事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革研究

張海濤

摘 要：近年來，我國的社會經(jīng)濟(jì)一直呈現(xiàn)出飛速的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，社會主義現(xiàn)代化的建設(shè)腳步不斷加快，事業(yè)單位的各項工作都引起了人們的高度關(guān)注。事業(yè)單位在行政體制、人員構(gòu)成、檔案管理等方面存在著一些問題亟待解決，如何從檔案管理方面進(jìn)行管理模式的創(chuàng)新研究，從而更好的促進(jìn)行政體制的完善和人員素質(zhì)的提高，這是檔案管理人員值得深思的首要問題。檔案管理工作需要涉及多個內(nèi)容，加強(qiáng)管理管理力度，更新檔案管理觀念是非常必要且關(guān)鍵的。不斷提高檔案管理的實(shí)效性，將為事業(yè)單位未來的長遠(yuǎn)規(guī)劃起到很好的促進(jìn)作用。筆者特意憑借自身多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革提出幾點(diǎn)新的看法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新；改革；有效對策；研究

處理事業(yè)單位的檔案管理問題，采取有效措施輔助各項工作的有序進(jìn)行，這是檔案管理信息化建設(shè)的必要前提，也是事業(yè)單位大膽改革與創(chuàng)新的有力保障。當(dāng)今社會，信息資源的共享效率極高，人們需要通過網(wǎng)絡(luò)探索未知的神奇世界，在良好的社會背景下更換檔案管理模式，會更好的滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，開創(chuàng)全新的管理格局，真正實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)量、管理水平的雙向提升。檔案管理是事業(yè)單位日常工作的重要內(nèi)容，管理人員的綜合素質(zhì)、專業(yè)水平，對檔案管理實(shí)效性會產(chǎn)生直接影響，如何創(chuàng)新管理方式，研究不同方法，最大程度發(fā)揮檔案管理工作的功能作用，這需要事業(yè)單位全體工作人員共同去探索和研究。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1 管理工作不受重視

造成檔案管理實(shí)效性較低的主要原因是事業(yè)單位沒有足夠重視檔案管理的重要性，相關(guān)人員缺少對管理工作的全面認(rèn)識與系統(tǒng)了解。管理者過于片面的看待檔案管理，日常工作熱情不夠高漲，資料統(tǒng)計、分類時容易出現(xiàn)操作不當(dāng)?shù)惹闆r，無法為其他部門提供有效的參考依據(jù)，也完全起不到科學(xué)預(yù)測作用[1]。管理人員的工作態(tài)度不夠積極，其他人員對于檔案管理工作更是十分輕視，現(xiàn)實(shí)問題未能得到及時解決，工作氛圍越來越差，管理內(nèi)容極度缺失，導(dǎo)致檔案管理工作已經(jīng)成為了事業(yè)單位長遠(yuǎn)規(guī)劃與可持續(xù)發(fā)展過程中的一塊絆腳石。

1.2 人員素質(zhì)普遍偏低

檔案管理工作人員的頻頻變動，使得從事該方面工作的人員總是處于培訓(xùn)狀態(tài)，業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技能很難得到提升。加之由于管理者認(rèn)為檔案管理工作不重要，給出的薪水比較低，很難調(diào)動起從事該份工作的工作人員的積極性，這樣一份沒有動力的工作也使得工作人員逐漸養(yǎng)成了慵懶散漫、不求上進(jìn)的工作作風(fēng)。

1.3 管理方法比較滯后

事業(yè)單位的工作做派一直比較中規(guī)中矩，所以這種氛圍也就造就了工作人員在檔案管理方式、方法上比較循規(guī)蹈矩，甚至比較刻板。但是，他們沒有意識到隨之時代背景的變化，以前的管理檔案的方式、方法早已比較落后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)在發(fā)展的需要。例如，使用人工傳遞信息的方法進(jìn)行檔案信息的收集，特別影響獲取信息的時效性；采用手工錄入檔案信息的方法，造成很多錯誤現(xiàn)象的發(fā)生；總之，手工登記既消耗精力又花費(fèi)時間，使得工作效率特別低下。另外，多數(shù)事業(yè)單位所使用的檔案管理軟件還是很早以前的軟件，沒有進(jìn)行更新，處理技術(shù)比較差勁，與新時代下對檔案管理的要求格格不入。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的有效策略

2.1 強(qiáng)化檔案管理認(rèn)識

要想最大程度上提高事業(yè)單位的檔案管理效率，首先要做的就是強(qiáng)化對檔案管理的認(rèn)識，管理層要予以高度重視，基層則要明確自身職責(zé)[2]。同時做好相關(guān)宣傳，全面貫徹檔案管理知識，強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識，不斷提高檔案管理的效率。

2.2 培養(yǎng)專業(yè)管理人員

檔案管理是一項技術(shù)性很強(qiáng)的工作，因此要做好事業(yè)單位的檔案管理工作，必須重視人的力量。首先，要為單位招納業(yè)務(wù)技術(shù)過硬的管理人才；其次，要加強(qiáng)對管理人員的崗前培訓(xùn)，使他們能夠更好的熟悉和處理相關(guān)的管理工作。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)該分為兩個部分，一要加強(qiáng)其專業(yè)領(lǐng)域方面的培訓(xùn)，結(jié)合事業(yè)單位具體的工作，使理論知識能夠與實(shí)際工作很好的結(jié)合；二要加強(qiáng)對其工作態(tài)度的培養(yǎng)，改變以往“做一天和尚敲一天鐘”的工作心態(tài)，將激勵機(jī)制引入到檔案管理工作中來，提高他們的工作積極性。

2.3 啟用信息管理手段

事業(yè)單位在信息化時代，應(yīng)該要順應(yīng)時代的需求，正確利用信息化管理手段，將信息化管理進(jìn)行完善，實(shí)現(xiàn)信息化管理，主要是從以下幾個方面進(jìn)行完善，首先要制定出一個發(fā)展規(guī)劃，根據(jù)事業(yè)單位的具體情況，以及事業(yè)單位對檔案管理應(yīng)采取什么樣的服務(wù)模式，以宏觀的角度將檔案管理規(guī)劃出各個階段，每個步驟具體應(yīng)實(shí)施的方案，做出大概的方向，具體的實(shí)施內(nèi)容還是要按照實(shí)際的情況來進(jìn)行安排[3]。其次要建立一個專門的網(wǎng)站，一個和事業(yè)單位檔案管理相關(guān)的網(wǎng)站，并對群眾開放，在事業(yè)單位建立的網(wǎng)站主頁，以這種開放的形式為群眾提供一定的服務(wù)，在群眾查詢檔案資料，或者在填報、調(diào)取相關(guān)資料也會更加方便快捷，可以更加高效的對社會進(jìn)行服務(wù)，在檔案管理方面也會有所提高，有效的實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享。最后就是在可以建立相關(guān)的檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)，通過在電子室建立內(nèi)網(wǎng)，對電子文件歸檔管理進(jìn)行前端控制，在電子文件收集以及整理方面，可以更好的存儲與共享，對于檔案數(shù)據(jù)可以進(jìn)行一定的處理與創(chuàng)新。

2.4 經(jīng)費(fèi)投入資源開發(fā)

大多數(shù)事業(yè)單位不是因?yàn)槭艿浇?jīng)濟(jì)發(fā)展的制約就是因?yàn)橐?guī)模較小，導(dǎo)致檔案管理條件較差，近期內(nèi)不容易完善相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施。針對這種情況，主管部門在加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督的同時，可主動向當(dāng)?shù)卣I(lǐng)導(dǎo)申請，給予一定的支持，協(xié)助并配合逐步完善檔案工作條件及相應(yīng)的設(shè)備，從而保證本單位的檔案工作健康發(fā)展。而對于規(guī)模較大、有一定資金的單位，應(yīng)致力于改善檔案管理設(shè)備條件而主動投入足夠的資金，這不僅能夠保證檔案保存的全面性，還能夠增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，使自己樹立正確的工作方法和態(tài)度。并積極思考，挖掘檔案的信息資源，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案的使用價值。對檔案進(jìn)行整理時，可根據(jù)單位的情況，將檔案的保存形式轉(zhuǎn)變?yōu)閱握故?、大事記匯編等。在檔案中宣傳和總結(jié)本單位的經(jīng)驗(yàn)和業(yè)績，可為領(lǐng)導(dǎo)制定策略作參考。通過報紙、網(wǎng)絡(luò)等，在提高單位知名度的同時，也可為社會提供有效的信息服務(wù)。

2.5 加強(qiáng)檔案保密工作

檔案的保密工作是檔案管理過程中最關(guān)鍵最重要的部分，只有對檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的保密，才進(jìn)行相應(yīng)的保存工作，才能在日后所需時能夠及時的進(jìn)行查閱和使用。在對檔案資料進(jìn)行保存時，要對保存地址和規(guī)則進(jìn)行嚴(yán)格的選擇和制定，符合國家的有關(guān)規(guī)定，并由相關(guān)的專業(yè)人員進(jìn)行管理，嚴(yán)格遵守庫房的管理規(guī)定。只有對檔案資料進(jìn)行保密保存，才能保證檔案信息的質(zhì)量，達(dá)到事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范和改革。

3 結(jié)語

總之，事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與改革意義重大，影響到整個時代的發(fā)展步伐。檔案管理工作綜合性、復(fù)雜性較強(qiáng)，管理問題的存在，會給事業(yè)單位其他工作的順利開展產(chǎn)生很大的制約影響。管理人員應(yīng)從不同角度、不同層面進(jìn)行檔案管理思路的多元化轉(zhuǎn)變，不斷研究新的方法，探索新的途徑，結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況制定科學(xué)、合理的管理方案，有效提升檔案管理水平，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，敢于迎接各項機(jī)遇和挑戰(zhàn)，為了事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展貢獻(xiàn)出自身應(yīng)有的力量。

參考文獻(xiàn)

[1]王亞麗.淺談新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].山西檔案，2017，20（6）：63-65.

[2]董曉紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2017，11（5）：127-128.

[3]韓麗.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策研究[J].科技視界，2016，12（3）：181.