如何提高檔案管理科學(xué)化水平路徑選擇的探討

曹祥兵

摘要：近年來，我國的檔案管理不斷發(fā)展，對其相關(guān)工作提出了越來越高的要求。為使我國的檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要，檔案管理的科學(xué)化水平必須逐步提高，檔案管理的相關(guān)制度必須逐步完善，今后為人民提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

關(guān)鍵字：檔案管理 管理水平 路徑選擇

檔案管理水平的高低對社會(huì)和國家的發(fā)展意義重大，所以，檔案的管理必須不斷地完善，檔案管理的質(zhì)量必須不斷地提升，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。目前，檔案管理的建設(shè)中仍然存在較多的不完善之處，因此，檔案管理的工作力度需不斷加大和不斷完善。

1.當(dāng)前的檔案管理工作中的不足

1.1 檔案管理的相關(guān)制度較不完善

檔案管理實(shí)際的工作中，多數(shù)的檔案管理單位都未建立一套完善、系統(tǒng)的制度，比如，有的單位管理檔案時(shí)，只進(jìn)行簡單的紙質(zhì)資料存儲(chǔ)工作，管理工作零散，缺乏對檔案統(tǒng)一的規(guī)劃和管理，因此管理工作的效率不高且管理處在一種無序的狀態(tài)，有的單位雖然利用了計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的管理，卻只實(shí)現(xiàn)了電子化的管理和存儲(chǔ)，并未將電子檔案進(jìn)行共享，也未對檔案的信息資源分析、處理，其中的資源的價(jià)值未得到有效利用，在這樣的管理下，檔案中的很多有價(jià)值的資源并未得到挖掘，使得資源遭到了嚴(yán)重的浪費(fèi)。

1.2低水平的檔案信息管理

傳統(tǒng)檔案管理工作整理歸檔相關(guān)的紙質(zhì)檔案后，將其置于檔案庫房，而這種做法增加了檔案收集的難度，也使得檔案的保管和整理流程更為復(fù)雜。而且，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，新的檔案信息和資料不斷更新，紙質(zhì)的檔案既占用了大量的空間，也對后續(xù)查閱及利用造成了不便。檔案管理信息化對基礎(chǔ)設(shè)備的要求較高，需要相關(guān)技術(shù)人員的支持和大量的經(jīng)費(fèi)投入，就此方面而言，普通的單位較難撥出這部分的經(jīng)費(fèi)，因此檔案管理的信息化發(fā)展較難實(shí)現(xiàn)。

1.3檔案管理的工作重視度不高

檔案的類別多，涉及的面廣，包含了會(huì)計(jì)、文書、聲像、實(shí)物、業(yè)務(wù)、照片等類別。檔案的管理工作乍看很簡單，而實(shí)際操作卻很繁瑣，因此，檔案管理工作并不簡單。近些年來，國家一直強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，卻仍有單位和地方?jīng)]有充分意識(shí)到，未真正地重視對其的管理，工作態(tài)度較為敷衍，有些單位甚至覺得檔案管理不僅花費(fèi)時(shí)間，而且還增加了人力成本，檔案沒有用處，不能帶來實(shí)際的效益，因此檔案管理工作便被邊緣化。此外，部分單位檔案管理的制度毫無創(chuàng)新，照搬照抄，機(jī)械地套用上一級(jí)的管理制度，與實(shí)際相脫離，對日后檔案工作的展開不利。

2.檔案信息化的重要性

2.1 有助于推動(dòng)社會(huì)的和諧發(fā)展

檔案是人們各項(xiàng)、各種形式社會(huì)活動(dòng)的直接記錄，對個(gè)人的發(fā)展和社會(huì)的和諧均有著重要的意義?？茖W(xué)化的檔案管理工作可以幫助管理者對檔案資源進(jìn)行完善、科學(xué)地記錄，并可充分地發(fā)揮檔案資源的作用，幫助人們找尋國家的文化根源，更好地銘記歷史，有助于構(gòu)建社會(huì)主義核心價(jià)值體系，推動(dòng)社會(huì)持久科學(xué)地發(fā)展。

2.2 是檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展的要求

檔案管理工作隨時(shí)代的不斷發(fā)展而日趨復(fù)雜，而且檔案的數(shù)量、種類均在不斷增加，因此管理工作的量在逐年增加，對檔案管理工作者的要求也日益升高。而很多的檔案管理工作者采用的檔案管理模式仍較為傳統(tǒng)，對檔案的管理存在諸多不足，因此在檔案查閱時(shí)耗時(shí)較長，檔案傳輸也較為繁瑣，這些均對檔案管理工作造成諸多不便。為提高檔案管理的工作水平，實(shí)施檔案的信息化，有利于降低檔案的整理難度，實(shí)現(xiàn)對檔案的科學(xué)的分類和檔案管理模式的優(yōu)化，進(jìn)而提高檔案管理的效率，促進(jìn)檔案管理工作符合時(shí)代和發(fā)展的需要，走向更高的發(fā)展

水平。

2.3 符合科學(xué)信息化的發(fā)展趨勢

隨著科技的不斷進(jìn)步，信息化程度的不斷提高，人們生活的節(jié)奏加快，因而對信息的需求量增加，提高對檔案管理的技術(shù)水平，正符合信息化發(fā)展的趨勢。先前的檔案均存放于檔案館，不僅工作量較大而且查閱速度慢，隨著電子技術(shù)的發(fā)展，人們既可將檔案存儲(chǔ)于各種通訊的設(shè)備中，也可通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行網(wǎng)上查閱，檔案的存儲(chǔ)和查詢更為便捷，而且檔案查閱的速度加快，使得檔案利用效率得到強(qiáng)化。

3.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

3.1堅(jiān)持服務(wù)于中心工作

從實(shí)質(zhì)上說，檔案工作就是服務(wù)于中心工作的，因此在檔案管理工作的開展中必須以大局為重，管理者需對所有信息進(jìn)行相關(guān)的了解，小至部門工作中心，大至國家政策方針。檔案管理工作需明確工作的方向，檔案管理須對中心工作的需要進(jìn)行跟進(jìn)，不管是國家的建設(shè)還是部分的發(fā)展，檔案管理工作須堅(jiān)持服務(wù)于中心工作，并對各種和中心工作相關(guān)的信息進(jìn)行及時(shí)收集，通過不斷的篩選提高檔案的價(jià)值，凸顯檔案真實(shí)的效用。

3.2檔案管理方法的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理為紙質(zhì)檔案管理和實(shí)力檔案管理，而這種檔案管理的方式利用效率低，已經(jīng)隨科技的進(jìn)步被逐漸淘汰，不再適用于當(dāng)下的檔案管理。因此，我們當(dāng)前需改變對檔案管理的方法，使其向數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變，以充分利用現(xiàn)代的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，比如可可以建立開發(fā)檔案、數(shù)字檔案網(wǎng)站，運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)進(jìn)行管理，以提升檔案管理的質(zhì)量和效率。需注意方面是，運(yùn)用新科技管理檔案時(shí)，在重視檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的同時(shí)，還需保障信息和檔案的安全，做好相關(guān)的安全防御措施。

3.3檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)的加快

檔案信息化管理是信息社會(huì)發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，也是提升檔案管理水平的一條必經(jīng)之路，而進(jìn)行檔案科學(xué)的管理必然需要各種現(xiàn)代化的設(shè)備。長期以來，檔案記載的載體基本為紙張，現(xiàn)在，各種數(shù)字設(shè)備逐漸成為了文檔的存儲(chǔ)和記載的一種手段。而且，信息網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及使得人們對檔案服務(wù)的科技化、信息化水平要求日益升高，同時(shí)也對資料的查閱速度提出了更高的要求。這種情況下檔案管理部門需要建立起完善的數(shù)據(jù)庫并要有強(qiáng)大的信息檢索能力，在此背景下，這便要求檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程加快，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理工具和管理手段。

結(jié)束語：

現(xiàn)代化的檔案管理既可以對信息進(jìn)行快速的檢索、綜合的處理同時(shí)提高保密性，還可以節(jié)約人力資源、提升工作的效率，檔案管理的科學(xué)化水平的提高對解決目前檔案管理中存在的問題有著重要的意義。因此，廣大的檔案管理工作者須積極探索檔案管理的新路徑，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，建立完善的檔案管理體制，這對于促進(jìn)我國的社會(huì)平穩(wěn)的發(fā)展有重要意義。

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