簡析現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善

李磊

摘要：隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)面臨的競爭壓力越來越大，因此必須不斷強(qiáng)化自身的發(fā)展能力?；诖?，本文就現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善進(jìn)行研究，首先就現(xiàn)階段現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作存在的管理制度不健全、管理手段不高效、管理思想不先進(jìn)等問題進(jìn)行分析，然后結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，提出一些具有針對性的解決策略，以此增強(qiáng)辦公室管理能力。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；辦公室管理；優(yōu)化策略

辦公室是現(xiàn)代企業(yè)的重要促成部分，其管理水平的高低對企業(yè)發(fā)展具有直接影響。辦公室主要為企業(yè)采集整合各項(xiàng)信息，幫助企業(yè)做出正確決策，同時(shí)溝通協(xié)調(diào)各部門之間的工作，加強(qiáng)部門員工相互之間的聯(lián)系，從而增強(qiáng)企業(yè)凝聚力，使各項(xiàng)工作的效率和質(zhì)量得到提升。當(dāng)前很多企業(yè)對辦公室管理工作的重要性還缺乏必要認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致企業(yè)可持續(xù)發(fā)展受到制約，因此探究這一課題是非常必要的。

一、當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作存在的問題

（一）缺乏規(guī)范的管理制度

在市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，現(xiàn)代企業(yè)面臨的競爭壓力越來越大，為此企業(yè)必須秉承“打鐵還需自身硬”的理念和原則，切實(shí)增強(qiáng)自身的競爭實(shí)力，從而提高企業(yè)效益。辦公室作為輔助企業(yè)決策的重要機(jī)構(gòu)，必須切實(shí)發(fā)揮自身作用。但是部分企業(yè)辦公室管理沒有針對現(xiàn)實(shí)情況制定科學(xué)完善的管理制度，仍然沿用傳統(tǒng)的決策制度，導(dǎo)致很多問題無法得到有效解決，從而制約企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

（二）缺乏高效的管理能力

辦公室的主要作用是為企業(yè)提供科學(xué)的決策依據(jù)，同時(shí)協(xié)調(diào)各部門工作，確保整個(gè)組織結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定有序運(yùn)轉(zhuǎn)。在市場經(jīng)濟(jì)體制下，辦公室管理面對的工作內(nèi)容相當(dāng)龐雜，因此需要管理人員具備較高的專業(yè)素質(zhì)和管理能力，從而使各項(xiàng)問題得到妥善處理，但是從實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，很多辦公室管理人員的能力和素質(zhì)普遍較低，往往不具備全局觀念，無法使各項(xiàng)工作得到有效落實(shí)，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展受到不利影響。

（三）缺乏先進(jìn)的管理思想

現(xiàn)代企業(yè)要獲得可持續(xù)發(fā)展，在激烈的市場競爭中占據(jù)一席之地，辦公室管理就必須具備與時(shí)俱進(jìn)的管理理念，對市場的發(fā)展變化較高的敏銳性，能夠結(jié)合自身發(fā)展情況對管理手段和管理內(nèi)容作出有效調(diào)整，從而提高管理的效率和水平。但是很多企業(yè)的辦公室管理都缺乏先進(jìn)的管理思想，管理人員墨守成規(guī)的現(xiàn)象比比皆是，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展缺乏活力[1]。

二、優(yōu)化完善現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的有效策略

（一）切實(shí)增強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)

為了推動(dòng)現(xiàn)代企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展，必須切實(shí)增強(qiáng)辦公室管理人員的綜合素質(zhì)，確保管理人員具備必要的專業(yè)知識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)，能夠有效應(yīng)對各項(xiàng)挑戰(zhàn)，切實(shí)解決各項(xiàng)問題，從而使各項(xiàng)管理任務(wù)得到圓滿完成，使企業(yè)的發(fā)展效率和質(zhì)量得到提升?，F(xiàn)代企業(yè)應(yīng)該充分重視辦公室管理機(jī)構(gòu)的作用，嚴(yán)格把好辦公室機(jī)構(gòu)的人員準(zhǔn)入關(guān)卡，同時(shí)加強(qiáng)對內(nèi)部管理人員的培訓(xùn)。例如某企業(yè)制定健全的辦公室人員聘用標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行該標(biāo)準(zhǔn)聘用人才，從而組織構(gòu)建一支高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，同時(shí)，該企業(yè)通過理論教學(xué)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)等手段，切實(shí)增強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)。

（二）建立科學(xué)完善的內(nèi)部管理制度

科學(xué)健全的內(nèi)部管理制度能夠使辦公室管理工作得到協(xié)調(diào)有序開展，同時(shí)提高辦公室管理的效率和質(zhì)量，為企業(yè)發(fā)展提供更加科學(xué)有效的輔助。因此現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理必須緊密結(jié)合市場環(huán)境和內(nèi)部發(fā)展需求，制定出切實(shí)可行的規(guī)章制度，從而使各項(xiàng)工作的開展有章可循、有法可依。例如某企業(yè)結(jié)合自身發(fā)展情況制定責(zé)任制度、考核制度和激勵(lì)制度，著重對辦公室管理的工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致劃分，使每個(gè)管理人員明確業(yè)務(wù)流程和工作職責(zé)，并且對目標(biāo)考核和結(jié)果考核優(yōu)秀的管理人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，以此達(dá)到激勵(lì)效果，增強(qiáng)辦公室人員的工作積極性，提高該機(jī)構(gòu)的管理水平。

（三）樹立以人為本的先進(jìn)管理理念

辦公室管理本質(zhì)上是對人的管理，工作人員在實(shí)施期間必須與上下級、各部門員工之間構(gòu)建穩(wěn)定的溝通橋梁，從而協(xié)調(diào)各方工作，有效采集信息，提高企業(yè)的工作效率。為此辦公室管理應(yīng)該樹立以人文本的理念，將員工置于管理工作的主體地位，切實(shí)發(fā)揮員工的主觀能動(dòng)性，使員工的意見和建議得到充分的反饋，從而幫助員工的管理水平得到相應(yīng)的提升。另外，辦公室管理要在嚴(yán)明制度的前提下綜合發(fā)揮柔性管理的作用，注重與員工進(jìn)行情感交流，切實(shí)解決員工在生活或者工作上的難題，以此增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的凝聚力。

（四）創(chuàng)新應(yīng)用合理有效的管理方法

在具備先進(jìn)管理理念的基礎(chǔ)上，辦公室管理工作還應(yīng)該對傳統(tǒng)的管理手段進(jìn)行創(chuàng)新，從而提高管理效率和質(zhì)量。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中逐漸顯示出重要地位，因此辦公室管理應(yīng)該創(chuàng)新應(yīng)用先進(jìn)的信息管理技術(shù)，使龐雜的管理內(nèi)容變得更加有序。例如某企業(yè)著重對大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用，通過構(gòu)建辦公室管理信息數(shù)據(jù)庫的方式，將各項(xiàng)工作信息分類錄入管理系統(tǒng)中，并生成各項(xiàng)數(shù)據(jù)分析圖表，以此為企業(yè)提供更加科學(xué)可靠的決策依據(jù)[2]。

三、結(jié)論

綜上所述，針對現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的探究是非常必要的?，F(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展必須綜合考慮內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境的雙重因素，從而在市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢地位。辦公室管理作為現(xiàn)代企業(yè)重要內(nèi)容，必須切實(shí)增強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)、建立科學(xué)完善的內(nèi)部管理制度、樹立以人為本的先進(jìn)管理理念、創(chuàng)新應(yīng)用合理有效的管理方法，從而促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。希望本文能夠?yàn)檠芯窟@一課題的相關(guān)人員提供參考。

參考文獻(xiàn)：

[1]李燕.試析現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017 （20）：13-14.

[2]譚淑云.現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善分析[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2017 （06）：5-6.