實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策研究

公保多杰

摘 要：基于科學(xué)管理理念，追求精、準(zhǔn)、嚴(yán)、細(xì)的精細(xì)化管理是當(dāng)前個(gè)公司企業(yè)管理的一個(gè)全新方向。旨在不斷降低管理成本，使管理效率得到有效提高。辦公室精細(xì)化管理，實(shí)際上是一種特殊類(lèi)型的企業(yè)管理模式，其主要目標(biāo)是全面提高辦公室的行政工作水平。本文就如何更好的實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化管理提出一些建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室；行政管理；精細(xì)化

引言

作為管理活動(dòng)的必要場(chǎng)所，辦公室是一項(xiàng)以科學(xué)管理為基礎(chǔ)的管理活動(dòng)場(chǎng)所，以辦公精確，準(zhǔn)確為主要特點(diǎn)，有效降低管理成本，提高辦公效率。采用精細(xì)化管理方法可以促使企業(yè)加快實(shí)施科學(xué)管理，使辦公效率得到有效提高。

1辦公室實(shí)現(xiàn)行政精細(xì)化管理的重要性

作為公司的重要組成部門(mén)，辦公室在整個(gè)企業(yè)的管理中發(fā)揮著重要作用。此外，它除了負(fù)責(zé)向下傳達(dá)上級(jí)的要求和具體落實(shí)之外，還需要進(jìn)行大量的基礎(chǔ)研究，包括日常監(jiān)督、調(diào)查統(tǒng)計(jì)、會(huì)議籌備、分析核對(duì)等工作。為了充分實(shí)現(xiàn)辦公室功能的最大化，有必要對(duì)辦公室工作開(kāi)展精細(xì)化管理，進(jìn)行全面控制，消除潛在的管理問(wèn)題，以避免不合理的現(xiàn)象在日常生活中出現(xiàn)，以降低辦公室管理成本，使辦公效率得到進(jìn)一步提升，繼而全面提升企業(yè)整體的管理水平。

2行政管理精細(xì)化的思路

2.1引入流程化和標(biāo)準(zhǔn)化的理念

簡(jiǎn)化生產(chǎn)的過(guò)程是現(xiàn)代工業(yè)生產(chǎn)的一個(gè)重要實(shí)踐，對(duì)提高工業(yè)生產(chǎn)效率具有重要意義。在辦公室的管理中，實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)化的流水操作同樣重要。流水作業(yè)模式的運(yùn)用，即通過(guò)對(duì)一些工作任務(wù)的有效分解，根據(jù)工作的開(kāi)展，與任務(wù)的順序?qū)崿F(xiàn)有效的銜接。在辦公室管理中，梳理工作、同時(shí)將標(biāo)準(zhǔn)化理念應(yīng)用于管理的過(guò)程中，辦公效率才能得到有效提升，從而辦公室精細(xì)化管理得到真正意義上的實(shí)現(xiàn)。

2.2量化、細(xì)化的管理科目設(shè)定

企業(yè)的行政管理在當(dāng)前階段還沒(méi)有完全做到“連續(xù)性”和“時(shí)效性”，最主要的原因是缺乏管理控制，長(zhǎng)期以來(lái)處于含糊不清的管理狀態(tài)，企業(yè)往往注重管理者發(fā)揮個(gè)人的作用，忽視了整個(gè)工作過(guò)程的量化與細(xì)化管理。為了改變這種局面，企業(yè)必須從某項(xiàng)工作本身的邏輯性著手，并把它分成若干部分，讓高級(jí)管理人員可以直觀(guān)地控制和思考這些任務(wù)和工作。使得其中一些細(xì)節(jié)環(huán)節(jié)得到精確的控制。此外，提高整體工作效率時(shí)，企業(yè)需要量化地思考管理過(guò)程，通過(guò)測(cè)量每項(xiàng)任務(wù)和工作量來(lái)實(shí)現(xiàn)量化的績(jī)效指標(biāo)。

2.3強(qiáng)化協(xié)同與經(jīng)濟(jì)化意識(shí)

在辦公室的行政工作中，任務(wù)并不是依靠一個(gè)人就能完成的，而是需要不同部門(mén)之間的合作和成員之間的分工。例如，在辦公室簽署文件時(shí)，文件將輪流在幾個(gè)部門(mén)之間進(jìn)行周轉(zhuǎn)和審核，從接收文件到處理再到文件的存檔，這個(gè)過(guò)程經(jīng)歷了很多環(huán)節(jié)。如果辦公室不同部門(mén)之間沒(méi)有分工，則文件不能得到高效的處理。因此，在辦公室精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，首先要加強(qiáng)員工的合作能力，加強(qiáng)員工經(jīng)濟(jì)意識(shí)的培養(yǎng)，用最少的資源和最短的時(shí)間取得最佳效果，行政管理企業(yè)也應(yīng)該加快實(shí)施這一方法，實(shí)現(xiàn)辦公室管理的進(jìn)一步發(fā)展和創(chuàng)新。

3實(shí)現(xiàn)精細(xì)化行政管理措施

3.1努力構(gòu)建企業(yè)文化 完善核心理念

辦公室的精細(xì)化管理主要是對(duì)企業(yè)的文化和核心理念進(jìn)行細(xì)節(jié)上的和具體工作上的把控，在企業(yè)內(nèi)部落實(shí)“放大抓小”的理念，使企業(yè)內(nèi)部的每一個(gè)細(xì)小環(huán)節(jié)都體現(xiàn)出管理的成效。例如，負(fù)責(zé)管理辦公室的人，應(yīng)該在適當(dāng)?shù)目蚣荏w系內(nèi)，將下屬員工的責(zé)任放開(kāi)，并鼓勵(lì)他們放手去做，尤其是業(yè)務(wù)部門(mén)，對(duì)于員工如何進(jìn)行市場(chǎng)業(yè)務(wù)拓展和推廣，辦公室負(fù)責(zé)人要主動(dòng)放手，并積極配合，做好相應(yīng)的監(jiān)督和幫助工作。

3.2制定嚴(yán)格的辦公室制度 優(yōu)化考核

每個(gè)員工都是辦公室精細(xì)化管理的主體，如果想要管理更加規(guī)范和精細(xì)，就要對(duì)各級(jí)人員進(jìn)行嚴(yán)格的評(píng)估，制定公平的獎(jiǎng)勵(lì)和罰款制度。對(duì)所有完成的工作進(jìn)行量化分析衡量，減少空想主義、形式主義和主觀(guān)判斷。通過(guò)分析數(shù)據(jù)，進(jìn)行仔細(xì)評(píng)估，監(jiān)督員工的實(shí)際工作成果，可以刺激和鼓勵(lì)員工激發(fā)其工作的積極性，這也是促進(jìn)有效實(shí)施精細(xì)化管理的重要條件。嚴(yán)格執(zhí)行各類(lèi)工作計(jì)劃和重要工作機(jī)制，結(jié)合工作具體需要和要求實(shí)施，如果工作緩慢并且不能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，工作被推遲，需要對(duì)員工采取警告或處罰措施?？傊?，有效的監(jiān)督和評(píng)估能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，有助于精細(xì)化管理的改進(jìn)。

3.3細(xì)化崗位設(shè)置 明確崗位職責(zé)

辦公室的行政工作是有針對(duì)性的，但長(zhǎng)久以來(lái)，辦公室職位設(shè)置的任意性，導(dǎo)致了辦公室所有員工的職責(zé)交叉現(xiàn)象的出現(xiàn)。一些參與處理多件事的員工，在各員工工作過(guò)程中企業(yè)無(wú)形增加了工作成本投入，導(dǎo)致人力和物力資源的浪費(fèi)。即使在工作過(guò)程中，某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)了不合規(guī)的情況，也很難追究具體員工的責(zé)任，這嚴(yán)重影響了員工的積極性，不利于員工責(zé)任意識(shí)的培養(yǎng)。從縱向關(guān)系的角度來(lái)看，辦公室人員必須精準(zhǔn)嚴(yán)格地做好領(lǐng)導(dǎo)者交予的任何一項(xiàng)任務(wù)。然而，由于辦公室的工作分工模糊，領(lǐng)導(dǎo)者經(jīng)常在緊急情況下隨意找到一名員工對(duì)其布置工作任務(wù)，這可能會(huì)導(dǎo)致公司內(nèi)部的工作出現(xiàn)混亂。因此，為了能夠真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)的精細(xì)化管理，提高公司的治理水平，企業(yè)有必要將各項(xiàng)工作進(jìn)行明確的職責(zé)分工，以適應(yīng)橫向工作的需要，同時(shí)滿(mǎn)足縱向上下屬之間的關(guān)系。通過(guò)采取一系列的改進(jìn)措施，有助于企業(yè)的日常工作更有針對(duì)性，員工職責(zé)更明確，避免了工作混亂問(wèn)題的發(fā)生從而有效提高了企業(yè)辦公室的工作效率。

3.4提升人員素質(zhì) 樹(shù)立服務(wù)理念

從表面上來(lái)看，辦公室行政管理工作似乎是非?，嵥榈牟⑶也恍枰嗟膶?zhuān)業(yè)技能。然而，實(shí)際工作情況并非如此，當(dāng)真正實(shí)現(xiàn)辦公室行政工作的精細(xì)化管理之后，辦公室工作所設(shè)置的每個(gè)崗位，都有自己所針對(duì)的特定的對(duì)象，由于特定對(duì)象的不同，會(huì)要求不同工作崗位下的職員具備特定的專(zhuān)業(yè)技能。但是，在一定圍內(nèi)，辦公室工作人員仍然存在不具有專(zhuān)業(yè)指向性、專(zhuān)業(yè)技術(shù)不突出等特點(diǎn)。因此，需要公司對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行定期或不定期的有計(jì)劃的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，從而是員工的工作素質(zhì)進(jìn)一步提升，以滿(mǎn)足辦公室行政管理工作細(xì)化所需要的各項(xiàng)技能。另外，作為各部門(mén)的重要組成部分，辦公室的行政工作實(shí)際上是一種服務(wù)性質(zhì)的工作。在辦公室工作得到精細(xì)化管理之后，會(huì)在一定程度上增加辦公人員的積極性。但是，要真正提高員工的積極性，創(chuàng)造服務(wù)理念，就必須建立有效的激勵(lì)和晉升機(jī)制，充分激發(fā)員工的積極性。

3.5保證精細(xì)化管理持續(xù)深化

在正常情況下，細(xì)節(jié)是辦公室管理創(chuàng)新的來(lái)源。細(xì)節(jié)的價(jià)值常常影響精細(xì)化管理的實(shí)施。其中最重要的是對(duì)規(guī)范性和創(chuàng)新性的有機(jī)結(jié)合，并使其能夠貫徹落實(shí)，得到進(jìn)一步深化。企業(yè)要在每一個(gè)具體環(huán)節(jié)中不斷引入規(guī)范化和創(chuàng)新性的思維，確保企業(yè)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)性地位，保證具有規(guī)范性的前提下，不斷創(chuàng)新管理方法和技巧，而規(guī)范性通常是辦公室精細(xì)化管理的表現(xiàn)形式。一定意義上講，精細(xì)化又是創(chuàng)新的動(dòng)力，確保辦公室管理的精細(xì)化，企業(yè)必須表現(xiàn)出于細(xì)微處見(jiàn)精神的細(xì)心和耐心。

結(jié)束語(yǔ)

辦公室行政是企業(yè)不可替代的管理部門(mén)，公司內(nèi)部有很多事情必須通過(guò)辦公室工作人員來(lái)綜合處理，有很大的責(zé)任，它在整個(gè)企業(yè)中扮演著不可替代的角色。如果處理不當(dāng)，輕則會(huì)增加企業(yè)任務(wù)量，重則會(huì)對(duì)企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)帶來(lái)不同程度的影響。為此，企業(yè)必須實(shí)施精細(xì)化的辦公管理，提高辦公效率，保證公司各項(xiàng)工作流程的正常運(yùn)行，全面提升公司整體管理水平，促進(jìn)各項(xiàng)發(fā)展戰(zhàn)略順利實(shí)施，帶領(lǐng)公司走向成功道路。

參考文獻(xiàn)：

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[2]劉秋澄.辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策[J].中小企業(yè)管理與科技旬刊，2017（9）：31-32.