如何做好電力企業(yè)建設(shè)項目檔案管理工作研究

莫瓊英

摘要：檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工作，電力企業(yè)的建設(shè)項目檔案管理工作的系統(tǒng)性更強，而對于整個建設(shè)項目而言，做好檔案管理工作對于整個工程項目工作而言是重中之重，對此，文章從五個方面對如何做好電力企業(yè)建設(shè)項目檔案管理工作展開了研究。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；建設(shè)項目；檔案管理工作；研究

在社會經(jīng)濟的不斷進步下，推進了電力體制改革深化的步伐，使得企業(yè)結(jié)構(gòu)也在不斷進行調(diào)整，同時在科學技術(shù)快速發(fā)展的支持下，電力企業(yè)實現(xiàn)了項目工程建設(shè)項目管理的科學化管理模式，但是，在無形之中也增加了安全隱患出現(xiàn)的幾率。因此，如何做好電力企業(yè)建設(shè)項目檔案管理的高效性以及高質(zhì)量，已經(jīng)成為該領(lǐng)域的重要問題。

一、將合同作為電力企業(yè)建設(shè)項目檔案管理強化的手段

在工程建設(shè)過程中建設(shè)單位與施工單位都需要工程合同的約束，通過合同條款的約束力使兩個單位都能履行相應(yīng)的權(quán)利與職責，這也是保證施工單位能夠嚴格依照條例要求來完美完成項目檔案管理工作的有效措施。在電力企業(yè)建設(shè)項目開始啟動之前，便應(yīng)該制訂相關(guān)的約束制度，每一個部門都應(yīng)該簽署建設(shè)項目工程的合同，并在合同中必須將檔案所有要求進行明確，同時在鑒定合同的過程中，應(yīng)該針對檔案要求條款來增加相應(yīng)的檔案審核部門，促使項目檔案在管理過程中可以有法可依、有章可循。

二、加強電力企業(yè)建設(shè)項目檔案的前期控制力度

項目工程在建設(shè)前期便會擬定相應(yīng)的文件，這個前期文件在工程建設(shè)中是關(guān)鍵性材料，前期文件的內(nèi)容包括立項、審批、招標、投標、勘察、設(shè)計還有工程準備中的材料等。為能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，在項目立項的階段便應(yīng)該同步進行檔案工作的開展，在管理的目標、思路、機構(gòu)以及規(guī)章制度等各個方面都要提出相關(guān)建議，將項目檔案的目的與效果進行明確化。在建設(shè)項目進入到施工階段后，各個承建單位都應(yīng)該對合同條款相關(guān)的要求進行學習，對于項目檔案中的各項指標進行明確，施工單位應(yīng)該了解各個工期階段中檔案管理相關(guān)工作重要職責與內(nèi)容。

三、建立現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)管理體系

建設(shè)單位應(yīng)該結(jié)合檔案管理的實際情況，建設(shè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化體系，關(guān)于檔案所有的負責人以及技術(shù)人員要對建設(shè)的全過程進行跟蹤化管理?？偝邪┕挝灰勒諏ο聦俜职┕挝缓炇鸬墓こ毯贤?，對工程竣工的檔案進行收集、匯總以及移交等工作，以保證相關(guān)竣工檔案的真實性與時效性，并針對分包單位的檔案管理工作進行嚴格的監(jiān)督與實時指導。以保證每一個承包單位都能夠嚴格執(zhí)行相關(guān)工程合同、工程協(xié)議的規(guī)定以及國家與行業(yè)在相關(guān)領(lǐng)域的規(guī)定以及要求，并結(jié)合建設(shè)任務(wù)的具體情況設(shè)置合理的檔案管理機構(gòu)以及專業(yè)的檔案人員。與此同時，在建設(shè)單位設(shè)立自身內(nèi)部文件網(wǎng)絡(luò)管理體系，并結(jié)合實際情況建立責任體制與各項檔案管理工作的流程。

四、加強電力企業(yè)建設(shè)項目施工階段的檔案管理指導

在電力企業(yè)建設(shè)項目的施工階段所面臨的檔案管理工作更加繁重，因此，工程檔案必須要落實專項的檢查工作制度，對施工單位中各個環(huán)節(jié)的工程檔案進行及時的跟蹤，并全面的進行收集與整理。同時，還應(yīng)該對重點工程檔案進行嚴格的審核，充分發(fā)揮其檢查的作用，并結(jié)合施工單位在檔案收集、整理、歸檔的實際情況進行相應(yīng)的監(jiān)督以及指導。工程相關(guān)的監(jiān)理單位應(yīng)該認真的、負責任地對施工單位所提供的工程資料進行審核以及檢查，一旦發(fā)現(xiàn)所呈檔案出現(xiàn)質(zhì)量問題，必須要及時的將其退回給施工單位進行重新整改，必須保證工程檔案在質(zhì)量上滿足歸檔的要求時才能進行簽章。

五、完善電力企業(yè)建設(shè)項目竣工階段的檔案驗收

電力企業(yè)建設(shè)項目的竣工驗收階段是企業(yè)工程建設(shè)的最后階段，這時國家的行政主管部門應(yīng)該進行投資效果方面的檢驗，并要全面的檢查，包括建設(shè)項目的施工工程的實物驗收以及相關(guān)內(nèi)容的檔案驗收。但是，一般大型的建設(shè)項目在規(guī)模上是非常浩大的，并且施工的周期也非常長，包含了很多的單項以及單位工程，在施工的全過程中，大多都是前一批的單位工程為下一批的單位工程做好相應(yīng)的準備。所以，在進行項目竣工驗收的過程中，應(yīng)該將其分別進行驗收。只有將每一個單位工程的檔案驗收工作做好，才能使整個的項目檔案驗收工作保質(zhì)保量的完成。在單位工程的檔案部門中工作的重點內(nèi)容便是對項目檔案的驗收，而對其展開的預驗收，在項目檔案的整體控制是工作中的關(guān)鍵。特別要嚴格的對各個分包單位所提供的竣工資料進行審查，其中竣工圖與總圖的一致性是檢查的重點內(nèi)容，對其標識的統(tǒng)一性，各項之間的銜接性都要嚴格審查。一旦出現(xiàn)工程檔案不符合要求的情況，那么檔案部門有權(quán)對單項或者單位工程拒絕進行竣工驗收工作，而單位工程中的文件立卷和歸檔，必須要通過總承包的單位來負責相應(yīng)檢查與匯總的工作。必須要注意工程單位的竣工檔案只有驗收通過之后，才可以進行下一步的竣工決算工作。

六、結(jié)束語

綜上所述，在電力企業(yè)建設(shè)項目中，檔案管理工作是非常重要的工作，在其中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，應(yīng)該將其歸納到整個工程項目簽訂的工程合同當中，并在建設(shè)單位與每一個承建單位一起努力的情況下，相互之間進行良好的配合，每一層都要認真負責，把好每一關(guān)，這樣才能保證工程竣工檔案管理工作完成的高質(zhì)量。