城市規(guī)劃檔案規(guī)范化和有效化管理探究

摘 要：經(jīng)濟飛速發(fā)展使城鎮(zhèn)化速率加快，城市建筑日新月異，在建設(shè)城市的進程中產(chǎn)生了大量諸如規(guī)劃方案、規(guī)劃設(shè)計和規(guī)劃審批的信息資源，這些信息資源的集合體共同組成了城市規(guī)劃檔案，城市規(guī)劃檔案呈現(xiàn)出激增態(tài)勢。作為未來建設(shè)規(guī)劃的參考依據(jù)，城市規(guī)劃檔案的規(guī)范性和有效性直接涉及到人力、物力和財力的調(diào)配，也與區(qū)域優(yōu)化設(shè)計息息相關(guān)?，F(xiàn)階段，城市規(guī)劃檔案管理存在諸多不利因素，有必要進行探究，找出對策，確保城市規(guī)劃檔案價值能夠凸顯和被人們挖掘。

關(guān)鍵詞：城市規(guī)劃 有效化 規(guī)范化 檔案管理

城市規(guī)劃檔案涉及城市管理、檔案管理等學(xué)科，它既是學(xué)科交叉融合的產(chǎn)物，也是人類智慧結(jié)晶，在城市建設(shè)領(lǐng)域具有科研價值和參考價值。城市規(guī)劃檔案作為一種信息資源的載體，其價值的發(fā)揮有待人們充分發(fā)揮主觀能動性加以有效利用，才能創(chuàng)造出社會效益和經(jīng)濟效益。筆者從規(guī)范化和有效化這一視角出發(fā)，對城市規(guī)劃檔案展開闡述，以期能夠?qū)ふ页鲆粭l新思路來多渠道利用城市規(guī)劃檔案，進而為城市建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

一、城市規(guī)劃檔案概括

筆者將城市規(guī)劃檔案定義為：城市規(guī)劃進程當(dāng)中直接或間接產(chǎn)生的一系列具有信息價值的信息資源的總稱，是城市規(guī)劃歷史的見證載體。城市規(guī)劃檔案具有專業(yè)性、綜合性和成套性的特性。第一，專業(yè)性。檔案管理人員不僅需要具備一般的檔案管理素養(yǎng)和經(jīng)驗，也需要了解城市規(guī)劃管理方面的知識，只有對專業(yè)知識掌握熟練，才能靈活地收集并篩選有效信息，才能高效編制當(dāng)納并利用檔案[1]。第二，綜合性。城市規(guī)劃是一個綜合體，涉及到城市每一個區(qū)域和每一個點，這就決定了以此為基石產(chǎn)生的信息資源也具有綜合性，不會局限于某一單一部分。第三，成套性。城市規(guī)劃檔案中的信息資源往往具有關(guān)聯(lián)性，例如一項城市規(guī)劃各個環(huán)節(jié)的工程圖紙、文字材料等都是專屬于這一城市規(guī)劃的，這些資料只有放在一起才能保障城市規(guī)劃檔案的完整性和原始性，才能提供參考價值。因此，成套性是城市規(guī)劃檔案最為核心的特性，一旦某項核心信息資源缺失，可能導(dǎo)致整個城市規(guī)劃檔案毫無價值可言。

二、城市規(guī)劃檔案利用中的短板

（一）管理制度不健全

任何一項工作要規(guī)范化和有效化都有賴于一個完備的管理機制，城市規(guī)劃檔案管理也不例外[2]?，F(xiàn)階段，城市規(guī)劃檔案在工作協(xié)調(diào)、監(jiān)督管理以及培訓(xùn)考核方面存在著缺陷。首先，就工作協(xié)調(diào)方面而言，部分檔案管理人員將自身置于“被動管理”的位置，坐等規(guī)劃資料上門后再進行管理，這會使得信息資源不能及時歸檔并有效進行處理，其他部門在忙于自身工作時更是不會留意信息資源的收集和利用，很容易導(dǎo)致關(guān)鍵資料的遺失。究其根本，主要還是協(xié)調(diào)溝通機制上的欠缺，沒有從管理制度方面來細化協(xié)調(diào)溝通工作。其次，就監(jiān)督管理方面而言，部分地區(qū)沒有設(shè)置專門的監(jiān)督管理機構(gòu)，而是從其他部門臨時抽調(diào)工作人員進行檔案管理檢查，導(dǎo)致檔案管理人員責(zé)任意識不強，履職效果不高，管理缺位現(xiàn)象時有發(fā)生。最后，就培訓(xùn)考核方面而言，部分單位不能針對人員知識現(xiàn)狀開展培訓(xùn)考核工作，檔案管理人員知識存在漏洞和缺陷，難以應(yīng)對更加復(fù)雜的工作環(huán)境。

（二）信息化建設(shè)滯后

實踐工作中，計算機技術(shù)的普及并沒有帶來城市規(guī)劃檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級，究其原因是對信息化建設(shè)理解不到位，信息化只停留在電子文件處理以及紙質(zhì)文件數(shù)字化掃描層面。例如，很多單位沒有購置城市規(guī)劃檔案管理信息系統(tǒng)，不能集中化、規(guī)范化和高效化地處理電子文件和紙質(zhì)掃描件，仍然需要人工編制目錄來進行編目立卷，給后期查閱調(diào)卷工作和利用開發(fā)工作帶來了阻礙。除此之外，信息共享意識不強，沒有建設(shè)城市規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)庫。例如，城市規(guī)劃工作涉及到規(guī)劃局、環(huán)保局以及公路局的工作范疇，但由于沒有建設(shè)規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)庫，影響了各個單位的工作效率[3]。

三、城市規(guī)劃檔案規(guī)范化和有效化路徑

（一）健全管理制度

首先，有必要構(gòu)建以城市規(guī)劃檔案管理部門為主體，其他部門為補充的溝通協(xié)調(diào)機制，檔案管理人員要及時督促其他工作部門遞交最新規(guī)劃信息，及時收集并歸檔，促使城市規(guī)劃檔案管理朝著規(guī)范化和有效化方向發(fā)展。其次，完善監(jiān)督考核制度，設(shè)置專門部門負責(zé)此項工作，不定期進行檔案管理工作考核，督促責(zé)任落實，幫助檔案管理人員樹立責(zé)任意識。最后，有針對性地對工作人員進行培訓(xùn)，主要加強檔案管理人員在現(xiàn)代化檔案管理、城市規(guī)劃理論以及信息化建設(shè)技術(shù)方面的培訓(xùn)，優(yōu)化人員知識結(jié)構(gòu)。

（二）加強信息化建設(shè)

一方面，要綜合利用多種信息設(shè)備進行信息化建設(shè)，購置相應(yīng)的城市規(guī)劃檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息資源從產(chǎn)生、管理、檢索和查閱調(diào)卷的“一站式”服務(wù)，提升整個檔案管理效能，節(jié)省各個部門在人力、物力和財力上的開支，滿足現(xiàn)階段的檔案管理需求。另一方面，要樹立共享意識，環(huán)保局、規(guī)劃局以及公路局等各個部門可以聯(lián)合建立城市規(guī)劃檔案信息數(shù)據(jù)庫，將相關(guān)信息上傳到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，進而能夠在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中隨時調(diào)取相關(guān)單位的資料，提升了單位之間的溝通協(xié)作力度，幫助各個單位實現(xiàn)城市規(guī)劃檔案資源利用效率的最大化，確保城市規(guī)劃檔案管理工作保質(zhì)、保量和提速。

四、結(jié)語

城市規(guī)劃檔案與城市建設(shè)是一體兩面的關(guān)系，屬于相互聯(lián)系和相互促進的有機整體，城市建設(shè)步伐越快，城市規(guī)劃檔案工作量愈多，工作環(huán)境愈復(fù)雜；城市規(guī)劃檔案工作取得成效又會反作用于城市建設(shè)，解決城市規(guī)劃中的一系列問題。時代的發(fā)展和社會環(huán)境的變遷使得城市規(guī)劃檔案建設(shè)需要與時俱進，檔案管理人員不應(yīng)當(dāng)抱著回避的態(tài)度面對這些問題，而是應(yīng)當(dāng)通過理論研究并結(jié)合自身實踐經(jīng)驗來對實踐問題作出解答。檔案管理人員主觀能動性的發(fā)揮是城市規(guī)劃檔案工作的發(fā)展動力，也是城市規(guī)劃檔案實現(xiàn)自身價值的有效路徑?，F(xiàn)行在各界努力下，城市規(guī)劃檔案工作會愈發(fā)的深入，向著有力方向發(fā)展。

參考文獻：

[1] 劉付英.如何創(chuàng)新城市規(guī)劃檔案管理工作[J].城建檔案，2016（07）：50-51.

[2] 袁春嵐.新時期城市規(guī)劃檔案管理的發(fā)展與創(chuàng)新[J].城建檔案，2018（05）：51-52.

[3] 郁虹.城市規(guī)劃檔案的收集與利用策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（22）：132-133.

作者簡介：邵冰（1979.12--）；性別：女，籍貫：山東省濟寧人，民族：漢族，學(xué)歷：本科，畢業(yè)于中國石油大學(xué)；現(xiàn)有職稱：會計師；研究方向：檔案管理與利用。