事業(yè)單位人事檔案資源高效管理的對策探析

李瓊珍

摘 要：事業(yè)單位人事檔案管理的目的是為了選拔更多人才，掌握單位具體用人情況。近年來社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展和事業(yè)單位人事制度的改革，政府部門相繼頒布事業(yè)單位體制改革相關(guān)的政策法規(guī)，在很大程度上對事業(yè)單位人事檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，雖然從當(dāng)前的實(shí)際情況來看，事業(yè)單位人事檔案管理效率已經(jīng)有了很大程度的提升，然而在實(shí)踐工作中還有很多問題需要我們?nèi)ソ鉀Q。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，探討了事業(yè)單位人事檔案資源高效管理的對策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；管理對策

人事檔案資源管理工作是事業(yè)單位開展人事管理工作過程中，由組織、人事以及勞資等部門在人才選拔任用中所形成的各類文件材料，其中客觀準(zhǔn)確的記錄了事業(yè)單位內(nèi)部職工在各個(gè)時(shí)期的成長與發(fā)展歷程，較為完善的記錄了職工的個(gè)人經(jīng)歷、家庭信息、社會(huì)關(guān)系以及工作業(yè)績等相關(guān)資料。所以，促進(jìn)人事檔案資源管理效率的提升在很大程度上關(guān)系到事業(yè)單位人力資源管理工作的開展，必須要引起充分的重視。

1 事業(yè)單位人事檔案資源管理面臨的挑戰(zhàn)

首先，事業(yè)單位人事檔案資源管理工作和現(xiàn)階段人事制度改革發(fā)展實(shí)際不符合。當(dāng)前，事業(yè)單位開展人事檔案管理工作通常是按照《干部檔案工作條例》來進(jìn)行的，人事檔案資源管理按照其實(shí)際權(quán)限與隸屬關(guān)系予以管理。過去的人事檔案資源往往是由職工所屬部門實(shí)施管理，為事業(yè)單位人事管理工作提供了一定的幫助，然而人事制度改革的逐漸推進(jìn)，大部分事業(yè)單位也開始應(yīng)用崗位聘用制度，相繼建立完善了人才招聘機(jī)制，人員隸屬關(guān)系變得更加復(fù)雜，過去的人事檔案管理工作方式已經(jīng)不再符合新時(shí)期的需求。比如說在人事制度改革過程中，部分事業(yè)單位依舊根據(jù)傳統(tǒng)方式對人事檔案實(shí)施管理，并未積極與新制度相配合，導(dǎo)致管理效率難以提升。

其次，事業(yè)單位人事檔案管理工作存在“人少事多”的問題。由于部分事業(yè)單位的業(yè)務(wù)多元化，涉及到的領(lǐng)域行業(yè)較多，也將人力、物力、財(cái)力投入到自身各項(xiàng)工作中來，對于人事檔案管理并沒有引起充分的重視。因?yàn)槿耸聶n案資源管理屬于一項(xiàng)較為復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，如果缺乏充分的人力物力財(cái)力保障則很難高效開展。事業(yè)單位體制改革后，人員編制進(jìn)一步精簡，人少事多的現(xiàn)象必然會(huì)在檔案管理工作中更快的體現(xiàn)出來。同時(shí)聘用制的推行也導(dǎo)致了單位內(nèi)部人才流動(dòng)速度加快，因?yàn)椴糠謾n案管理工作人員自身專業(yè)素質(zhì)能力不強(qiáng)，難以適應(yīng)新時(shí)期的新變化[1]。

最后，人事檔案管理工作和檔案管理實(shí)際需求不符合。近年來事業(yè)單位人事檔案資源管理活動(dòng)朝著更加規(guī)范化和專業(yè)化的方向發(fā)展，然而從整體情況來說，很多事業(yè)單位常常將過多的精力投入到自身職能的發(fā)揮上，對很多該整理歸檔的材料并未及時(shí)處理，如干部履歷表、職工職稱評審材料等沒有第一時(shí)間收集。人事檔案資源管理工作的盲目性和隨意性問題較為突出，無法真正根據(jù)相關(guān)制度條例來對人事檔案進(jìn)行規(guī)范管理，往往還停留在過去的手工記錄和管理層面，即便是已經(jīng)建立了單位人事檔案信息管理系統(tǒng)，也常常難以發(fā)揮出其實(shí)際作用，不能夠借助于信息技術(shù)來提升人事檔案管理工作效率。

2 事業(yè)單位人事檔案資源高效管理的對策

2.1 明確責(zé)任劃分，加強(qiáng)材料收集

人事檔案資源管理的關(guān)鍵在于做好事業(yè)單位內(nèi)部人事信息的搜集整理工作，促進(jìn)人事檔案信息材料準(zhǔn)確性與完整性的提升。所以，人事檔案管理人員必須要根據(jù)現(xiàn)階段檔案資源管理過程中面臨的挑戰(zhàn)和問題，制定有針對性的解決措施，不斷促進(jìn)人事檔案信息材料搜集整理工作效率的提升。一方面，應(yīng)當(dāng)努力強(qiáng)化人事檔案資源的檢查工作，第一時(shí)間找出其中可能存在的漏洞和不足，同時(shí)聯(lián)系相關(guān)部門、人員及時(shí)完善更正，特別是要開展好檔案資源的回收工作，借助于做好基礎(chǔ)工作來避免人事檔案資源的缺失和錯(cuò)誤。在檔案管理活動(dòng)中應(yīng)當(dāng)明確相關(guān)責(zé)任，確保責(zé)任落實(shí)到人頭，保證每一名檔案管理人員都能夠主動(dòng)樹立責(zé)任意識，按照自身職責(zé)范圍開展好相關(guān)工作。另一方面，必須要確保人事檔案信息的全面性，結(jié)合事業(yè)單位內(nèi)部職工的崗位調(diào)整情況和工作業(yè)績情況來及時(shí)對檔案資源予以完善，確保人事檔案搜集整理工作的有效開展。另外，還應(yīng)當(dāng)不斷豐富檔案內(nèi)容，不單單要對事業(yè)單位職工的基本信息進(jìn)行全面記錄，同時(shí)需要把工作業(yè)績、培訓(xùn)情況以及崗位變動(dòng)、薪酬變化等信息記錄在案，讓人事檔案更為充實(shí)，為事業(yè)單位人事管理工作的科學(xué)開展提供更充分的依據(jù)。

2.2 健全事業(yè)單位人事檔案管理制度

首先，要盡快建立健全人事檔案借閱制度，從人事檔案借閱時(shí)間、方式、手續(xù)審批等各個(gè)環(huán)節(jié)出發(fā)，制定更加系統(tǒng)化的管理制度，真正確保事業(yè)單位人事檔案借閱活動(dòng)有制度保障，確保檔案資源的安全性；其次，應(yīng)當(dāng)建立健全人事檔案專業(yè)性規(guī)定，例如說針對人事檔案的搜集、整理、歸檔、鑒別、更新等相關(guān)工作的管理制度，確保事業(yè)單位人事檔案管理工作的規(guī)范化開展[2]；最后，必須要盡快制定針對人事檔案管理人員權(quán)責(zé)利的規(guī)定，借助于制度的完善，為人事檔案資源管理工作提供保障，為檔案管理工作人員帶來權(quán)利保障。與此同時(shí)，還需要真正將人事檔案資源管理工作納入到事業(yè)單位整體工作中來，為人事檔案管理帶來強(qiáng)有力的人力物力財(cái)力保證。

2.3 提升人事檔案管理信息化水平

近年來計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展及其在各個(gè)行業(yè)中的普及應(yīng)用，事業(yè)單位人事檔案資源管理工作也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷促進(jìn)自身信息化管理水平的提升，真正擺脫部門之間的信息溝通束縛，積極迎合時(shí)代發(fā)展趨勢。借助于現(xiàn)代信息技術(shù)能夠有效實(shí)現(xiàn)人事檔案資源管理的智能化與信息化水平提升，如可以利用專門的管理軟件，依靠計(jì)算機(jī)對人事檔案資源進(jìn)行更加高效的整理與統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理無紙化。同時(shí)需要盡快推進(jìn)人事檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)完善，條件允許時(shí)還可以設(shè)計(jì)開發(fā)適合本單位不同部門使用的子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的共享，在其中設(shè)置檔案原件掃描收錄功能，設(shè)置自動(dòng)生成職工信息表格功能，促進(jìn)人事檔案利用效率的不斷提升。

2.4 加快事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

近年來事業(yè)單位體制改革的進(jìn)一步深化，在很大程度上促進(jìn)了事業(yè)單位各項(xiàng)工作的高效開展。在新時(shí)期新形勢下，要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案資源管理工作效率的提升，就應(yīng)當(dāng)借助于打造一支擁有較高專業(yè)素質(zhì)能力和綜合管理水平的管理工作人員隊(duì)伍，大力培養(yǎng)更多的具備創(chuàng)新思維能力和奮進(jìn)意識的檔案管理人員[3]。在這一情況下，應(yīng)當(dāng)積極做好對事業(yè)單位人事檔案資源管理人員的培訓(xùn)活動(dòng)，定期組織開展教育講座或交流會(huì)議，不斷促進(jìn)其專業(yè)素質(zhì)技能的提升，讓其能夠主動(dòng)樹立責(zé)任意識，理解到人事檔案管理工作對于事業(yè)單位未來發(fā)展的重要意義。另外還應(yīng)當(dāng)針對檔案管理工作人員開展現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用培訓(xùn)活動(dòng)，確保其能夠真正與時(shí)俱進(jìn)，掌握現(xiàn)代化的檔案管理工作方法，促進(jìn)人事檔案管理效率的提升。

3 結(jié)語

總而言之，人事檔案資源管理工作是事業(yè)單位內(nèi)部經(jīng)營管理的重要一環(huán)，人事檔案資源的信息化、規(guī)范化、科學(xué)化管理是未來的必然發(fā)展趨勢，也是事業(yè)單位開展好人事管理工作的重要保障。對于檔案管理工作人員來說，必須要盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，進(jìn)一步健全管理制度，保證事業(yè)單位人事檔案管理工作效率的不斷提升，推動(dòng)事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]郭婷婷.提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議[J].科技與企業(yè)，2016（01）：37+39.

[2]張文嘉.事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2014（05）：92.

[3]王娟.淺論事業(yè)單位人事檔案管理及其對策[J].中國外資，2014（02）：247-248.