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摘 要:近些年以來,科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展,辦公自動化也迅速發(fā)展起來,各種高端科技不斷應(yīng)用于辦公領(lǐng)域,致使辦公不斷向著自動化、無紙化、智能化的方向發(fā)展;自進入信息化時代以來,將辦公自動化管理模式應(yīng)用于文書檔案管理工作中已經(jīng)成為了一種潮流,世界各國逐步利用辦公自動化來管理文書檔案,促使傳統(tǒng)文書檔案管理工作發(fā)生巨大變革;到了二十一世紀(jì),傳統(tǒng)文書檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變,主要表現(xiàn)為管理理念以及管理手段上的轉(zhuǎn)變。
關(guān)鍵詞:辦公自動化; 文書檔案管理; 對策
辦公自動化的形成離不開計算機技術(shù)以及通信技術(shù)的支持;傳統(tǒng)文書檔案管理機制太過繁瑣,工作效率力度低下,工作成效較低;將辦公自動化管理機制應(yīng)用于文書檔案管理工作中,不僅能夠發(fā)揮辦公自動化管理的作用,還能夠不進傳統(tǒng)文書檔案管理工作改革;將辦公自動化管理機制應(yīng)用于文件檔案管理工作中,能夠?qū)⒐ぷ餍蚀蠓忍岣撸瑢⑿畔①Y源最大化發(fā)揮出來。。
1 辦公自動化在文書檔案管理工作中的應(yīng)用問題
1.1自動化系統(tǒng)與文檔管理脫軌
根據(jù)筆者調(diào)查來看,就算在這個現(xiàn)代化的時代里,仍舊有許多企業(yè)沒有將辦公自動化技術(shù)應(yīng)用于文檔管理工作中,在許多企業(yè),文件管理與檔案管理依舊是互不干涉的兩個部門,所有管理工作都是兩個部門獨立完成,這種管理模式使得文書管理和檔案管理直接脫軌,間接影響到方案信息質(zhì)量,為人們弄虛作假提供了機會;此外,這種將文書管理與檔案管理完全分離的管理模式,不利于促進文書檔案管理一體化發(fā)展,大大降低了管理效率;新的管理模式下,文書檔案管理工作取得長足進步,在工作效率方面:新的管理機制大大提高了工作效率;在工作人員方面:新管理模式簡單快捷的特點,為工作人員減少了工作負擔(dān);在信息獲取方面:新管理模式下,人們可以利用互聯(lián)網(wǎng)進行簡單檢索,就能夠獲取更多所需信息。上述就是新管理模式的最大優(yōu)勢。
1.2 尚未轉(zhuǎn)移工作重點
傳統(tǒng)文件和檔案管理辦法多以紙質(zhì)管理為主,輔以其它簡單非紙質(zhì)管理方式,具體管理內(nèi)容如下:第一步,對文件進行編號;第二步,對文件進行歸類;第三步,對文件進行歸檔。目前,辦公自動化應(yīng)用于文件方案管理中,有效解決了這些繁瑣的管理過程,但是,文件檔案管理工作人員的工作方向依舊沒有改變,工作重心還在傳統(tǒng)管理模式上,簡單來說,文件檔案管理者并未將精力投入到對文檔的鑒定和檢查中,文檔管理工作效率尚未提高;對于文書檔案管理工作來說,其實并沒有太難的工作程序,只需簡單進行分類處理,將文書檔案按照一定規(guī)則進行歸檔,不同類型的文書檔案歸入不同的文件夾中,人們有需要時,就可以自行獲取。
1.3 文檔保密性較低
文件檔案電子信息化以后,就會持續(xù)進行動態(tài)更新,在動態(tài)更換中,電子文檔信息就會被不知不覺地修改,這就造成文檔保密性過低;而且,電子文檔是實時更新的,這又影響到文檔信息的穩(wěn)定性;跟傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔比較而言,電子文檔的真實性以及穩(wěn)定性更加難以保障;當(dāng)今世界的信息技術(shù)確實特別發(fā)達,這也導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)黑客能夠輕易盜取電子文檔信息,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境錯綜復(fù)雜,對電子文檔信息的安全性威脅也越來越大。
2 辦公自動化應(yīng)用于文書檔案管理的策略
2.1 文件與檔案一體化管理
在某種程度上,文件和檔案雖然是兩種不同的文件,但是,二者之間并不是完全獨立、毫無關(guān)系的;具體而言,一份又一份的文件共同疊加起來,就可以組成一份方案;研究者在研究時,絕對不能將二者分開研究,一旦分開,便無法找到二者之間的聯(lián)系了;當(dāng)然,文件和檔案之間并不是完全雷同的,二者之間也有著巨大不同,具體來說,文件大多較為混亂,沒有依據(jù)某一固定規(guī)律整理過,通常都不會按照時間順序整理出來,而檔案正好相反,檔案就是根據(jù)時間順序排列起來的文件,文件經(jīng)過一定的時間規(guī)律排列起來,就形成了方案;利用自動化管理系統(tǒng),可以將文件和檔案進行有序排列,然后再進行梳理,之后就可以進行分類保存;新管理模式就能夠獲得所需的一切文件和檔案;自動化管理系統(tǒng)能夠幫助工作人員將文件和檔案的種類迅速分離,把同類型的文件和檔案進行歸類,方便資源共享。
2.2 多部門的有機配合
新管理模式創(chuàng)新性地形成了以文件為管理單位的新管理模式;更為具體的地說,在自動化環(huán)境下,所有文件都有進行命名,命名形式雖然千差萬別,但是也離不開最主要的常用方式,經(jīng)過筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn),人們最常用的命名方式共有三種:① 姓名命名法。以文檔寫作者的姓名直接命名,這是最簡單快捷的命名方式。② 寫作日期命名法。這種方法是以文檔完成的日期對文檔進行命名,這是最清楚明了的命名方式。③ 特殊編號命名法。利用獨特的編號來對文檔進行命名,這種命名方式方便文檔保密,也方便尋找文檔。在自動化環(huán)境下管理文書檔案,只需要按照順序進行直接管理即可;值得注意的是,電子文檔的管理不能單獨依靠一個部門,其它各部門以檔案管理部門為核心共同進行管理;其中,除了檔案生產(chǎn)部門之外,最重要的管理部門就是信息技術(shù)部門;簡單來說,電子文檔管理工作需要檔案生產(chǎn)部門、檔案管理部門、信息技術(shù)部門三個部門共同協(xié)作,共同管理。
2.3 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化管理文書檔案
一般而言,文檔管理需要三步走:有文件產(chǎn)生、對文件進行運轉(zhuǎn)處理、將文件歸檔;文件歸檔又包括紙質(zhì)文件歸檔和網(wǎng)絡(luò)文件歸檔兩大部分;文書檔案網(wǎng)絡(luò)時,應(yīng)當(dāng)進行精細化處理,重點關(guān)注細節(jié),使文書檔案網(wǎng)絡(luò)歸檔能夠落實到每一個細節(jié),進而促進文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化;據(jù)此看來,在自動化管理系統(tǒng)正式生成之前,對于文書檔案每一個細節(jié)進行管理,不僅能夠讓各個部門職責(zé)得以明確,還能夠?qū)⑽臅鴻n案歸檔流程細致化;上述每個方面,都是必須在系統(tǒng)設(shè)計正式完成之前考慮周到。
2.4 迅速高效檢索信息
將辦公自動化管理模式應(yīng)用于文書檔案管理工作中,不僅可以為文書檔案歸檔工作人員減少工作量,還可以實現(xiàn)一次數(shù)據(jù)信息輸入、多次循環(huán)利用信息的目標(biāo),通常情況下,文書檔案歸檔人員只需建立歸檔點,就能夠?qū)⑽臅鴻n案分別歸檔于專屬于一身的歸檔點,這樣既可以節(jié)省工作時間,還可以提高工作效率;信息使用者需要某一文檔信息,只需要利用互聯(lián)網(wǎng)直接搜索,所需信息便會自動彈出,這就是文書檔案網(wǎng)絡(luò)化的最大好處--實現(xiàn)信息共享;此外,隨著網(wǎng)絡(luò)化不斷發(fā)展,多種檢索方式興起,人們可以通過不同途徑查找數(shù)據(jù),盡可能快地獲取所需信息。
3 結(jié)語
當(dāng)今世界,對于一個企業(yè)或一個事業(yè)單位文書檔案管理工作水平的評價標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)悄然變化,大多數(shù)企業(yè)或事業(yè)單位都利用辦公自動化管理機制在文書檔案管理工作中的應(yīng)用效果來評價其文書檔案管理工作水平;簡單來說,一個企業(yè)或事業(yè)單位的文檔管理水平可以通過文檔的真實性和完整性反映出來。
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