對人事檔案管理工作改進的一點思考

王雅男

摘 要：近年來，我國企業(yè)對于認識檔案管理越愛越重視。人事檔案真實地記錄了干部的工作經(jīng)歷、思想歷程、品德作風以及業(yè)務能力，是單位黨組織考察干部的重要依據(jù)。因此，規(guī)范和加強檔案管理工作的意義重大，單位需重視并加強對人事檔案管理工作的督導，切實培養(yǎng)和提高檔案管理人員的素質(zhì)，并積極向先進單位學習，不斷改進和創(chuàng)新管理模式，更科學、高效地管理檔案，真正發(fā)揮人事檔案的意義和作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 意義 現(xiàn)狀

引 言

人事檔案是指國家機關(guān)、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用。它是個人成長的真實寫照，也是考察能力的重要依據(jù)。因此，人事檔案具有不可替代的重要作用。近年來，不斷深化的人事制度改革，對人事檔案工作產(chǎn)生了深遠的影響，同時也暴露出目前我國人事檔案管理工作存在的諸多問題。

1人事檔案管理存在的主要問題

1.1人事檔案管理不嚴謹

摒棄了古代統(tǒng)治階級對信息的壟斷方式，依靠現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的便利，檔案很容易被泄露。首先是檔案管理關(guān)系混亂。主要是在編人員與非在編人員的問題。在編人員的檔案主要在機關(guān)、事業(yè)單位、國企單位等的人事部門。而非在編人員的檔案則分布在不同部門，有的在人事部門的人才交流中心，有的在單位主管部門，有的在社會保險部門，有的在個人手中，致使這部分人群的檔案得不到嚴謹?shù)墓芾?，更嚴重的會造成檔案流失，使一些不法分子使用這部分資料謀不義之財。除了檔案的存儲，檔案的交接轉(zhuǎn)移中也存在一些問題，人員流動中，除了在編人員的檔案，其他非在編人員的檔案得不到及時有效的轉(zhuǎn)移，造成人事檔案不連續(xù)、環(huán)節(jié)脫檔，致使后來單位無法及時對人員的檔案進行補充，造成棄檔、空檔。也有不少企業(yè)單位在招聘人才時，沒有把人事檔案交由職能部門保存，很容易出現(xiàn)管理盲區(qū)。

1.2檔案管理人員專業(yè)水平不高，缺乏先進的管理方法

長期以來，大多單位的檔案管理以紙質(zhì)資料為主，檔案管理人員的技術(shù)能力不受重視，許多檔案管理人員都是零培訓上崗，極不熟悉業(yè)務，也缺乏檔案材料基本的業(yè)務整理能力，在歸檔、收集、整理時不免會出現(xiàn)紕漏。同時，大多檔案管理人員對新興的規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理無從下手，有些老的檔案管理員甚至不會使用計算機，所以，導致管檔人員工作頻繁變動，精力更是無法集中在檔案管理之上。

1.3檔案材料缺乏收集力度

許多單位在檔案管理時只存不收，歸檔制度不健全，即便發(fā)現(xiàn)材料不全，亦不能及時收集材料，而是依舊不完整入檔，甚至有些職工臨時借出的檔案長久沒有歸檔，后期管理員亦不知從何查找。調(diào)查中，我們還發(fā)現(xiàn)有的單位的檔案材料存在明顯的拼湊痕跡，致使檔案材料的價值大打折扣。

2對人事檔案管理的幾點建議

2.1加大宣傳培訓力度，重視人事檔案管理工作

領(lǐng)導干部要重視檔案管理工作。要對檔案管理人員進行專業(yè)、系統(tǒng)培訓，尤其是要認真學習《中華人民共和國檔案法》《保密法》《人事檔案管理工作細則》《檔案工作條例》《任用條例》等文件，熟練掌握干部人事檔案工作的基本知識、程序和要求，熟悉計算機操作，并掌握檔案管理方面的相關(guān)軟件應用技術(shù)。通過培訓，不斷提高人事檔案管理人員的工作能力和專業(yè)素質(zhì)。同時，要向廣大企事業(yè)單位積極宣傳檔案的重要作用；督促其及時更新、收集員工的檔案材料，保持檔案材料的連續(xù)性。

2.2探索人事檔案管理新模式，實行集中與分散相結(jié)合的方式

人事檔案管理權(quán)上，應明確所有社會組織都具有建立、收集和管理本單位職工人事檔案的權(quán)力和義務。在此基礎(chǔ)上探索和建立人事檔案管理新模式，實行集中與分散相結(jié)合的管理模式。機關(guān)人事檔案由組織部門統(tǒng)一管理；企事業(yè)單位和非公社會組織負責本組織內(nèi)職工的人事檔案的收集和管理。為了保障職工權(quán)益和各單位的知識產(chǎn)權(quán)，在職工調(diào)離或退休后，其人事檔案由原單位保留若干年后再統(tǒng)一送交人才交流服務機構(gòu)統(tǒng)一保管。職工個人就職或服務新單位后，再由新單位重新為其建立人事檔案。這樣既能保證人事檔案的完整性和連續(xù)性，同時不同單位間的人事檔案可以相互鑒證，也有利于維護人事檔案的真實性和權(quán)威性。

2.3培養(yǎng)專業(yè)的管理人員

配備專人專職負責人事檔案管理工作，不再使用兼職或臨時人員。專業(yè)化從業(yè)人員入崗流程，嚴格篩查從業(yè)人員能力。到崗后，切實做好人員的專業(yè)培訓工作。使工作人員樹立牢固的責任意識，從講政治的高度，認識檔案管理工作的重要性，養(yǎng)成對事業(yè)高度負責的良好習慣，堅守職業(yè)道德，嚴格守住檔案信息真實、可靠關(guān)，嚴格把住檔案信息管理的安全關(guān)。

2.4拓寬檔案的開放對象

對于未就業(yè)人員尤其是應往屆大學畢業(yè)生的人事檔案，留存在不同部門，人才信息沒有得到充分的利用，千里馬遇不到伯樂，而伯樂也找不到千里馬。因此擴寬檔案開放對象勢在必行。例如：未就業(yè)人員人事檔案適當對具備資質(zhì)的“獵頭公司”開放，通過“獵頭公司”為用人單位尋找人才，讓人才找到適合自己的崗位，帶動人才流動和就業(yè)，為地方經(jīng)濟社會發(fā)展提供人才支持。

2.5規(guī)范檔案的轉(zhuǎn)移，更新流程

隨著人員的調(diào)動，個人檔案也需要及時轉(zhuǎn)移，避免出現(xiàn)空檔、缺檔現(xiàn)象。人員到崗后，其個人檔案也應當隨之轉(zhuǎn)移到新的工作單位，交由相關(guān)人事部門管理。借助于現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，及時更新政府主管部門的備份文件，做到兩方面齊頭并進，確保信息的準確、有效。

結(jié) 語

隨著信息化時代的發(fā)展，個人信息肯定會得到更合理的存儲，信息的價值肯定也會得到更加合理的應用。建立健全人事檔案管理制度，不斷完善檔案信息管理體系，就能為優(yōu)化人力資源配置、提高事業(yè)發(fā)展水平起到積極的推動作用。總的來說，人事檔案管理體系的日益完善，對于社會各階層人員來說，都是有益無害的，使個人信息安全得到了保障，適度的信息公開能為人才就業(yè)提供適合的崗位，讓人才發(fā)揮專業(yè)技能價值，為社會主義的建設(shè)提供強大動力。

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