工程檔案信息化管理的策略分析

曹蒙

摘 要：工程檔案作為記錄整個(gè)工程建設(shè)過程的重要載體，是相當(dāng)有價(jià)值的信息資源。從前期開工準(zhǔn)備，到建設(shè)過程的實(shí)施，再到后期竣工驗(yàn)收，工程檔案管理是工程建設(shè)管理工作中不可或缺的內(nèi)容。在當(dāng)前信息化的大背景下，以計(jì)算機(jī)為主的這些智能化工具運(yùn)用在工程檔案管理工作中，特別是大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等技術(shù)，有效的推動(dòng)了工程檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，為工程檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)。文中分析了新時(shí)期工程檔案信息化管理的重要性，并對(duì)工程檔案信息化管理的策略進(jìn)行了具體闡述。

關(guān)鍵詞：工程檔案；信息化管理；基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；電子化；數(shù)據(jù)庫

在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，將現(xiàn)代化技術(shù)引入工程檔案管理工作，為工程檔案的有序整理、快速查詢帶來了更多便利，在真實(shí)反映工程建設(shè)情況的同時(shí)，也為工程相關(guān)事務(wù)的決策提供了可靠依據(jù)。信息化已經(jīng)成為工程檔案管理的發(fā)展趨勢，但在實(shí)際工作中，工程檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后，因此需要積極采取有效的措施加以推進(jìn)，以實(shí)現(xiàn)工程檔案的高效利用。

1 新時(shí)期工程檔案信息化管理的重要性

1.1 提高工程檔案管理水平

在工程施工過程中，對(duì)工程檔案管理工作不夠重視、缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理制度等因素，導(dǎo)致工程檔案管理的整體水平不高。針對(duì)這種情況，將信息技術(shù)引入到工程檔案管理工作中，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)對(duì)工程檔案進(jìn)行收集、管理和存儲(chǔ)，既能保證信息的真實(shí)性、完整性、有序性和規(guī)范性，夯實(shí)基礎(chǔ)檔案管理工作，又能促進(jìn)檔案信息的深度開發(fā)，使其更好地服務(wù)于工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)變更、后期維護(hù)等，提升工程檔案管理的專業(yè)化、現(xiàn)代化水平。

1.2 實(shí)現(xiàn)工程檔案資源共享

當(dāng)前我國工程檔案信息資源利用率普遍不高，且缺少較為完善和穩(wěn)定的工程檔案資源共建共享運(yùn)行體系。信息化建設(shè)就是利用信息管理軟件完成對(duì)檔案信息的管理和開發(fā)利用，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的基本方法、權(quán)限范圍、規(guī)則制度，使信息共享成為可能，全面提高工程檔案信息的利用率。一份完整的工程信息檔案，對(duì)其他有類似建設(shè)項(xiàng)目的單位具有重要的參考價(jià)值，這是資源共享所帶來的檔案信息應(yīng)用價(jià)值提升的表現(xiàn)。

1.3 促進(jìn)工程建設(shè)管理工作的發(fā)展

工程檔案中集合了工程建設(shè)過程中的所有材料，包括招投標(biāo)文件、立項(xiàng)文件、勘察設(shè)計(jì)文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件等，信息內(nèi)容繁雜，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理無法滿足信息利用的多樣化需求，存在較大的制約性。而工程檔案信息化建設(shè)，一方面可以擺脫自然條件和人為因素對(duì)檔案的損害、破壞，盡可能地延長檔案的壽命，另一方面可以實(shí)現(xiàn)工程檔案信息的高效檢索，進(jìn)一步促進(jìn)工程建設(shè)項(xiàng)目的有序開展，并推動(dòng)整個(gè)行業(yè)的信息化進(jìn)程。

2 加快推動(dòng)工程檔案信息化管理的策略

2.1 增強(qiáng)信息化管理意識(shí)

由于工程檔案管理工作無法帶來明顯的、直接的經(jīng)濟(jì)效益，因而很容易被工程建設(shè)管理人員忽視。很多單位不清楚檔案管理的目的、內(nèi)容，認(rèn)為檔案工作只是簡單的搜集、保管，沒有清楚認(rèn)識(shí)到它的重要性，更沒有把信息化建設(shè)提到重要日程上來。部分基層單位甚至沒有專職的檔案管理人員，兼職的檔案管理人員缺乏專業(yè)和系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)學(xué)習(xí)，信息化技能操作水平也有限，加之崗位頻繁調(diào)換，致使無法適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作要求。因此，工程建設(shè)管理人員首先要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，充分認(rèn)識(shí)到工程檔案對(duì)工程建設(shè)發(fā)展的重要性，為工程檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的內(nèi)外部環(huán)境。

2.2 構(gòu)建信息化保障制度

為了認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管及利用工作，在具體推進(jìn)過程中，需要構(gòu)建完善的檔案信息化保障制度，培養(yǎng)專業(yè)人員嚴(yán)格按照制度標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定步驟開展檔案管理，并定期對(duì)制度進(jìn)行更新完善。同時(shí)，將檔案信息化管理工作納入到年度考核指標(biāo)，制定檔案管理目標(biāo)責(zé)任制，在工程檔案信息搜集、整理和保存等環(huán)節(jié)落實(shí)好責(zé)任，加大對(duì)工程檔案管理體系建設(shè)的投入，為工程建設(shè)事業(yè)的健康發(fā)展提供重要的信息支撐。

2.3 實(shí)現(xiàn)與辦公自動(dòng)化融合

隨著辦公自動(dòng)化的普及，可以將工程檔案信息化建設(shè)納入辦公自動(dòng)化體系中，實(shí)現(xiàn)二者的有機(jī)融合，打破傳統(tǒng)工程檔案管理模式的束縛，構(gòu)建科學(xué)的工程檔案信息化管理模式。此外，在遵循規(guī)范性、安全性和效益性原則的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)工程電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步歸檔和存儲(chǔ)，保證工程建設(shè)每一個(gè)過程中的有效信都能夠得到妥善的保管。

2.4 加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、整理、歸檔，并進(jìn)行檢索工具和目錄的編制，以便為檔案編研工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。這就要求各單位在實(shí)際工作中做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備齊全的軟硬件設(shè)施，并構(gòu)建局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，使得文字資料、圖片、影像資料等都有合適的存儲(chǔ)介質(zhì)和足夠大的存儲(chǔ)空間，為高質(zhì)量的信息交互創(chuàng)造條件。

2.5 推進(jìn)檔案信息資源建設(shè)

類別多樣、內(nèi)容繁雜的工程檔案信息可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來對(duì)其進(jìn)行加工處理。首先是通過掃描、影印、上傳等方式，將紙質(zhì)信息內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子信息；其次對(duì)無序的信息內(nèi)容按照特點(diǎn)和關(guān)鍵詞進(jìn)行壓縮、提要；再次依據(jù)工程建設(shè)管理方面的專業(yè)劃分和術(shù)語加以歸類整理和相互關(guān)聯(lián)，使其轉(zhuǎn)化為與計(jì)算機(jī)軟件形式相符的二次文獻(xiàn)信息。但由于當(dāng)前檔案軟件通用性較差，各單位開發(fā)的軟件不能互用，檔案信息管理軟件系統(tǒng)還存在許多不完善的地方，這是工程檔案信息化的發(fā)展的較大制約因素之一。因此要加快推進(jìn)檔案信息資源建設(shè)，加快開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建大數(shù)據(jù)庫，在全行業(yè)，甚至是跨行業(yè)跨領(lǐng)域逐漸推廣應(yīng)用。

2.6 注重檔案信息化管理的安全性

對(duì)于工程建設(shè)管理單位來說，檔案的安全直接關(guān)系著工程的安全和效益目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，尤其是一些國家重大工程，對(duì)資料的保密要求更加嚴(yán)格。傳統(tǒng)的檔案安全管理措施已經(jīng)不能適應(yīng)信息化的管理需求，信息技術(shù)在帶來便利和效益的同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的脆弱性也為工程檔案帶來了潛在的威脅。因此在信息化建設(shè)過程中，需要對(duì)檔案的安全性予以足夠的重視。采取有效的安全策略，運(yùn)用信息安全技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)防攻程序，加密保存高密級(jí)文件，才能保障工程檔案信息的安全。例如控制數(shù)據(jù)庫進(jìn)入權(quán)限、區(qū)分人員類別控制訪問等級(jí)、對(duì)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器鏈接請(qǐng)求進(jìn)行甄別篩選、按照文件密級(jí)提高訪問要求等。

工程檔案信息的安全性是衡量信息化建設(shè)水平的一個(gè)重要尺度，除了網(wǎng)絡(luò)威脅之外，還要特別注意計(jì)算機(jī)硬件損壞造成工程檔案信息被更改、丟失的情況。因此對(duì)于一些較為重要的工程檔案信息要異質(zhì)、異地保管和備份，避免因硬件損壞而造成的無法彌補(bǔ)的后果。

3 結(jié)束語

隨著我國信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對(duì)工程檔案管理工作提出了更高的要求。在工程現(xiàn)代化管理工作中，需加大工程檔案信息化建設(shè)力度，加大資金投入和各方面的支持，重視高素質(zhì)綜合能力人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，以全面提升工程檔案信息化管理水平，實(shí)現(xiàn)工程檔案信息資源的高效利用和及時(shí)共享，使工程檔案能夠更好的服務(wù)于工程建設(shè)。

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