淺談新形勢下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施

狄亞霞

摘 要：隨著醫(yī)院的不斷深入，醫(yī)院面臨著新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)，醫(yī)院檔案管理在確保醫(yī)院正常有序運(yùn)行中發(fā)揮著重要的作用，針對目前檔案管理中存在的問題，醫(yī)院檔案管理需與時俱進(jìn)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)平臺等加強(qiáng)精細(xì)化和規(guī)范化管理，提高檔案安全和利用水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；新形勢；措施

隨著新醫(yī)改的深入推進(jìn)，特別是現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的逐步推廣建設(shè)，醫(yī)院發(fā)展面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，醫(yī)院管理由外部擴(kuò)張型轉(zhuǎn)向內(nèi)部精益管理時期，醫(yī)院檔案管理在促進(jìn)和規(guī)范醫(yī)院管理中將發(fā)揮越來越重要的作用，高效與規(guī)范的檔案管理工作是推進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)順利實(shí)施的重要保障，為醫(yī)院發(fā)展和運(yùn)行提供決策依據(jù)和支撐。本文將重點(diǎn)分析當(dāng)前醫(yī)院管理工作存在的不足，淺談在新形勢下醫(yī)院檔案管理的幾點(diǎn)改進(jìn)措施。

1 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的基本現(xiàn)狀

我國醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)階段存在的問題有：其一，醫(yī)院檔案種類繁多，檔案管理分布在各部門，統(tǒng)一管理難度較大；其二，醫(yī)院檔案相關(guān)管理制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)與完善，檔案管理需進(jìn)一步規(guī)范；其三，管理檔案人員水平參差不齊，檔案管理專職人員缺乏；其四，檔案管理工作沒有得到醫(yī)院的高度重視；其五，防火墻安全和網(wǎng)絡(luò)入侵檢測能力等急需加強(qiáng)。其六，醫(yī)院檔案利用能力需進(jìn)一步增強(qiáng)。這些問題的存在不利于促進(jìn)醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展，為其發(fā)展和建設(shè)帶來了潛在的隱患，科學(xué)合理的醫(yī)院檔案管理工作是保證醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展和健康發(fā)展的重要保證。

2 新形勢下醫(yī)院檔案管理改進(jìn)措施

2.1 高度重視新形勢下加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的重要性和必要性

在新時期，檔案管理得到了各方面的高度重視，醫(yī)院檔案的重要性也被提升到前所未有的高度?！秶鴦?wù)院辦公廳關(guān)于建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的指導(dǎo)意見>（國辦發(fā)〔2017〕67號）提出，加快醫(yī)療服務(wù)供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院治理體系和管理能力現(xiàn)代化，推動各級各類醫(yī)院管理規(guī)范化、精細(xì)化、科學(xué)化，基本建立權(quán)責(zé)清晰、管理科學(xué)、治理完善、運(yùn)行高效、監(jiān)督有力的現(xiàn)代醫(yī)院管理制度。一方面現(xiàn)代醫(yī)院各方面制度的完善和修訂都是依賴和建立在醫(yī)院檔案資料的基礎(chǔ)上。另一方面，隨著內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督體制的不斷建立和加強(qiáng)，醫(yī)院檔案資料為醫(yī)院規(guī)范管理，法治建設(shè)提供了重要的依據(jù)，特別是在反腐倡廉工作中提供了重要的憑證資料。

2.2 充分利用醫(yī)院信息化建設(shè)促進(jìn)醫(yī)院檔案管理提升

進(jìn)入“十三五”時期，醫(yī)院信息化建設(shè)飛速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療”為醫(yī)院發(fā)展帶來了顛覆性的改革，借助信息化手段，醫(yī)院管理越來越精細(xì)化和規(guī)范化。醫(yī)院檔案包含了醫(yī)療、人力資源、基建、科研、財(cái)務(wù)、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)等多方面的檔案，各類檔案一般都分布在各部門，通過院辦或綜合檔案科對醫(yī)院所有檔案進(jìn)行綜合管理和指導(dǎo)，一般沒有統(tǒng)一的平臺管理全院所有檔案。隨著大數(shù)據(jù)平臺中心在醫(yī)院的建設(shè)，醫(yī)院的醫(yī)療各信息系統(tǒng)的軟件數(shù)據(jù)能納入平臺統(tǒng)一管理，但是檔案管理在各部門的運(yùn)用參差不齊，有些部門的檔案，如醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案可能還停留在紙制檔案收集中，人力資源檔案已經(jīng)逐步信息化了。建議醫(yī)院充分利用信息化建設(shè)的大平臺，將各方面的檔案運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行綜合管理，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平提升。

2.3 進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，增加檔案管理的覆蓋面

醫(yī)院依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期先規(guī)定》《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》《歸檔文件整理規(guī)則》《會計(jì)檔案管理辦法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等相關(guān)文件的要求，完善醫(yī)院各方面的檔案管理，在醫(yī)院實(shí)際檔案管理工作中，醫(yī)院總是根據(jù)自己的需求來收集管理醫(yī)療衛(wèi)生檔案，具有較大的盲目性和隨意性。如對內(nèi)發(fā)文和外收文的等文書檔案的管理比較規(guī)范，但其他檔案的管理相對比較薄弱，如小型工程項(xiàng)目管理、醫(yī)院“三重一大”事項(xiàng)從決策到執(zhí)行和落實(shí)情況等，目前對資料的整理和收集還比較零散，沒有進(jìn)行統(tǒng)一完整管理。建議從領(lǐng)導(dǎo)層面加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理工作的重視，將醫(yī)院檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃，列入對各職能部門的考核范圍，加大經(jīng)費(fèi)支出，強(qiáng)化醫(yī)院管理人才隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)一步提高全院檔案管理的意識和能力，注重加強(qiáng)檔案資料完整性和區(qū)塊管理，擴(kuò)大檔案管理的覆蓋面。

2.4 提高檔案安全管理，加強(qiáng)檔案開發(fā)利用

信息化的發(fā)展不僅為醫(yī)院檔案帶來了巨大的便利，也為安全管理埋下了隱患，在新的形勢下，醫(yī)院檔案安全面臨著新的考驗(yàn)。檔案管理不僅需要做好人防、物防、技防相結(jié)合的“三位一體”綜合防范體系，為檔案室配備消防、安保、溫濕度控制、檔案消毒、掃描、數(shù)碼攝錄等必要的檔案安全保管設(shè)施，還需要通過注冊檢查、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防火墻、權(quán)限檢查、系統(tǒng)日志、數(shù)據(jù)備份等方式，加強(qiáng)數(shù)據(jù)及系統(tǒng)安全性，以抵擋病毒、黑客、木馬等問題。

隨著檔案工作服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變，為利用檔案著提供更加便捷的服務(wù)是檔案工作者的一項(xiàng)重要職責(zé)。醫(yī)院檔案管理要以檔案的開發(fā)利用為重點(diǎn)，積極發(fā)揮醫(yī)院檔案自身的作用和價值，為醫(yī)院制定規(guī)劃、政策、制度提供參考，為廣大醫(yī)護(hù)工作者提供服務(wù)。要充分整合各信息資源，在保證數(shù)據(jù)安全保密的前提下實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、資源共享，在整合信息資源的基礎(chǔ)上構(gòu)建一個檔案信息查詢平臺特別是云端技術(shù)的發(fā)展，將使醫(yī)院檔案管理更加方便快捷、準(zhǔn)確。

新時代，對醫(yī)院檔案管理工作提出了新的要求，做好醫(yī)院檔案管理，關(guān)系著醫(yī)院的整體管理服務(wù)能力和水平的提高，也是確保醫(yī)院安全有序運(yùn)行的重要抓手。在新的形勢下，醫(yī)院要充分結(jié)合醫(yī)院發(fā)展目標(biāo)和規(guī)劃，科學(xué)制定醫(yī)院管理制度，培養(yǎng)管理人才，進(jìn)一步推動醫(yī)院檔案的高效、現(xiàn)代化管理，真正發(fā)揮醫(yī)院檔案的積極作用。

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