人事檔案管理在現(xiàn)實(shí)社會中的地位和作用

程曉麗

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國的企業(yè)建設(shè)越來越多，人事檔案管理工作也越來越受到重視。我國社會經(jīng)濟(jì)的跨越發(fā)展創(chuàng)新驅(qū)動要依靠人才，而檔案管理是體現(xiàn)人才價值的一個側(cè)影，無論是機(jī)關(guān)還是企業(yè)都離不開人事檔案的管理工作，檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅的政治工作。人事檔案真實(shí)地記錄了干部的工作經(jīng)歷、思想歷程、品德作風(fēng)以及業(yè)務(wù)能力，是單位黨組織考察干部的重要依據(jù)。因此，規(guī)范和加強(qiáng)檔案管理工作的意義重大，單位需重視并加強(qiáng)對人事檔案管理工作的督導(dǎo)，切實(shí)培養(yǎng)和提高檔案管理人員的素質(zhì)，并積極向先進(jìn)單位學(xué)習(xí)，不斷改進(jìn)和創(chuàng)新管理模式，更科學(xué)、高效地管理檔案，真正發(fā)揮人事檔案的意義和作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案 人力資源管理 地位和作用 價值

引 言

人事檔案是干部個人自身成長歷史的真實(shí)記載，在黨的組織工作和人事任免時發(fā)揮著重要的作用，成為各單位科學(xué)合理分配人力資源的重要依據(jù)。為此，單位領(lǐng)導(dǎo)需重視和進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，保障人事檔案的真實(shí)性和有效性，積極培養(yǎng)具有過硬素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的檔案管理人員，以更高效的管理方式和管理技術(shù)促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

1人事檔案的價值和作用

一是借助人事檔案信息資料，用人單位可以對潛力型、可持續(xù)發(fā)展型人才進(jìn)行有目的性的選擇和培養(yǎng)，同時也可了解到人才具備的特長和既往發(fā)揮的優(yōu)勢資源。二是各級人才交流服務(wù)中心和就業(yè)服務(wù)中心在組織人才資源時，通過人事檔案信息可以根據(jù)招聘單位的要求，很客觀地將人才的工作能力進(jìn)行合理的預(yù)判、甄別、分類，為招聘單位提供對口專業(yè)型人才、合理規(guī)劃人力資源計(jì)劃。這樣的人才一旦進(jìn)入到招聘單位，在適宜崗位就能以最快的速度產(chǎn)生自身價值。三是對于被選人才而言，能找到專業(yè)對口工作，從而能發(fā)揮出自己最大的資源價值，增加了自信和尊嚴(yán)，保障了生活和自我發(fā)展的平臺，也有利于人力資源管理進(jìn)行最優(yōu)化的人才配置。

2人事檔案管理問題

2.1人事檔案材料不全、歸檔不及時

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有些人事檔案中歸檔的政審材料中存在著未經(jīng)組織審查核實(shí)和蓋章的情況；同時，在一些歷時較為久遠(yuǎn)的材料中以復(fù)印件來代替原件，而復(fù)印件并沒有標(biāo)明其出處、復(fù)印時間等，更沒有再加蓋材料出具單位的印章；一些本該有的履歷表、年度考核表等重要檔案材料缺失，甚至有些干部的學(xué)歷、職稱等材料都不全，致使檔案的價值大打折扣。

2.2人事檔案管理部門的管理機(jī)制不完善，制度執(zhí)行不力

尤其是流動人員人事檔案管理，除政府人事部門所屬的人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)管理外，社會上很多部門和個人都在公開或私自管理人事檔案。

2.3檔案管理人員專業(yè)水平不高，缺乏先進(jìn)的管理手段和管理方法

長期以來，大多單位的檔案管理以紙質(zhì)資料為主，檔案管理人員的技術(shù)能力不受重視，許多檔案管理人員都是零培訓(xùn)上崗，極不熟悉業(yè)務(wù)，也缺乏檔案材料基本的業(yè)務(wù)整理能力，在歸檔、收集、整理時不免會出現(xiàn)紕漏。

2.4投入經(jīng)費(fèi)不足，硬件設(shè)施不夠

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前有眾多單位的檔案室建設(shè)都不夠不標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。單位領(lǐng)導(dǎo)極少動用經(jīng)費(fèi)改善檔案室條件，有的甚至沒有專用的檔案室、檔案柜，而檔案室嚴(yán)格要求的“六防”（即防光、防火、防潮、防有害氣體、防蟲、防盜）設(shè)備亦不完備。致使有些年久的檔案材料霉變、蟲蛀，嚴(yán)重影響了檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。

2.5對檔案管理工作認(rèn)識不到位

單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和直接管理人員都明顯存在著對人事檔案管理工作的認(rèn)識誤區(qū)，不重視此項(xiàng)工作，平時應(yīng)付，出事后推卸責(zé)任。致使許多單位平時不安排檔案管理工作，在遇到困難時無法及時有效地解決。

3加強(qiáng)人事檔案管理的措施

3.1建立健全人事檔案管理體系

在當(dāng)前很大一部分單位人事檔案管理工作中，由于對人事檔案管理改革認(rèn)識不深，因此還將主要精力放在實(shí)體檔案管理工作上面，這對人力資源的利用和優(yōu)化配置帶來了較大的影響。在這種情況下，需要建立健全人事檔案管理體系，加快推動人事檔案管理工作的改革進(jìn)程，構(gòu)建單位內(nèi)部員工人事檔案數(shù)據(jù)庫，將所有員工的基本信息都納入數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)對員工信息的快速調(diào)閱和檢索，全面

3.2提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力直接關(guān)系著檔案管理的好壞。單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作應(yīng)落實(shí)到管理人員的培訓(xùn)之上。既要保證管理人員具有過硬的政治素質(zhì)和責(zé)任感，同時又要保證他們的業(yè)務(wù)能力。能夠做到在平凡的工作中保持高度的嚴(yán)謹(jǐn)性和原則性，嚴(yán)守紀(jì)律、保守秘密，熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，能夠熟練地對材料進(jìn)行鑒別、分類、歸檔，具有不斷學(xué)習(xí)的精神，積極追求掌握科學(xué)的管理方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。

3.3不斷創(chuàng)新更多的人事檔案管理的方法

只有不斷創(chuàng)新人事檔案管理方法，才可以更好的提高工作效率和質(zhì)量，通過創(chuàng)新，用人單位的工作水平大大提高。舉例來看，在具體的工作過程里可以分成不同組進(jìn)行，通過分組工作，可以提高人事檔案管理工作的效率，進(jìn)一步控制工作所浪費(fèi)的時間，除此之外，在實(shí)際工作過程里，通過表格張貼，明確最近要工作的內(nèi)容重點(diǎn)和難點(diǎn)，有利于激勵員工更好的開展工作，同時，通過表格評判檔案管理人員工作效率，有利于更好的激勵檔案管理人員，具有一定的作用。

3.4加快推動人事檔案管理信息化的進(jìn)程

在當(dāng)前的信息化社會，信息技術(shù)在各行各業(yè)得以廣泛應(yīng)用。在人事檔案管理工作中，通過與信息技術(shù)的有效結(jié)合，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對人事檔案信息的有效存貯，還能夠有效避免人事檔案信息損壞和丟失的情況發(fā)生，對提高檔案信息處理速度具有非常重要的意義。因此在當(dāng)前人事檔案工作中，需要配備完善的軟硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)對人事檔案的統(tǒng)一化和便捷化的管理，更好地滿足單位對信息的需求，為人力資源管理工作提供重要的信息支持。

結(jié) 語

綜上所述，人事檔案管理這個古老而又鮮活的事業(yè)，在現(xiàn)實(shí)社會中扮演著十分重要的作用，尤其是領(lǐng)導(dǎo)職位的年輕化、知識化的硬性要求和退休、病退、工傷、工齡等涉及個人利益的硬性要求，使人們認(rèn)識到人事檔案的神奇作用，產(chǎn)生了許許多多違背“增一字不容，減一字不能”的實(shí)錄精神的弄虛作假不正之風(fēng)。因此，加強(qiáng)對人事檔案管理和應(yīng)用具有重要的研究價值。

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