數(shù)字檔案室建設與實踐

梁俊紅

摘 要：大數(shù)據(jù)時代下，檔案成為一種重要的信息資源，對于檔案管理的模式提出的新要求，建設數(shù)字檔案室，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，才能充分挖掘檔案的價值。當前，各地都在紛紛探索數(shù)字檔案室的建設，太倉、遼寧和天津等地在數(shù)字檔案室建設方面累積了一些經(jīng)驗，并逐漸被推廣。本文主要研究，數(shù)字檔案室建設的背景、模式、存在的問題和完善對策，以供相關單位參考借鑒。

關鍵詞：數(shù)字檔案室；背景；問題；對策

1 數(shù)字檔案室的建設背景

1.1 政策環(huán)境方面

我國對于數(shù)字檔案室的建設十分重視，國家檔案局先后于2014年和2016年提出《數(shù)字檔案室建設指南》和《數(shù)字檔案室建設概論》，對數(shù)字檔案室給出明確指示，包括數(shù)字檔案室的內(nèi)涵、建設要求等。數(shù)字檔案室可以這樣理解其內(nèi)涵，將紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)換為數(shù)字資源，從實體檔案的管理變?yōu)樘摂M化的檔案系統(tǒng)管理，依靠網(wǎng)絡傳遞檔案信息，提升檔案資源的利用率。數(shù)字檔案室有著傳統(tǒng)檔案管理的功能，依靠數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，傳遞和管理檔案，提供更加智能化的檔案管理服務。建設數(shù)字檔案室需要遵循以下原則：“資源為主、整體推進、標準規(guī)范、確保安全”。政府出臺相關標準，保障數(shù)字檔案室的穩(wěn)定建設和推進，以檔案資源為基礎，以技術為支持，實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化管理。

1.2 技術方面

數(shù)字檔案室主要借助信息化技術和網(wǎng)絡技術，可以說數(shù)字檔案室是一個系統(tǒng)和平臺，用于檔案信息的共享、管理和利用。隨著信息化技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，為數(shù)字檔案室的建設提供了可靠的技術支持。信息化技術和網(wǎng)絡技術在檔案管理方面的應用已經(jīng)十分常見，初步實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的錄入、檔案的存儲、分類、檢索等功能。近年來，云計算、大數(shù)據(jù)、水印技術等技術的發(fā)展，給數(shù)字檔案室的檢索提供了巨大地技術支持。例如，遼寧省建立的“檔案信息共享平臺”、天津市建立的檔案“一站式”查詢等，充分利用信息技術和網(wǎng)絡技術。此外，為了保證安全，檔案數(shù)據(jù)采用異地備份，并建立“同城、本地、異地”檔案備份體系，用于保證檔案信息的安全。

1.3 實踐方面

在國內(nèi)，數(shù)字檔案室的建設十分常見，各地都在紛紛開展和推進數(shù)字檔案室的建設，積極探索數(shù)字檔案室的模式，并將數(shù)字檔案室列入政府工作計劃。例如，浙江省和福建省將“數(shù)字檔案室”納入政府規(guī)劃和考核中。在數(shù)字檔案室的探索實踐中，不同區(qū)域形成了獨特的數(shù)字檔案室模式，國內(nèi)較為典型的數(shù)字檔案室有：長春模式、太倉模式、天津模式。長春模式的特色在于檔案信息共享平臺的建設以及惠民工程的開展，將數(shù)字檔案信息共享；太倉模式，將RFID技術、電子文件管理技術運用到數(shù)字檔案室建設，積極探索出太倉數(shù)字檔案室，實現(xiàn)了檔案的在線服務，例如在線查詢、歸檔、利用等。天津市模式最大特色在于檔案的“一站式”服務，將數(shù)字檔案室做為系統(tǒng)工程，從制度、標準、基礎設施、數(shù)字資源等方面，建立起全市范圍內(nèi)的檔案信息共享。

數(shù)字檔案室的建設有著政策環(huán)境、技術環(huán)境、實踐方面的有利條件，數(shù)字檔案室的建設，應該做到因地制宜，結(jié)合自身情況，將信息技術和網(wǎng)絡技術融合，積極探索數(shù)字檔案室的建設道路。此外，學習和借鑒其他省份數(shù)字檔案室建設的經(jīng)驗和教訓，用于推動我市數(shù)字檔案室的建設。

2 現(xiàn)階段數(shù)字檔案室建設存在的問題

2.1 重視程度不足，投入有限

數(shù)字檔案室的建設，需要大量資金和人力的支持，現(xiàn)階段，對于數(shù)字檔案室建設，只是停留在響應階段，未認識到數(shù)字檔案室建設的必要性，一些單位明顯重視程度不夠，資金的投入不足。數(shù)字檔案室的建設，需要購置硬件和軟件，因此，資金是啟動和建設數(shù)字檔案室的重要前提，數(shù)字檔案室的建設，并非一蹴而就，一次投入之后，后期還面臨著運轉(zhuǎn)和維護費用，這導致許多單位認為數(shù)字檔案室屬于花錢工程，沒有實際意義。雖然數(shù)字檔案室建設，可以將檔案信息做為資源開發(fā)和利用，但是檔案的利用率能否提高，依舊是個未知數(shù)，在投入產(chǎn)出矛盾面前，數(shù)字檔案室的建設進程較為緩慢。

2.2 缺乏健全的數(shù)字檔案管理機制

雖然各地區(qū)都建設了數(shù)字檔案平臺，進行檔案的管理，但是缺乏數(shù)字檔案管理的意識，管理機制不健全，帶來一些問題。數(shù)字檔案管理同紙質(zhì)檔案比較，在管理思路和方法方面都有所不同，數(shù)字檔案管理，采用電子文件的方式，進行檔案的接收和歸檔，技術手段和管理措施方面更為的嚴格，部分部門并沒有認識到電子文件管理數(shù)字檔案給檔案管理工作帶來的變化，沿用以往檔案管理的方法，導致數(shù)字檔案室缺乏工作的主動性，加上管理機制不健全，出現(xiàn)了執(zhí)行標準不嚴、管理方式和內(nèi)部組織無法滿足檔案管理的要求，成為限制數(shù)字檔案室發(fā)展的重要因素。

2.3 檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量偏低

在當前數(shù)字檔案室建設中，最為普遍的問題在于檔案目錄與檔案全文存在的掛接問題，掛接正確性偏低是存在的普遍問題，產(chǎn)生這種情況，原因在于紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換時，工作量十分龐大，工作人員的素質(zhì)和責任心問題，加上檔案數(shù)字化檢查和監(jiān)督不到位，導致檔案數(shù)據(jù)存在差錯率較高的情況，影響后期對檔案數(shù)據(jù)的使用，因此，在檔案的掃描轉(zhuǎn)換階段，需要嚴格控制，保證目錄和內(nèi)容的正確掛接。

3 推進數(shù)字檔案室建設的相關建議

3.1 重視數(shù)字檔案室建設

相關領導對于數(shù)字檔案室的重視程度，直接關系著數(shù)字檔案室建設的進度。要加大建設數(shù)字檔案室重要性的宣傳，讓領導認識到檔案信息數(shù)字化管理的重要性，加大對數(shù)字檔案室的資金、設備、人員的投入。此外，數(shù)字檔案室建設，并非只是檔案管理部門的工作，還需要各級相關領導和各方面的支持，積極配合數(shù)字檔案室的建設。

3.2 完善數(shù)字檔案室管理的相關制度

制度建設是保證數(shù)字檔案室建設，規(guī)范檔案管理流程和行為的重要內(nèi)容。建立和健全各項數(shù)字檔案管理制度，使數(shù)字檔案管理和建設更加標準和規(guī)范。例如，制定數(shù)字檔案室建設方案，對檔案室的內(nèi)涵、標準、技術要求、信息安全給出明確規(guī)定；制定檔案導入規(guī)則和檔案錄入規(guī)則等，規(guī)范檔案的掃描和轉(zhuǎn)換；制定檔案信息保密制度、檔案查詢使用說明、檔案利用權(quán)限設置、檔案利用流程等，規(guī)范檔案的網(wǎng)絡使用，實現(xiàn)全過程的數(shù)字檔案管理。

4 結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段數(shù)字檔案建設有著政策、技術和實踐方面的優(yōu)勢；互聯(lián)網(wǎng)技術、計算機技術為數(shù)字檔案室建設提供技術支持；各地數(shù)字檔案室建設積累下許多經(jīng)驗。在數(shù)字檔案室建設中，面臨著重視程度不足，投入有限；缺乏健全的數(shù)字檔案管理機制；檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量偏低；檔案人才素質(zhì)跟不上要求等問題。為了促進數(shù)字檔案室的建設，可以從以下幾點出發(fā)：重視數(shù)字檔案室建設，加大投入；完善數(shù)字檔案室管理的相關制度，制定流程和標準；加強檔案數(shù)據(jù)的管理和質(zhì)量控制；建設高素質(zhì)的檔案管理隊伍。

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