委托等主要功能，分析了醫(yī)院工作流程標(biāo)準(zhǔn)化的需求，結(jié)果使醫(yī)院實行工作流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，增加了管理工作的公正性與公開性，提高流程運轉(zhuǎn)效率，為主管部門領(lǐng)導(dǎo)管理和決策提供依據(jù)。

關(guān)鍵詞：人體解剖學(xué)；信息化；教學(xué)模式改革

中圖分類號：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B DOI：10.3969/j.issn.1006-1959.2018.12.000

文章編號：1006-1959（2018）012-0000-02

Abstract：Objective To introduce the main functions of workflow principle，form and flow design，flow transfer，query，monitoring，time-out statistical analysis，and work entrustment of OA system，analyze the requirements of hospital work flow standardization，and make the hospital implement the work flow standardization and standardization.The management has increased the fairness and openness of management work，improved the efficiency of process operations，and provided the basis for the management and decision-making of the competent department leaders.

Key words：Human anatomy；Informatization；Teaching model reform

隨著醫(yī)院管理信息化建設(shè)不斷加快，OA辦公系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化辦公已深入人心，而工作流系統(tǒng)正是OA系統(tǒng)的核心模塊。通過設(shè)計表單、流程來規(guī)范工作流程管理、提高工作的執(zhí)行效率和準(zhǔn)確度、使醫(yī)院運營更加有效、規(guī)范[1]。本院OA辦公系統(tǒng)基本框架見圖1。

1 工作流的原理

工作流就是把相同類型的工作文檔、信息或任務(wù)化解拆分為多個步驟，由多人來一起協(xié)同來完成。比如：固定資產(chǎn)報廢須填寫報廢單，經(jīng)審計、固定資產(chǎn)小組、主管領(lǐng)導(dǎo)等人員逐級審批，填寫申請單和相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批辦理的這些環(huán)節(jié)就是流程步驟，在之間進(jìn)行傳遞與執(zhí)行的過程就是工作流[2]。

2 工作流程需求分析

自O(shè)A辦公系統(tǒng)正式實施后，經(jīng)過全院訪談概略了解醫(yī)院的實際組織結(jié)構(gòu)和各崗位分工協(xié)作情況。重點調(diào)研對?？圃L談，摸底目前科室的實際工作清單和大致流程。通過WORD和VISIO對工作表單和流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化描述、記錄。到溝通驗收請科室負(fù)責(zé)人對標(biāo)準(zhǔn)化描述的流程表單與實際情況進(jìn)行比較、修改、確認(rèn)。并在此過程中通過培訓(xùn)使其掌握對工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化描述的技能。軟件錄入--將標(biāo)準(zhǔn)化流程和表單通過OA軟件系統(tǒng)進(jìn)行編譯和錄入。在此過程中，為重點科室培訓(xùn)“能獨立進(jìn)行表單設(shè)計、流程設(shè)計、軟件錄入、操作培訓(xùn)”的重點人才[3]。

3 工作流設(shè)計

工作流設(shè)計主要分為表單設(shè)計和流程設(shè)計兩部分，OA系統(tǒng)中提供了表單控件及子流程、流程權(quán)限設(shè)置等方面組成。

3.1表單設(shè)計 登陸OA→進(jìn)入系統(tǒng)管理→工作流程設(shè)置→首先在所屬部門下建立表單分類。表單設(shè)計格式可以用Front Page、Dream Tongda等網(wǎng)頁設(shè)計軟件或Word設(shè)計，設(shè)計好后復(fù)制、粘貼到OA的“表單智能設(shè)計器”中，再添加表單編號、日期、控件就可以通過“表單”來實現(xiàn)與工作有關(guān)的數(shù)據(jù)，“表單”是數(shù)據(jù)的載體，相當(dāng)于日常使用的工作單、申請單等各類紙制或WORD表單。

3.2流程設(shè)計 在工作流模塊中，一切的工作過程都需要用“流程”的定義來展現(xiàn)，流程分為固定流程和自由流程兩種，固定流程由固定步驟組成，可以由管理員事先定義好，自由流程無需定義步驟。每個步驟都需要設(shè)定基本屬性、經(jīng)辦權(quán)限、可寫字段、保密字段主辦人、經(jīng)辦人、下一步驟、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出條件等信息，當(dāng)類似流程也可以用克隆來復(fù)制上一步驟設(shè)置，提高工作效率。

3.3工作流使用 進(jìn)入工作流→新建工作，選擇所在科室目錄下的流程即可新建。如果在流程設(shè)計時經(jīng)辦權(quán)限沒有該用戶，則該用戶在新建界面下將無法看見這個流程。

3.4工作流程流轉(zhuǎn) 工作流的辦理主要是從流程發(fā)起、接收流程直至流程轉(zhuǎn)交結(jié)束，接收流程后點擊主辦即可對流程進(jìn)行處理。在接收流程表單中填寫相關(guān)信息后，將流程轉(zhuǎn)交下一主辦人員進(jìn)行辦理。圖2設(shè)計流程為：申請人收文填寫申請單→院辦主任擬辦意見→院領(lǐng)導(dǎo)批示→院辦主任審閱→申請人按批示轉(zhuǎn)發(fā)文件或并發(fā)文件會簽，最后文件辦結(jié)歸檔。

3.5流程查詢 通過工作流→工作查詢選擇流程名稱、范圍、狀態(tài)、流水號等功能查詢流程流轉(zhuǎn)到哪一步驟，是否有新的批示，甚至可以根據(jù)自定義的表單內(nèi)的各個自段內(nèi)容進(jìn)行查詢，也可以導(dǎo)出Excel文件進(jìn)行分析。

3.6流程監(jiān)控 通過對工作流的監(jiān)控，執(zhí)行中的工作流程和已完成的流轉(zhuǎn)工作，任何流程都可以指定監(jiān)控人員，監(jiān)控人員可隨時轉(zhuǎn)交下步或終止流程（自由流程）具有強(qiáng)制轉(zhuǎn)交下一步、刪除當(dāng)前流程、強(qiáng)制委托和進(jìn)行超時流程催辦的權(quán)限。監(jiān)控人員和查詢?nèi)藛T都可以查詢該流程全部工作，可以形成數(shù)據(jù)報表、超時統(tǒng)計分析、流程日志查詢、工作委托、工作銷毀。

3.7超時統(tǒng)計分析 可以根據(jù)流程步驟設(shè)計辦理時限統(tǒng)計流程超時以及超時的具體時間，并可以統(tǒng)計結(jié)果進(jìn)行分析，納入員工績效管理。

3.8工作委托 如果因為有事或外出無法辦理流程，流程審批人可以利用工作流委托規(guī)則將需要委托的流程提前委托，并設(shè)定好委托工作期限。設(shè)置完成后在有效時間內(nèi)，需要經(jīng)委托人審批的指定工作流程的工作會自動交給被委托人辦理。

4 應(yīng)用效果

4.1規(guī)范流程管理 利用OA系統(tǒng)工作流模塊可以便捷的設(shè)計、新建、修改行政公文流轉(zhuǎn)、人事管理、物資藥品申請與采購、財務(wù)結(jié)賬保修等辦公流程，流程設(shè)計完成后，有一個固定的流轉(zhuǎn)順序，減少了人與人互相之間的接觸，避免了各種人情關(guān)系的不規(guī)范操作，增加了管理工作的公正性與公開性[4，5]。

4.2提高運轉(zhuǎn)效率 流程發(fā)起人可以方便地查詢流程經(jīng)辦人接收時間、辦理時間、辦理意見等狀態(tài)，流程設(shè)計人員設(shè)置每個步驟流程時限后，系統(tǒng)可以短信提醒超時限未接收流程或未辦理完畢流程的主辦人員，避免因工作延誤或拖沓等人為因素造成工作效率低下，節(jié)省工作流轉(zhuǎn)時間、提高了工作效率。

4.3為主管部門領(lǐng)導(dǎo)管理和決策提供依據(jù) 在OA系統(tǒng)通過工作流查詢與監(jiān)控，可以根據(jù)權(quán)限查詢下屬員工的信息；了解到每個員工一段時間內(nèi)的工作流完成情況和辦理時間，為科室主管對科內(nèi)工作的的掌控和監(jiān)控提供決策支持。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉盛.OA 系統(tǒng)在現(xiàn)代制造企業(yè)的應(yīng)用研究[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2012，31（11）：35.

[2]袁東鋒，袁海泉.平煤集團(tuán)辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用[J].煤炭技術(shù)，2013，32（6）：269.

[3]蘇玉成，蔣昆，黃陸光，等.西京醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)[J].中國醫(yī)療設(shè)備，2014，29（2）：104-105.

[4]管震.淺議辦公自動化的系統(tǒng)設(shè)計和實現(xiàn)[J].電子商務(wù)于電子政務(wù)，2013，9（11）：2747-2748.

[5]周強(qiáng)，范紅艷.基于.NET技術(shù)的協(xié)同OA系統(tǒng)在醫(yī)院的應(yīng)用[J].中國醫(yī)療設(shè)備，2014，29（1）：104-105.

收稿日期：2017-10-9；修回日期：2017-10-25

編輯/錢洪飛