關(guān)于大學(xué)生檔案管理工作的思考

史文嬌

摘 要：檔案管理工作是人事制度管理工作的重要組成部分。大學(xué)生檔案管理工作又是檔案管理工作的重要組成部分。在新的時(shí)代背景下，大學(xué)生檔案管理工作的作用凸顯，做好大學(xué)生的檔案管理，對(duì)于大學(xué)生的學(xué)業(yè)、就業(yè)、工作，對(duì)于國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，都有著十分重要的意義。

1 大學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀

大學(xué)生檔案管理工作從無(wú)到有，由簡(jiǎn)入繁，走過(guò)了不平凡的歷程，在人事制度管理等方面發(fā)揮著重要作用。在新時(shí)代歷史條件下，大學(xué)生檔案管理工作在效力、效能等方面還存在需要不斷完善的地方，比如，如何做到有法必依，更真實(shí)、更完整地記載學(xué)生檔案，如何做到“存“陳“推”新，把紙質(zhì)檔案和電子檔案有效結(jié)合，更好地發(fā)揮紙質(zhì)檔案和電子檔案的作用，是新時(shí)代大學(xué)生檔案管理工作者需要深入思考的問(wèn)題。

2 大學(xué)生檔案管理工作的重要作用

歷史再現(xiàn)性是檔案的本質(zhì)屬性。大學(xué)生的檔案管理工作在大學(xué)生 的學(xué)業(yè)、就業(yè)等方面發(fā)揮著重要作用，一個(gè)人的自然條件、政治面貌，經(jīng)歷、履歷等個(gè)人檔案，是一個(gè)人條件、作用和價(jià)值的重要體現(xiàn)。一個(gè)人經(jīng)過(guò)小學(xué)、中學(xué)等基礎(chǔ)教育階段，考取大學(xué)，成為一名大學(xué)生，大學(xué)是一個(gè)人在學(xué)業(yè)和思想等方面成熟、成長(zhǎng)的重要時(shí)期，在學(xué)業(yè)和就業(yè)之間，起著重要的承上啟下作用。

大學(xué)生的檔案管理通過(guò)有法定效力的文本真實(shí)、完整、長(zhǎng)久地記載、保存大學(xué)生的經(jīng)歷、履歷等基本情況，為大學(xué)生本人提供重要的過(guò)往記錄，為學(xué)業(yè)、就業(yè)、組織人事等部門(mén)提供重要的考錄、選聘等依據(jù)，為黨和國(guó)家的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供重要的人才智力支持。

大學(xué)生的檔案管理部門(mén)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依照檔案法的要求，本著法定性、真實(shí)性、完整性、穩(wěn)定性、實(shí)效性的原則，做好大學(xué)生的檔案管理工作。

3 如何做好大學(xué)生檔案管理工作

大學(xué)生的檔案管理工作要做到有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)。

大學(xué)檔案管理者要本著依法治檔，從嚴(yán)管檔的原則，做好大學(xué)生的檔案管理工作。

檔案管理者要提高自身素質(zhì)，樹(shù)立法律觀念，增強(qiáng)法律意識(shí)，要學(xué)懂、弄通檔案法，做到有法可依。檔案管理者更要常懷對(duì)檔案法的敬畏之心，在檔案管理實(shí)踐中，做到有法必依。私密性和真實(shí)性是檔案法對(duì)檔案管理者的法律要求。

大學(xué)生檔案管理者要本著對(duì)大學(xué)生個(gè)人隱私負(fù)責(zé)的精神，做好對(duì)大學(xué)生檔案的嚴(yán)格保密工作。大學(xué)生檔案管理者要提高政治意識(shí)、增強(qiáng)法律意識(shí)，本著對(duì)組織人事部門(mén)高度負(fù)責(zé)的精神，確保大學(xué)生檔案的真實(shí)性。檔案管理者對(duì)于泄露大學(xué)生檔案隱私的行為，除了要受到道德上的譴責(zé)，還要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。無(wú)論是檔案管理者還是檔案所有人，對(duì)于編造、偽造、亂造、亂改檔案的違法行為，都要受到法律的嚴(yán)厲制裁。

3.1 大學(xué)生的檔案管理工作要做到檔案管理的完整性

檔案的本質(zhì)屬性是歷史再現(xiàn)性。大學(xué)生的檔案管理不能是剪輯式和歷史片段式的，通過(guò)大學(xué)生檔案，要能全面地反映大學(xué)生在大學(xué)期間的完整歷程。這種完整歷程，不僅要求在時(shí)間上是完整的，而且要求在內(nèi)容上也是完整的。大學(xué)生檔案要完整地記載大學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的全過(guò)程。大學(xué)生的在校履歷，不僅要包括學(xué)業(yè)學(xué)術(shù)上的表現(xiàn)，還要包括思想政治、道德文體等方面的表現(xiàn)；不僅要包括表彰、獎(jiǎng)勵(lì)等良好的履歷表現(xiàn)，還要包括處分、懲戒等不良的履歷表現(xiàn)；不僅要做好大學(xué)生在大學(xué)期間的檔案工作，還要做好大學(xué)生入學(xué)前的檔案調(diào)查、搜集、整理工作。

3.2 大學(xué)生的檔案管理工作要做到檔案管理的真實(shí)性、可追溯性

大學(xué)生檔案是大學(xué)生在大學(xué)期間學(xué)習(xí)、生活、活動(dòng)的歷史性再現(xiàn)，大學(xué)生檔案管理者要本著對(duì)檔案事業(yè)高度盡責(zé)的敬業(yè)精神，本著對(duì)大學(xué)生學(xué)業(yè)生涯高度負(fù)責(zé)的精神，兢兢業(yè)業(yè)、一絲不茍地做好大學(xué)生檔案管理工作。大學(xué)生檔案在大學(xué)生擇業(yè)、就業(yè)、應(yīng)聘、晉升等方面有著十分重要的參考意義，在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位選人、用人等方面具有很重要的參考意義，大學(xué)生檔案的真?zhèn)卧谝欢ǔ潭壬详P(guān)系到黨和國(guó)家的事業(yè)，關(guān)系到大學(xué)生本人的職業(yè)生涯。

這就要求大學(xué)生檔案管理者做到大學(xué)生檔案的真實(shí)、有效、可追溯。大學(xué)生檔案管理者要變被動(dòng)為主動(dòng)，變傳統(tǒng)的收集、整理為主動(dòng)的搜集、調(diào)研。要重心下移、身子下沉，通過(guò)走訪、調(diào)查、座談等方式，獲取和掌握大學(xué)生在校學(xué)習(xí)和生活的第一手資料，了解大學(xué)生真實(shí)的學(xué)業(yè)和生活。形成完整真實(shí)的調(diào)研資料，構(gòu)成大學(xué)生檔案的佐證，使大學(xué)生檔案有據(jù)可查，可追溯。

3.3 創(chuàng)新檔案管理模式，努力實(shí)現(xiàn)大學(xué)生的檔案管理的穩(wěn)定性、便捷性、實(shí)效性

大學(xué)生的檔案管理工作要做到紙質(zhì)檔案和電子檔案的有機(jī)結(jié)合，完善紙質(zhì)檔案豐富電子檔案。

紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)的檔案管理模式，在檔案管理工作中發(fā)揮著重要的不可替代的作用，和電子檔案比，難以篡改的穩(wěn)定性、真實(shí)性是紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)所在。在電子科技高度發(fā)達(dá)的今天，紙質(zhì)檔案之所以仍然大量存在并發(fā)揮重要作用，和紙質(zhì)檔案不可替代的穩(wěn)定性有著直接關(guān)系。

和電子檔案相比較，紙質(zhì)檔案也有著難以和電子檔案比擬的局限性。主要包括：保管難度大和查找效率低。和電子檔案相比較，紙質(zhì)檔案占用的實(shí)體空間大，需要較大的保管空間，需要溫度、濕度適宜的保管環(huán)境，還要做好防火、防水、防盜等安全保管措施。

和電子檔案相比較，紙質(zhì)檔案的查找、使用效率沒(méi)有電檔案高。紙質(zhì)檔案的查找和使用費(fèi)時(shí)費(fèi)力，在查找和使用的過(guò)程中要耗費(fèi)較大的人力，物力和財(cái)力。特別是在需要運(yùn)送的過(guò)程中，還容易發(fā)生丟失、破損等情況。

和紙質(zhì)檔案相比較，電子檔案具有占用空間小，登記查找便利、使用效率高等特點(diǎn)。電子檔案保存在電腦里，大大減少了檔案的占用空間，電子檔案在登記查找時(shí)，只需要輸入搜索編碼進(jìn)行電腦操作即可，而且不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制，可以進(jìn)行多次反復(fù)地查找使用。

電子檔案除了可以進(jìn)行文字記載以外，還可以進(jìn)行圖片、聲音、影像、視頻等聲像記錄，使大學(xué)生檔案更豐富、更完整、更生動(dòng)。在豐富多彩的大學(xué)生活中，電子檔案有著紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，在高效率、快節(jié)奏的現(xiàn)代社會(huì)，電子檔案發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。

任何事物都有兩面性，和紙質(zhì)檔案相比較，電子檔案的穩(wěn)定性、安全性存在不足，主要包括電子版的檔案資料容易改動(dòng)、電腦里的檔案資料可能被電腦病毒侵襲等隱患。

紙質(zhì)檔案和電子檔案各有利弊，不可或缺，不可偏廢。這就要求大學(xué)生檔案管理者在檔案管理工作中既要發(fā)揮紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，又要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式，做強(qiáng)做優(yōu)電子檔案，努力實(shí)現(xiàn)趨利避害、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。

3.4 健全完善大學(xué)生檔案管理工作的體制機(jī)制，進(jìn)一步激發(fā)和調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性

長(zhǎng)期以來(lái)，在黨和政府的親切關(guān)懷下，各級(jí)行政教育主管部門(mén)對(duì)大學(xué)生檔案管理工作高度重視，關(guān)心指導(dǎo)，大學(xué)生檔案管理工作取得了長(zhǎng)足發(fā)展。

檔案管理工作是一項(xiàng)重復(fù)性、技術(shù)性、業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，檔案管理人員在長(zhǎng)期的檔案管理工作中，容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠感。這就需要各級(jí)行政教育主管部門(mén)建立健全檔案管理工作的體制機(jī)制，在職稱評(píng)定、職務(wù)晉升、考核評(píng)價(jià)、激勵(lì)約束等方面制定出公正公平、切實(shí)有效的政策。通過(guò)外加壓力激發(fā)內(nèi)生動(dòng)力，調(diào)動(dòng)大學(xué)生檔案管理工作人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。通過(guò)體制機(jī)制等要素配置，增強(qiáng)大學(xué)生檔案管理人員的責(zé)任感、緊迫感、使命感。

新時(shí)代、新征程、新作為。在新的歷史條件下，大學(xué)生檔案管理工作既面臨挑戰(zhàn)、又有著難得的發(fā)展機(jī)遇，在黨和政府的關(guān)心和重視下，在大學(xué)生檔案工作管理人員的辛勤努力和不懈奮斗下，大學(xué)生檔案管理工作一定能夠在已取得的成績(jī)基礎(chǔ)上，更上一層樓，創(chuàng)造出無(wú)愧于新時(shí)代的更輝煌的業(yè)績(jī)。