現(xiàn)代社區(qū)居民檔案管理存在的問題及對策探討

馮萍

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會在不斷的進(jìn)步，加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作質(zhì)量，形成完善的檔案管理工作監(jiān)督機(jī)制，還要提高檔案管理工作有效性，解決檔案管理工作中的實(shí)際問題，促進(jìn)各部門主動(dòng)開展具體檔案管理工作，解決檔案管理工作效率不足問題。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代社區(qū)居民 檔案管理 問題 對策

引 言

居民檔案是記錄居民個(gè)人情況的主要依據(jù)，客觀的反應(yīng)出了居民在不同時(shí)期的狀況，為居民的提供了方向。因此，構(gòu)建完整的居民檔案具有必要性，為居民的歷史提供見證。居民檔案作為重要的信息資源，有助于提升管理效果，對管理工作的科學(xué)性有著較高的要求，為管理工作的高效開展提供了條件，提升了社區(qū)居民檔案管理水平及管理效果。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，為居民檔案管理的發(fā)展提供了新的契機(jī)。

1 創(chuàng)新社區(qū)檔案管理工作模式

1.1建立有效的檔案管理機(jī)制

加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作不僅要提高社區(qū)自主開展檔案管理工作水平，而且還要建立起民政、衛(wèi)生、公安等部門有機(jī)聯(lián)系的統(tǒng)一管理體系，不斷提高社區(qū)檔案管理工作的規(guī)劃水平，發(fā)揮相關(guān)行政部門對檔案管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查方面的作用。同時(shí)注重加強(qiáng)相關(guān)程序建設(shè)，有效消除檔案管理程序混亂，程序繁瑣，辦理時(shí)效不足等問題，切實(shí)提高檔案管理的有效性與準(zhǔn)確性。

1.2完善檔案管理工作的規(guī)劃

解決社區(qū)檔案管理工作中的實(shí)際問題，應(yīng)當(dāng)從社區(qū)的實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)社區(qū)檔案管理的現(xiàn)實(shí)軟硬件條件，全面加強(qiáng)具體的檔案管理規(guī)劃工作，形成有效的資源共享機(jī)制，不斷充實(shí)檔案管理資源，加強(qiáng)對檔案管理工作全面監(jiān)管，提高檔案管理工作有效性，不斷釋放社區(qū)檔案服務(wù)價(jià)值，促進(jìn)檔案管理事業(yè)快速發(fā)展。

1.3形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系

加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化體系水平，要形成各部門之間配合機(jī)制，還要加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平，注重優(yōu)化社區(qū)檔案資源，不斷形成完善的檔案服務(wù)體系，拓展檔案資料來源，切實(shí)解決居民的檔案使用需求。進(jìn)一步加強(qiáng)相關(guān)業(yè)務(wù)的監(jiān)督工作，使各級檔案管理人員與部門形成有效配合機(jī)制，還要促進(jìn)各部門之間的配合，結(jié)合各種檔案管理工作的需要，有效調(diào)配各種檔案管理優(yōu)勢資源要素。

2 社區(qū)檔案管理的現(xiàn)狀

2.1居民認(rèn)知度不高

居民認(rèn)知度不高是目前社區(qū)檔案管理中普遍遇到的問題。在2015年曾報(bào)道某山區(qū)居民檔案管理現(xiàn)狀，研究發(fā)現(xiàn)該地區(qū)存在老年居民管理率低及農(nóng)村社區(qū)居民建檔知曉率低等問題。這可能與檔案宣傳方式缺乏針對性和廣泛性有關(guān)。老年居民多數(shù)存在諱醫(yī)心理，對自身疾病持回避態(tài)度，缺乏相應(yīng)的意識。農(nóng)村社區(qū)居民自身文化水平不足，再加上偏遠(yuǎn)地區(qū)檔案管理的宣傳不到位。這些都有可能是導(dǎo)致老年居民管理率低及農(nóng)村社區(qū)居民建檔知曉率低的原因。

2.2流動(dòng)性

社區(qū)居民流動(dòng)性太大也是導(dǎo)致檔案管理困難的重要原因。曾在2016年報(bào)道成都市基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)居民檔案管理現(xiàn)狀，研究發(fā)現(xiàn)2010年前，城區(qū)居民建檔率高于近郊居民和遠(yuǎn)郊居民，但2010年后遠(yuǎn)郊居民的建檔率高于近郊居民，近郊居民的建檔率高于城區(qū)居民。這與可能近年來我國逐步推動(dòng)基層設(shè)施建設(shè)有關(guān)，早年間城區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)要高于非城區(qū)，導(dǎo)致非城區(qū)居民建檔困難。

2.3死檔

“死檔”問題也是目前社區(qū)檔案管理面臨的主要問題，主要有以下原因：（1）疾病分級管理制度落實(shí)不到位。雖然我國已經(jīng)開始深入落實(shí)疾病分級管理制度，但是廣大民眾心中還是對“大醫(yī)院”抱有盲目信任，基層社區(qū)醫(yī)院難以發(fā)揮應(yīng)有的“守門人”責(zé)任。（2）基層社區(qū)工作人員嚴(yán)重不足，導(dǎo)致難以及時(shí)更新檔案資料。（3）工作人員技術(shù)水平不足。社區(qū)基層工作人員的學(xué)歷主要以大專、中專為主，本科僅占不到2%，職稱結(jié)構(gòu)以初級為主，中、高級職稱僅占約3%。

3 應(yīng)對策略

3.1進(jìn)一步完善居民檔案管理流程的規(guī)范性

首先，要健立居民檔案收集制度。社區(qū)居民信息中心在提供居民服務(wù)的各環(huán)節(jié)中要主動(dòng)收集有關(guān)材料，同時(shí)向居民闡明檔案的重要性，促使其主動(dòng)提供居民信息。其次，要健全居民檔案管理制度，主要包括社區(qū)檔案人員崗位責(zé)任制、社區(qū)檔案立卷歸檔制度、社區(qū)檔案借閱制度、檔案保密制度等，建立有效的管理監(jiān)督機(jī)制，保證社區(qū)檔案管理人員在工作實(shí)踐中有所依循。第三，科學(xué)規(guī)范地對居民檔案進(jìn)行管理。對已有的居民檔案進(jìn)行合理分類編號，科學(xué)編寫居民檔案目錄，對居民檔案進(jìn)行科學(xué)的存放與管理。社區(qū)居民信息中心要對居民檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理，安排專人定期對社區(qū)居民進(jìn)行家庭調(diào)查，及時(shí)根據(jù)居民情況更新居民檔案內(nèi)容，對于已經(jīng)去世的社區(qū)居民，要及時(shí)銷毀居民檔案。

3.2不斷加快居民檔案數(shù)字化進(jìn)度

由于社區(qū)居民信息中心硬件設(shè)施所限，目前居民檔案普遍存在著庫房不合標(biāo)準(zhǔn)、人員不足、檔案內(nèi)容更新不及時(shí)以及查找利用不便等問題，加快實(shí)現(xiàn)居民檔案的數(shù)字化管理，既可低成本、高效率地解決此類問題，又可為統(tǒng)計(jì)匯總等工作提供便利，同時(shí)借助網(wǎng)絡(luò)平臺還可實(shí)現(xiàn)異地診療。社區(qū)居民信息中心應(yīng)嚴(yán)格按照人事信息系統(tǒng)專用檔案管理軟件的操作規(guī)程，完整規(guī)范錄入數(shù)據(jù)信息。

3.3改變了以往的社區(qū)檔案管理觀念

傳統(tǒng)的檔案管理將“供給導(dǎo)向”作為主要的發(fā)展模式，主要是結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展需求，并結(jié)合現(xiàn)階段的檔案數(shù)據(jù)，來提供與之相對應(yīng)的數(shù)據(jù)服務(wù)。在邁入到大數(shù)據(jù)時(shí)代后，社區(qū)檔案管理逐漸向多樣化、精品化及個(gè)性化方向發(fā)展，傳統(tǒng)的“供給導(dǎo)向”發(fā)展模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段社區(qū)檔案管理的發(fā)展需求，檔案管理應(yīng)以用戶的需求為導(dǎo)向，對社區(qū)檔案信息進(jìn)行充分的使用和挖掘，以此來提升檔案信息的服務(wù)質(zhì)量。

結(jié) 語

隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，基礎(chǔ)醫(yī)療也隨之進(jìn)入了飛速的發(fā)展階段，社區(qū)檔案管理也成為社會發(fā)展的必然趨勢。雖然現(xiàn)在依舊存在著居民認(rèn)知度不高、人口流動(dòng)性大、“死檔”現(xiàn)象等問題，但伴隨著政府的大力支持，積極宣傳管理理念實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展、積極完善和統(tǒng)一規(guī)范檔案信息化、多部門聯(lián)合提高檔案利用率等加強(qiáng)社區(qū)居民檔案信息化管理的措施的開展，積極推動(dòng)了社區(qū)居民檔案信息化管理水平的提升。

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