淺談檔案管理信息化建設(shè)

宋姝威

摘要：檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展不可或缺的一項基礎(chǔ)性、支撐性工作。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)對檔案工作的影響也將更加深刻。本文從檔案信息化建設(shè)的重要意義、當前檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題以及如何加快檔案管理信息化建設(shè)三個方面闡述了檔案管理信息化建設(shè)將成為檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；技術(shù)規(guī)范；知識結(jié)構(gòu)

檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)。檔案信息化建設(shè)作為國家信息化建設(shè)的重要組成部分，是以計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，以服務(wù)于全社會為宗旨而開展的一項涉及多學(xué)科知識交叉應(yīng)用的新型工作模式，其核心和目標是發(fā)展檔案業(yè)務(wù)，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘檔案的社會價值。

一、檔案信息化建設(shè)的重要意義

（一）檔案管理信息化是提高檔案管理工作水平的有效途徑

隨著現(xiàn)代信息化水平的不斷提高，檔案管理工作也在發(fā)生著深刻的變化，在這種情況下，我們?nèi)绻荒軠蚀_認識檔案管理信息化建設(shè)的重要性和緊迫性，將造成檔案管理工作的被動局面，無法滿足廣大人民群眾對檔案利用的根本需要。

（二）檔案管理信息化可以帶來廣泛的社會效益

檔案工作的宗旨在于利用，直接效果取決于開發(fā)的時效和利用的廣泛程度。相比較傳統(tǒng)的檔案管理手段，信息化手段儲存的各種信息，更便于利用和開發(fā)，也就能產(chǎn)生更廣泛的社會效益。例如：傳統(tǒng)檔案管理需要人員手工收集、整編、管理，工作量大，效率低而如果實行信息化后，檔案管理更多的是體現(xiàn)在自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化，可以有效提高工作效率。

（三）檔案管理信息化可以實現(xiàn)創(chuàng)新利用服務(wù)

檔案工作的生命力在于服務(wù)，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，服務(wù)方式也隨著形勢的變化不斷創(chuàng)新。逐步建立起上門服務(wù)、電話咨詢、計算機聯(lián)網(wǎng)等利用服務(wù)體系，實現(xiàn)多途徑、多渠道、全方位主動服務(wù)。對檔案信息資源加以分類、提取、分析、加工、并進行連接與共享，從而準確、及時、簡捷、實用地滿足利用者對檔案信息的不同需求。依托現(xiàn)代化設(shè)備和手段，充分挖掘檔案信息資源，通過檔案信息的上網(wǎng)，可以向利用者提供開放的館藏檔案，提高服務(wù)的及時性。

二、檔案管理信息化建設(shè)工作中存在的主要問題

（一）缺乏統(tǒng)一的標準體系

我國的檔案計算機管理技術(shù)于上世紀80年代初起步，然而相關(guān)標準的制定工作直至90年代末才剛開始。由于我國的檔案計算機管理技術(shù)及相關(guān)標準的制定工作起步較晚，并且制定出臺的相關(guān)標準寥寥無幾，內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性、配套性，由于對工作深入開展的組織力度和后續(xù)措施不夠，導(dǎo)致信息資源分散孤立，采集數(shù)據(jù)的內(nèi)容、質(zhì)量標準各異，良莠不齊，造成了極大的人力、物力的浪費。

（二）輕視信息資源建設(shè)的現(xiàn)象依然存在

檔案信息化建設(shè)的重中之重是信息資源建設(shè)。很多單位對此有所忽視。常見一些信息化建設(shè)中資金投向幾乎全部是設(shè)備，信息資源建設(shè)投入幾乎沒有或者很少，這種重設(shè)施建設(shè)輕信息資源建設(shè)的錯誤，導(dǎo)致信息化的應(yīng)用成果不明顯。

（三）檔案隊伍結(jié)構(gòu)不合理

部分檔案管理部門，年輕同志需要較長的熟悉和適應(yīng)過程，不利于檔案工作的深入開展。有經(jīng)驗的老同志對紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門熟路，但不熟悉電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術(shù)，年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對檔案管理的基礎(chǔ)知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)知之甚少。

三、如何加快檔案管理信息化建設(shè)

（一）加快檔案信息標準規(guī)范建設(shè)

主要包括管理性標準規(guī)范、業(yè)務(wù)性標準規(guī)范和技術(shù)性標準規(guī)范。標準規(guī)范是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個重要標志，自上而下地組織對檔案信息化的標準制定為檔案信息化建設(shè)解決需要應(yīng)對和破解的難題，是勢在必行的舉措。一方面，檔案信息化建設(shè)不僅涉及技術(shù)，更是涵蓋了紛繁復(fù)雜的法制、體制、機制問題，檔案作為社會性極強的信息形式，連結(jié)著復(fù)雜的社會關(guān)系，須從政府和國家層面入手，協(xié)調(diào)和解決與之相關(guān)的問題。另一方面，與傳統(tǒng)的檔案工作相比，檔案信息化建設(shè)更加需要講求標準化和規(guī)范化，因此自上而下更加需要統(tǒng)籌規(guī)劃，以便最終達成高度的信息共享。

（二）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

做好檔案工作，必須有一支高素質(zhì)的專業(yè)化干部隊伍。業(yè)務(wù)素質(zhì)問題事關(guān)檔案信息化建設(shè)工作成敗。檔案信息化建設(shè)不僅包含數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動化和文檔一體化管理，而且是一項將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運用于文書工作和檔案管理工作的系統(tǒng)工程。這就要求檔案管理人員不僅要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識，還要需要掌握一些自然科學(xué)基礎(chǔ)理論知識、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。

（三）提高思想認識，加大設(shè)施投入力度

檔案管理部門重視和關(guān)心檔案工作，積極為檔案工作創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境，促進檔案工作的健康發(fā)展。將檔案工作列入重要議事日程，始終擺在“基本建設(shè)”位置，加大檔案工作經(jīng)費投入；檔案行政主管部門要在提高現(xiàn)代管理水平上下功夫，組織各類檔案信息化培訓(xùn)活動，更新檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和水平，提高對檔案管理工作的認識程度。將檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起檔案信息平臺，提高工作效率，提高檔案服務(wù)水平。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)是對傳統(tǒng)檔案管理工作的“提檔升級”，具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計等管理能力。它不僅僅是簡單的模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計算機硬件特性來實現(xiàn)一個具有高效率、高質(zhì)量、簡捷的合理化工作模式。因此我們應(yīng)該更新原有的檔案管理方式，使檔案信息化建設(shè)為檔案資源數(shù)據(jù)庫高度共享奠定一個良好的基礎(chǔ)。

參考文獻：

[1]常大偉.我國檔案信息化建設(shè)的歷程、特點與發(fā)展趨勢——基于1979年至2016年全國檔案局長館長會議工作報告的分析[J].浙江檔案，2018.

[2]孔祥寧.檔案信息化建設(shè)研究[J].信息記錄材料，2017.