淺析無紙化辦公下檔案資源整合構建的策略

何婷婷

摘 要：隨著我國企業(yè)信息化建設的不斷完善，無紙化辦公已經逐漸成為一種新型的企業(yè)辦公方式了，其不僅能夠提高企業(yè)管理的效率，同時還能夠在一定程度上提高企業(yè)答案管理的科學性，無紙化辦公不僅在一定程度上完善了我國企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理體系，同時也在一定程度上提高了檔案資源整合質量。本文就無紙化辦公下檔案資源整合構建的策略進行研究，希望能夠在一定程度上提高企業(yè)檔案資源的利用效率。

關鍵詞：無紙化；辦公自動化；檔案資源；整合

作為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展了一個非常重要的方向，無紙化辦公現(xiàn)在我國很多企業(yè)中都得到了廣泛的應用，其不僅能夠給企業(yè)檔案資源整合帶來非常大的便利，同時還讓辦公人員保存和查閱資料變得更加便利。無紙化辦公主要是利用電子文件的形式來提高企業(yè)員工的辦公效率，員工可以利用電子設備來對資料進行網絡傳送，這樣不僅提高了企業(yè)檔案資源整合構建的水平，同時也在一定程度上提高了企業(yè)的市場競爭力。

1無紙化辦公

無紙化辦公體系主要是利用信息化網絡技術來進行企業(yè)工作的辦公，無紙化辦公采用的通信，技術和辦公設備都是非常先進的，其不僅可以快速、全面的收集的企業(yè)管理人員所需要的信息，同時還能夠對這些信息進行儲存和數據處理，讓管理人員可以更加高效的進行數據信息共享。無紙化辦公體系不僅可以給企業(yè)管理者提供快速的信息處理和全面的數據處理，其還可以簡化企業(yè)的工作流程、提高企業(yè)辦公的工作效率、增強企業(yè)員工的協(xié)同工作能力，因此企業(yè)必須要不斷加強對無紙化辦公的重視度，這樣企業(yè)的行業(yè)競爭力才能夠得到提高。

辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展至今，技術越來越先進，自動化程度越來越高，涌現(xiàn)出一些新的技術特征：跨平臺，支持Windows、Linux等操作系統(tǒng)；個性化，支持單位和用戶界面可自定義配置；集團化，支持多層級分支機構的集團化管理，各單位之間既統(tǒng)一又相對獨立；移動審批，支持手機、平板電腦等移動終端審批；平臺性，提供標準的插件規(guī)范、應用開發(fā)接口和數據交換接口，支持快速的應用開發(fā)。而且，辦公自動化系統(tǒng)的平臺性為與檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接提供了契機。

2當前檔案資源整合過程中出現(xiàn)的問題

隨著企業(yè)檔案整合工作量的不斷增加，我國企業(yè)檔案整合工作的效率也開始出現(xiàn)了不斷下降的情況，針對這種現(xiàn)象我們必須要不斷加強對無紙化辦公的應用，只有這樣企業(yè)檔案工作的處理速度才能夠得到提升?，F(xiàn)在我國很多企業(yè)在進行檔案資源整合的過程中，并設立專門的崗位來對檔案資源進行整合，企業(yè)檔案的管理和運行仍舊是兩個獨立的部門，兩者之間的聯(lián)系并不是非常緊密，這種情況也在一定程度上降低了企業(yè)對檔案資源的利用效率，造成了企業(yè)檔案資源嚴重浪費的情況，針對這種現(xiàn)象我們必須要不斷完善無紙化辦公體系，不斷加大對無紙化辦公的研究力度，只有這樣檔案資源在進行收集的過程中才不會出現(xiàn)重復的現(xiàn)象。

3無紙化辦公下檔案資源整合構建的策略探析

考慮到上述的幾個問題，下面詳細闡述了無紙化辦公下檔案資源整合構建的策略，尤其是辦公自動化體系和檔案管理體系之間的對接。作為檔案資源整合的一個非常重要的環(huán)節(jié)，檔案資源開發(fā)在檔案管理過程中發(fā)揮的作用是非常重要的，企業(yè)在對答案資源進行整合的過程中，必須要不斷提高檔案信息的檢索速度和準確性，只有這樣檔案信息共享工作的水平才能夠得到提高，同時也能夠在一定程度上改善我國企業(yè)檔案資源分散和封閉的問題，無紙化辦公座位辦公自動化體系中的一個非常重要的部分，其不僅能夠在一定程度上提高企業(yè)檔案信息電子文件資源的處理速度，也能夠在一定程度上提升檔案資源目錄的檢索效率。

在檔案信息資源中，辦公自動化體系里的目錄與電子文件信息屬于一個關鍵的組成要素。它主要是借助相關數據，加以處理、整合后，可以添加到檔案管理體系中。在實際工作中，辦公自動化體系與檔案管理體系之間是獨立的。因此，對于數據的處理工作需要人為進行。數據處理的過程有：1）需要把辦公自動化體系中的目錄、相關文件等下載下來，進行有效的儲存。2）在目錄數據中，展開對數據的處理與整合工作。其中有數據的選擇，以及轉換格式的過程中。這項工作的目的在于保證數據信息達到檔案管理體系對于使用數據的標準。3）需要保證每個目錄與電子數據形成相對的關系。在此過程中，工作人員需要把文件的原件、附件全部上傳在檔案管理體系中。這項工作會花費很多人力與時間，而且具有重復性的特點。同時，極有可能出現(xiàn)漏洞或者不在不足。

辦公自動化體系和檔案管理系統(tǒng)之間的無縫對接，是在全面了解兩個體系中的底層協(xié)議與數據結構的前提下，利用數據接口程序，而形成的一個虛擬型的數據通道，它可以保證兩個系統(tǒng)中數據的相通性。也就是說，數據接口程序可以進行對電子數據的歸檔工作，這個過程不需要人員操作，就可以保證歸檔工作的智能化，以及檔案數據的標準化。

3.2目錄數據對接

檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)之間連接的關鍵點就是目錄數據，檔案管理系統(tǒng)的目錄類型是非常多樣的，因此為了提高管理者查詢資料的效率，我們必須要應用辦公自動化系統(tǒng)來對檔案資源的目錄進行數據項篩選，對每一個數據項的類型和長度都必須要進行嚴格地匹配，只有這樣檔案資源目錄才不會因為類型不匹配、容量不足等原因產生數據項丟失的現(xiàn)象。

3.3電子文件數據掛接

在目錄數據導入完成的基礎上，需將電子文件掛接到對應的目錄數據中，電子文件包含正文、附件和其他相關文件等，每條目錄對應的電子文件使用單獨的文件夾存放，以方便管理人員從后臺直接調出。數據接口所要達到的目標，一是確保數據完整性，辦公自動化系統(tǒng)中的公文數據，包括目錄、正文、附件等數據能完整地傳輸到檔案管理系統(tǒng)中；二是確保數據規(guī)范性，辦公自動化系統(tǒng)中各種公文數據根據不同的檔案類型，導入檔案管理系統(tǒng)對應的檔案門類中；三是確保數據安全性，由于數據是通過網絡傳輸的，在辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)設置防火墻的基礎上，數據接口程序對數據進行加密后再傳輸，避免數據在傳輸過程中被竊取。

4總結

通過上述文章，我們可以知道無紙化辦公在企業(yè)檔案管理過程中發(fā)揮的作用是非常大的，其不僅可以和檔案資源管理體系進行無縫對接，同時也在一定程度上促進了企業(yè)檔案的發(fā)展。讓檔案管理變得更加智能化。在進行檔案資源整合構建的過程中，無紙化辦公可以進一步提高企業(yè)檔案資源管理的水平，因此企業(yè)必須要不斷加強對物質文化辦公的重視度，只有這樣檔案資源整合構建的標準化才能做得到增強。

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