信息化時(shí)代會計(jì)檔案工作的創(chuàng)新

鄒國勤

摘要：在信息技術(shù)日新月異的背景下，傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理環(huán)境發(fā)生變化，而利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新探索則是保證會計(jì)信息真實(shí)性，提高會計(jì)工作效率的主要趨勢。隨著企事業(yè)單位在會計(jì)工作中，對信息化檔案管理給予了一定的投入，但是其中遇到的問題依然影響了會計(jì)檔案信息化工作的開展，基于此，本文從信息化時(shí)代會計(jì)檔案工作創(chuàng)新的重要性出發(fā)，結(jié)合問題探究相應(yīng)的創(chuàng)新路徑。

關(guān)鍵詞：信息化；會計(jì)檔案；重要性；創(chuàng)新路徑

一、信息化時(shí)代會計(jì)檔案工作創(chuàng)新的重要性

進(jìn)入到信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，專業(yè)軟件的開發(fā)使得企業(yè)會計(jì)管理工作也逐漸發(fā)生了深刻的變化，傳統(tǒng)以紙質(zhì)報(bào)表為主的會計(jì)檔案逐漸被數(shù)字化檔案替代。當(dāng)前大數(shù)據(jù)逐漸成為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要資源，而會計(jì)檔案則是企業(yè)生成大數(shù)據(jù)，并挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值的核心內(nèi)容，保證會計(jì)信息的真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)信息的有效傳遞是檔案管理工作的重點(diǎn)。在企業(yè)財(cái)務(wù)管理過程中，推動會計(jì)檔案管理的信息化進(jìn)程一方面有利于保證會計(jì)信息的質(zhì)量，為企業(yè)的經(jīng)營決策提供更加真實(shí)可靠、全面客觀的信息；另一方面有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門、各環(huán)節(jié)之間的信息溝通，協(xié)調(diào)各自活動，提高經(jīng)營決策的實(shí)踐效果。

二、信息化時(shí)代會計(jì)檔案工作創(chuàng)新中存在的問題

雖然構(gòu)建信息化的會計(jì)檔案管理環(huán)境已經(jīng)成為企業(yè)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的關(guān)鍵內(nèi)容，但是單純的物質(zhì)投入并不能從本質(zhì)上實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案管理工作的創(chuàng)新，目前在企業(yè)的會計(jì)檔案管理信息化實(shí)踐過程中，依然面臨著諸多的問題。具體表現(xiàn)為：第一，制度的滯后，目前企業(yè)對于會計(jì)信息系統(tǒng)的利用依然停留在形式化的層面，如只是將其當(dāng)做一種有效的技術(shù)手段，缺乏對信息化管理理念的深入分析，自然也難以建立完善的檔案管理制度，更有一些企業(yè)雖然在管理中積極推進(jìn)信息化，但是在制度建設(shè)方面依然延續(xù)著傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案管理制度，使得信息化檔案的存儲與運(yùn)用難以發(fā)揮自身優(yōu)勢；第二，會計(jì)檔案的利用價(jià)值沒有得到全面的開發(fā)，在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的背景下，如何運(yùn)用會計(jì)信息已經(jīng)成為企業(yè)管理決策的關(guān)鍵，但是檔案管理部門對信息的利用缺乏主動性，更多的情況是為了保證信息的安全，而忽視了會計(jì)信息的充分利用；第三，會計(jì)管理人員的綜合素質(zhì)參差不齊，由于企業(yè)管理者的忽視，其在崗位設(shè)置中常常存在兼職、崗位重疊等問題，使得許多檔案管理人員對于檔案分類、流程以及歸檔等內(nèi)容的掌握程度不足，影響了信息化檔案的生成與利用，限制了各部門之間的信息溝通；第四，電子會計(jì)檔案外部環(huán)境存在著安全隱患，當(dāng)前各種木馬、病毒的種類不斷增多，嚴(yán)重威脅著電子會計(jì)檔案的安全。

三、信息化時(shí)代會計(jì)檔案工作的創(chuàng)新路徑

（一）完善會計(jì)檔案管理體系

與傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理相似，信息化的會計(jì)檔案管理工作也是建立在健全完善的管理體系之上。企業(yè)在加強(qiáng)信息化會計(jì)檔案管理的實(shí)踐中，首先要注重明確信息化管理目標(biāo)，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部發(fā)展規(guī)劃確定信息化會計(jì)檔案管理方向，提高財(cái)務(wù)部門以及其他部門的重視；其次，細(xì)化工作流程，如定期規(guī)范打印生成的會計(jì)日志、憑證、報(bào)表以及賬簿等信息條款，裝訂后歸檔，填制啟用表與科目目錄，將賬簿名稱與相關(guān)責(zé)任部門印在封面位置等；最后，加強(qiáng)各部門之間的溝通，保證會計(jì)檔案信息的及時(shí)移交，確保信息的安全、完整。

（二）健全會計(jì)內(nèi)部監(jiān)督制度

在信息化會計(jì)檔案管理工作中，構(gòu)建完善的監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)監(jiān)督力度是確保工作效果的關(guān)鍵。在企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)中，對于會計(jì)檔案管理首先應(yīng)該設(shè)置專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，利用專門的監(jiān)督人員，對會計(jì)檔案生成、歸檔、移交、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行審核、檢查，確保各項(xiàng)工作的有序開展；其次，重視對監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計(jì)，信息化的會計(jì)檔案管理工作不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，其在監(jiān)督中需要更加細(xì)致、規(guī)范的監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)來強(qiáng)化工作的落實(shí)情況；最后，做好信息反饋，對于監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)追責(zé)，并結(jié)合問題探究相應(yīng)的改進(jìn)措施。

（三）提升會計(jì)檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)

在信息時(shí)代，一支專業(yè)過硬的會計(jì)檔案信息化管理隊(duì)伍是確保工作順利開展的前提。相較于傳統(tǒng)的檔案管理人員，信息化時(shí)代，對于會計(jì)檔案管理者的素質(zhì)提出了更高的要求?；诖?，在企業(yè)內(nèi)部管理中首先要加強(qiáng)崗位設(shè)置，明確檔案管理者在信息化背景下的工作職責(zé)，并利用完善的薪酬激勵制度提高對專業(yè)人才的吸引；其次，加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)培養(yǎng)，提高其運(yùn)用財(cái)務(wù)軟件生成信息、管理信息的能力，進(jìn)而形成完整、真實(shí)的會計(jì)檔案；最后，加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，在職業(yè)培訓(xùn)中滲透職業(yè)責(zé)任，提高其參與檔案信息化建設(shè)的積極性。

（四）構(gòu)建安全的會計(jì)檔案管理環(huán)境

檔案安全是檔案管理工作的重中之重，在會計(jì)檔案信息化過程中，相關(guān)部門應(yīng)重新認(rèn)識數(shù)據(jù)安全，并制定嚴(yán)格的安全管理制度，加強(qiáng)對會計(jì)信息的保護(hù)。如明確紙質(zhì)檔案存儲與信息化檔案存儲各自的優(yōu)劣勢，并利用綜合管理的方式，實(shí)現(xiàn)檔案并存，以保證發(fā)生安全事故的時(shí)候，不同存儲方式之間的相互補(bǔ)救；提高財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的安全系數(shù)，對于關(guān)鍵檔案進(jìn)行加密處理，做好防火墻等，以保證檔案的安全可靠；優(yōu)化外部環(huán)境，對檔案存儲設(shè)備做好防磁、防潮、防水等措施，避免意外的發(fā)生。

四、結(jié)束語

總之，在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，會計(jì)檔案管理的信息化發(fā)展已經(jīng)成為企業(yè)適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境的必然選擇。目前在會計(jì)檔案信息化管理中，企業(yè)無論是在內(nèi)部控制制度、會計(jì)檔案管理體系方面，還是人員專業(yè)素質(zhì)、會計(jì)信息系統(tǒng)安全等方面都存在一定的欠缺，因此，針對問題，加大會計(jì)檔案內(nèi)部控制力度、提升會計(jì)檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)、保障會計(jì)電子檔案外部環(huán)境安全，這樣才能切實(shí)體現(xiàn)會計(jì)檔案信息化管理的實(shí)踐價(jià)值，提高會計(jì)檔案工作的質(zhì)量與效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]?，?高校會計(jì)檔案信息化管理研究[J/OL].財(cái)會學(xué)習(xí)，2018（03）：59-60.

[2]徐超臣.淺談會計(jì)檔案信息化管理[J].蘭臺內(nèi)外，2016（02）：35.

[3]王敏.解析會計(jì)檔案信息化管理問題及處理[J].福建質(zhì)量管理，2015（10）：142-143.

（作者單位：江蘇省軍區(qū)南京第八干休所）