檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題探討

牟松會

摘要：檔案信息化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，檔案信息化不僅能夠有效提高檔案管理工作的效率和質量，也能夠進一步提高檔案信息資源的利用率。但是檔案信息化灌流過程中也存在著諸多安全問題，不利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。鑒于此，本文就針對檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題進行深入分析，希望能為檔案信息化管理的深入發(fā)展提供有效參考依據。

關鍵詞：檔案；信息化管理；優(yōu)勢；安全問題

隨著我國科學技術的迅速發(fā)展，多種信息化技術被應用到檔案管理中，使傳統(tǒng)的檔案管理模式轉變到信息化管理模式，使檔案管理工作的效率和質量得到有效提高，為檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展起到了良好的促進作用。然而在檔案信息化管理過程中，檔案資料不僅面臨著保管過程和傳輸過程的安全問題，也面臨著計算機病毒和檔案真實性的威脅，極其不利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。因此，有必要對檔案信息化管理的有數及安全問題進行深入分析，從而為檔案事業(yè)的發(fā)展提供有利依據。

一、檔案信息化管理的優(yōu)勢

（一）提高檔案的檢索效率

在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案檢索需要進行卷宗翻閱才能夠找到所需資料，整個查找過程耗費大量的人力成本和時間成本，甚至在檢索過程出現(xiàn)諸多失誤問題。但是在檔案信息化管理模式下，工作人員可以利用檢索程序進行快速查找，整個檢索過程不僅高效、準確和便捷，還能夠有效避免傳統(tǒng)檢索過程中的人為失誤，使檔案檢索效率得到有效提高[1]。

（二）提高檔案資料的利用率

在科學技術的發(fā)展背景下，大多數檔案資料都是以數字化形式展示給讀者，讀者能夠隨時隨地利用計算機設備進行檔案查閱，使讀者能夠快速找到所需的檔案資料，這不僅給讀者帶來諸多便利，也使得檔案資料能夠更方便的被讀者使用，有效提高了檔案資料的利用率。同時，許多陳舊的檔案在錄入到數字化檔案庫之后，讀者利用檢索功能中的關鍵詞搜索還能夠極快找到有用的陳舊檔案，使檔案資料的利用價值得到充分發(fā)揮。

（三）提高檔案信息的傳播效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，一般檔案信息的獲取方式就是通過檔案管理部門或是郵寄、傳真等方式，這種傳統(tǒng)的檔案管理方式給檔案使用者帶來諸多阻礙，不利于檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。但是在檔案信息化管理模式下，讀者只需要利用互聯(lián)網技術進行跨地區(qū)的檔案查閱，使檔案信息的傳播效率得到有效提高。

二、檔案信息化管理的安全問題

（一）檔案的真實性及合法性

在傳統(tǒng)的檔案管理中，一般紙質檔案都需要相關領導人或單位進行簽字蓋章，對檔案的真實性及合法性可以直接進行辨別和確認[2]。但是在檔案信息化管理模式下，由于電子檔案能夠進行自由復制和修改，很難保證檔案內容的真實性及合法性。

（二）在傳輸過程的安全問題

在檔案信息化管理過程中，檔案信息的傳輸和發(fā)布比較依賴于互聯(lián)網技術，以致檔案信息在傳播過程中很容易遭到竊取，甚至是被人為篡改和網絡泄漏，嚴重威脅著檔案資料的機密性，不利于檔案資料的安全使用。

（三）在保管過程的安全問題

雖然數字化的檔案資料已經脫離了紙質檔案的安全問題，卻也帶來了其他不利于檔案保管的安全問題。比如計算機硬件損毀的情況下，檔案資料也難以保留，或是計算機軟件出現(xiàn)問題的情況下，檔案資料也很容易出現(xiàn)損壞等不利現(xiàn)象，這些都是檔案信息化管理中必須要考慮的安全問題。

（四）計算機病毒的入侵問題

在進行檔案信息化管理過程中，需要面對計算機病毒的侵入問題，一旦計算機遭到計算機病毒的侵入，檔案資料就很容易造成破壞，甚至被竊取、篡改和泄漏，且計算機病毒的徹底清除具有一定難度，對不具備計算機安全技術的檔案管理人員來說是一大難題。

三、檔案信息化管理安全問題的應對策略

（一）利用加密技術

加密技術主要包括有對稱式與非對稱式，其中對稱式的加密技術就是利用一種密鑰對檔案資料進行加密和解密，這種加密技術的使用范圍較廣。而非對稱的加密技術就是利用兩個密鑰分別對檔案資料進行加密和解密，一般其中的加密密鑰是公開性的，而解密密鑰則是保密性的，想要查閱資料就必須要輸入解密密鑰。在利用加密技術的時候，工作人員可以根據實際需求合理選擇不同的加密技術，從而有效保證檔案資料的安全性。

（二）利用網絡安全技術

為保證計算機系統(tǒng)的運行安全，避免檔案數據遭到計算機病毒的破壞，應積極利用網絡安全技術提高計算機系統(tǒng)的安全性。首先，防火墻技術是計算機系統(tǒng)安全防護的必要技術，能夠對危險信息進行檢測和訪問控制，有效避免計算機系統(tǒng)受到外部的入侵，使檔案資料的安全得到有效保障。其次，防毒殺毒技術能夠有效清除計算機系統(tǒng)中的一切安全隱患，實時監(jiān)控計算機系統(tǒng)中的運行程序，一旦發(fā)現(xiàn)安全隱患能夠及時進行提醒、阻攔和清除，有效保證計算機系統(tǒng)的安全運行。

（三）強化檔案管理人員的信息安全意識

在進行檔案信息化管理過程中，若是檔案管理人員的操作不當就很容易帶來諸多信息安全問題，甚至直接造成計算機系統(tǒng)的癱瘓，極其不利于檔案信息化管理的安全進行[3]。因此，相關單位應積極強化檔案管理人員的安全意識，確保檔案管理人員掌握基本的信息安全防護技術，從而有效確保檔案資料的安全使用。

四、結語

綜上所述，檔案信息化管理的優(yōu)勢較為明顯，對檔案事業(yè)的發(fā)展有著很好的促進作用，相關單位應深入了解檔案信息化管理的安全問題，積極利用加密技術和網絡安全技術，并不斷強化檔案管理人員的信息安全意識，從多方面促進檔案信息化管理的有效進行。

參考文獻：

[1]陳莞露.淺析檔案信息化管理的優(yōu)勢和安全問題[J].新課程（下），2017（04）：214.

[2]宋龍澤.檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題探討[J].信息與電腦（理論版），2016（11）：153-154.

[3]田永麗.檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題[J].黑龍江科技信息，2015（15）：169.

（作者單位：中交第一公路勘察設計研究院有限公司）