加強(qiáng)水利檔案規(guī)范化管理的探索

陳元霞

摘要：隨著我國(guó)在經(jīng)濟(jì)、工業(yè)發(fā)展的進(jìn)步，我國(guó)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)特別是水利工程建設(shè)取得了令人驚喜的成就。在水利工程的建設(shè)和管理工作中，檔案管理能否規(guī)范化是衡量水利工程施工質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)之一。規(guī)范化管理水利檔案，減少檔案記錄的錯(cuò)誤率，本文以此為寫作目的，主要論述了水利檔案在規(guī)范化管理方面存在的問題及解決措施。

關(guān)鍵詞：水利檔案；規(guī)范化管理；水利工程

水利檔案是記錄整個(gè)水利活動(dòng)的歷史記錄，它是在水利工程建設(shè)中形成并保存歸檔的文件[1]。由于水利工程是國(guó)家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要組成部分，因此，做好水利檔案的規(guī)范化管理至關(guān)重要。下文就規(guī)范水利檔案管理的意義、存在的問題和規(guī)范水利檔案管理的舉措進(jìn)行討論。

一、規(guī)范水利檔案管理的意義

水利檔案存在的意義在于對(duì)水利工程建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)的具體實(shí)施情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，方便以后對(duì)當(dāng)時(shí)水利工程建設(shè)情況的再查詢，因此，規(guī)范化的檔案管理工作對(duì)于水利建設(shè)是相當(dāng)重要的。除此之外，水利檔案還是了解當(dāng)?shù)厮牡刭|(zhì)情況的重要途徑。從某種程度上我們可以說，水利檔案既記錄了從前，又會(huì)為將來的建設(shè)提供價(jià)值。

然而，世界并非統(tǒng)一不變的，隨時(shí)變化的物質(zhì)世界決定了水利檔案具有一定的滯后性，因此，水利檔案并不能作為工程建設(shè)的指導(dǎo)原則，而是要將其作為水利工程建設(shè)的參考方法[2]。

二、規(guī)范水利檔案管理存在的問題

（一）不重視水利檔案管理工作

一直以來，我國(guó)各部門對(duì)檔案管理工作都不夠重視，在水利部門也是這樣。由于管理人員對(duì)水利檔案的不重視，也必然導(dǎo)致基層員工不重視檔案管理工作。信息技術(shù)在全球的快速發(fā)展，水利檔案管理需要更為全面、深入，以往人們所認(rèn)為的檔案管理不重要的思想已經(jīng)落后于時(shí)代的潮流。

（二）檔案管理人員素質(zhì)低下

由于人們普遍對(duì)規(guī)范管理檔案的重視程度不高，在一些水利單位，負(fù)責(zé)管理水利檔案的工作人員往往由臨退休員工和員工家屬擔(dān)任，在檔案管理和水利工程方面專業(yè)性不足，無法做到規(guī)范管理。此外，有一些水利單位的檔案管理部門，還使用人工整理信息的辦法或陳舊的檔案管理系統(tǒng)處理檔案工作，在這種情況下，各種檔案錯(cuò)誤時(shí)有發(fā)生，為檔案管理帶來了諸多困難。

（三）水利檔案管理不完善

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，主要包含分類管理、歸檔管理和保管期管理三個(gè)方面的內(nèi)容。然而，在實(shí)際的檔案管理工作中，許多水利檔案管理部門并不能完全做到以上三個(gè)流程。另一方面，水利部門普遍缺乏一套行之有效的水利檔案管理制度，無章可依的工作狀態(tài)必然會(huì)引起工程建設(shè)中的種種問題，而且往往無據(jù)可查，影響整個(gè)水利工程進(jìn)度。

（四）管理經(jīng)費(fèi)不足

由于對(duì)水利檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，各級(jí)水利單位重視工程建設(shè)、輕視檔案管理的現(xiàn)象比比皆是，因此，水利檔案管理經(jīng)費(fèi)經(jīng)常被削減，甚至整個(gè)水利部門的經(jīng)費(fèi)預(yù)算都不把檔案管理包含在內(nèi)。

三、規(guī)范水利檔案管理的舉措

（一）轉(zhuǎn)變水利檔案管理觀念

在管理觀念上，水利檔案管理人員要將檔案管理工作放在和其他工作一樣重要的位置，特別是在我國(guó)水利事業(yè)飛速發(fā)展并取得突出成就的背景下，系統(tǒng)、完善的檔案管理就顯得更加重要了[3]。一方面，可以對(duì)有較高歷史價(jià)值和研究?jī)r(jià)值的水利檔案重新進(jìn)行整理、鑒定，發(fā)掘出對(duì)現(xiàn)今水利工作有借鑒價(jià)值的信息；另一方面，在充分利用科技的基礎(chǔ)上，可將水利檔案資料輸入電腦，建立水利檔案資源信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的分類、整理工作，全面統(tǒng)籌水利建設(shè)，促進(jìn)灌區(qū)、泵站的水利信息化建設(shè)。

（二）提高水利檔案人員管理水平

水利單位的檔案管理部門作為國(guó)家部門，其工作人員除了要滿足保密、忠誠(chéng)的要求外，還要在檔案管理水平和水利知識(shí)上有所提高。本單位可通過在職培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)，以及邀請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的水利檔案管理員來指導(dǎo)工作，加強(qiáng)他們工作的專業(yè)性和服務(wù)意識(shí)、責(zé)任感。

（三）制定水利檔案管理制度

完善水利檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，使檔案管理工作有法可依。例如，可以建立檔案借閱制度，特別是在當(dāng)今推行檔案信息管理的背景下，可以對(duì)所有借閱檔案人員的所屬部門、借閱時(shí)間等進(jìn)行登記。此外，出于過去對(duì)水利檔案松散管理的考慮，要加強(qiáng)對(duì)水利檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)，改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，分工、細(xì)化每位檔案管理人員的責(zé)任。

（四）加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督

一方面，水利檔案管理要在相關(guān)監(jiān)督部門或人員的指導(dǎo)、監(jiān)督下進(jìn)行工作。另一方面，要按照國(guó)家對(duì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，認(rèn)真應(yīng)對(duì)檔案管理工作，在條件許可的情況下，可以將檔案管理任務(wù)分派至各個(gè)下屬部門，加強(qiáng)監(jiān)管，提高工作效率。

（五）加強(qiáng)數(shù)字化水利檔案管理

數(shù)字化水利檔案管理可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案歸檔、保管的有序管理，促進(jìn)水利檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。在此背景下，水利部門的檔案資源需要統(tǒng)一錄入電腦，創(chuàng)建信息管理軟件來管理所有檔案，實(shí)現(xiàn)水利檔案資源的共享。

四、結(jié)語

水利檔案是真實(shí)記錄水利工程建設(shè)的載體，水利檔案管理的好壞直接影響到人們對(duì)水利工程建設(shè)的看法，同時(shí)也有利于將有價(jià)值的水利建設(shè)經(jīng)驗(yàn)記錄留檔，以便將來對(duì)其他項(xiàng)目有所借鑒。因此，我們要在保留、整理先前水利檔案的基礎(chǔ)上，還要充分挖掘水利檔案對(duì)水利建設(shè)的借鑒價(jià)值，規(guī)范水利檔案管理，以期造福于人民。

參考文獻(xiàn)：

[1]王曉麗.加強(qiáng)水利檔案規(guī)范化管理的思考[J].檔案，2016 （11）：60-61.

[2]張雪濤.淺談水利工程檔案的規(guī)范化管理[J].價(jià)值工程，2014 （28）：163-164.

[3]譚瑜.試論水利工程檔案管理中存在的問題及完善措施[J].卷宗，2016 （7）：187.