高校大型貴重進(jìn)口儀器設(shè)備流程化管理實踐

陳文倩 顏忠誠

(首都師范大學(xué)國有資產(chǎn)管理處，北京 100048)

0 引 言

隨著國家對高等教育的投資力度的不斷擴(kuò)大，高校每年用于購置大型貴重儀器設(shè)備的經(jīng)費(fèi)也在逐年增長.大型貴重儀器的數(shù)量、質(zhì)量以及使用和管理水平是衡量一所大學(xué)核心競爭力的重要標(biāo)志，反映了各個學(xué)校教學(xué)、科研和管理的水平.一方面，進(jìn)口設(shè)備自身優(yōu)越的技術(shù)性能和極高的精度對于高校的教學(xué)和科研工作有著極高的服務(wù)價值；另一方面，高校具備享受國家為促進(jìn)教育事業(yè)發(fā)展而制定的減免稅政策這一得天獨厚的優(yōu)勢，能在進(jìn)口設(shè)備采購方面為學(xué)校節(jié)約不少資金[1].國內(nèi)高校眾多學(xué)者、管理者從多種角度對大型貴重儀器設(shè)備的管理進(jìn)行了大量研究.王世海[2]對高校貴重設(shè)備管理平臺信息化建設(shè)作出了具體的實踐.仲紅艷等[3]、杜愛雪和李達(dá)亮[4]對高?？平逃闷吩O(shè)備辦理免稅工作進(jìn)行了探究.王杰等[5]提出要強(qiáng)化大型精密儀器“五關(guān)”管理.宋象軍和夏建潮[6]、朱軍和周建軍[7]從提高高校大型儀器設(shè)備使用效益的角度對大型儀器設(shè)備的管理進(jìn)行了思考.

本文中所指的大型貴重進(jìn)口儀器設(shè)備是單價在40萬元及以上的國外進(jìn)口儀器設(shè)備.經(jīng)過幾年的探索實踐，我校在對大型貴重進(jìn)口設(shè)備采購管理方面積累了一定的經(jīng)驗.這對積極探索高校大型精密科研設(shè)備的管理方法，制定科學(xué)合理的管理制度，以適應(yīng)新時代高校對教學(xué)、科研以及提供優(yōu)質(zhì)的社會服務(wù)的需求都具有重要的現(xiàn)實意義.本文介紹了首都師范大學(xué)近年來在進(jìn)口大型貴重設(shè)備流程化管理方面經(jīng)驗，希望起到拋磚引玉的作用，為我國探索建立科學(xué)合理的高校設(shè)備管理制度作出貢獻(xiàn).

1 大型貴重進(jìn)口設(shè)備流程化管理實踐

相對于一般的儀器設(shè)備管理，大型貴重進(jìn)口免稅設(shè)備管理有其特殊性要求，其管理責(zé)任更為重大，采購和使用監(jiān)管程序繁雜.學(xué)校管理部門為做到規(guī)范管理，在采購的各個環(huán)節(jié)均應(yīng)建立相應(yīng)流程，做到程序清楚、要求明確、可操作性強(qiáng)、執(zhí)行效率高.在實踐中，我校對大型貴重進(jìn)口免稅設(shè)備的流程管理分為以下幾個環(huán)節(jié)：前期可行性論證、預(yù)算申報、招標(biāo)采購、免稅辦理及入關(guān)、到貨驗收、使用績效評價和年審自查，這七個環(huán)節(jié)包括了儀器設(shè)備的入口關(guān)、選擇關(guān)、采購關(guān)、使用關(guān)和處置關(guān)幾個方面.在管理的過程中要抓住設(shè)備招標(biāo)采購、減免稅辦理及到貨驗收等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，解決在過程中產(chǎn)生的例如采購時間長、海關(guān)免稅辦理時間長、到貨驗收調(diào)制安裝比較復(fù)雜等突出問題，加強(qiáng)規(guī)范管理，使有限的儀器設(shè)備資源在使用中發(fā)揮更大的作用，實現(xiàn)資源共享和效益最大化，進(jìn)而提高大型儀器設(shè)備的使用效益[2].

1.1 基礎(chǔ)性工作：設(shè)備可行性論證和預(yù)算申報

貴重儀器設(shè)備購置可行性論證是貴重儀器設(shè)備申購管理的源頭，是避免重復(fù)購置、提高投資效率的前提，是提高設(shè)備利用率和共享力度的關(guān)鍵，同時也為后續(xù)的招標(biāo)采購打下堅實的基礎(chǔ)[8].在申報購置前，應(yīng)組織本領(lǐng)域?qū)＜?，從教學(xué)科研和學(xué)科建設(shè)的需求出發(fā)，結(jié)合學(xué)校的實際情況，論證設(shè)備的先進(jìn)性、合理性，同時也對安裝場所、環(huán)境、操作人員配備等情況進(jìn)行可行性論證，本著技術(shù)先進(jìn)、經(jīng)濟(jì)合理、教學(xué)科研適用的原則購置設(shè)備，從源頭上減少問題發(fā)生的幾率.

高校的資金來源比較多元化，既有政府的專項資金撥款，也有教師的各種橫向、縱向科研經(jīng)費(fèi)，本文根據(jù)學(xué)校的實際情況，主要討論申請北京市財政專項經(jīng)費(fèi)購置大型貴重進(jìn)口儀器設(shè)備的情況.北京市財政專項經(jīng)費(fèi)有著嚴(yán)格的預(yù)算申報審批制度，項目負(fù)責(zé)人在充分論證的前提下，向財政提交相關(guān)預(yù)算申報材料，待批復(fù)后方可進(jìn)行采購.科學(xué)論證和嚴(yán)格審批可避免設(shè)備采購的盲目性、隨意性和重復(fù)性.本著科學(xué)、合理利用資金的原則，在大型貴重進(jìn)口儀器設(shè)備申報之前，我校會組織專家論證會，通過同行專家對該設(shè)備購置資金、環(huán)境、用途的合理性和必要性進(jìn)行論證，只有論證通過的設(shè)備才能向上級部門進(jìn)行預(yù)算申報(申報流程見圖1).

圖1 大型貴重儀器設(shè)備論證申報流程圖

1.2 關(guān)鍵性工作：設(shè)備招標(biāo)采購、減免稅辦理、入關(guān)以及到貨驗收

自2003年《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》(政部第87號令)頒布以來，政府采購政策從無到有，其過程已經(jīng)制度化、常態(tài)化，高校的儀器設(shè)備購置必須要進(jìn)行政府采購.在對貴重儀器設(shè)備進(jìn)行的政府采購過程中，一定要嚴(yán)格制定招標(biāo)采購計劃，細(xì)化完善招標(biāo)文件，組織規(guī)范的招標(biāo)采購程序，發(fā)揮評標(biāo)專家在應(yīng)用上、技術(shù)上對儀器設(shè)備供應(yīng)商進(jìn)行客觀的評價和建議.招標(biāo)過程完成后，學(xué)校與中標(biāo)商、外貿(mào)公司簽訂相應(yīng)的采購合同和三方協(xié)議，采購工作進(jìn)入到減免稅辦理的環(huán)節(jié).

所謂進(jìn)口設(shè)備免稅政策，是指國家為促進(jìn)科學(xué)研究和高?？蒲兴降陌l(fā)展，針對科研機(jī)構(gòu)和高校的進(jìn)口設(shè)備，采取的海關(guān)免收稅政策優(yōu)惠.國家規(guī)定不以營利為目的; 在合理數(shù)量范圍內(nèi)進(jìn)口國內(nèi)不能生產(chǎn)的科學(xué)研究和科研教學(xué)用品; 直接用于科學(xué)研究和教學(xué)的，免征進(jìn)口關(guān)口關(guān)稅和進(jìn)口環(huán)節(jié)增值稅和消費(fèi)稅[3].高校購置在國家規(guī)定的免稅范圍內(nèi)的進(jìn)口儀器設(shè)備，均可向主管海關(guān)申報辦理免稅.在確定儀器設(shè)備的免稅性質(zhì)、免稅審批依據(jù)后，形成齊備的申請材料是申報成功的必要條件，也是提高批復(fù)效率的保障.申報材料包括：進(jìn)出口貨物征免稅申請表、外貿(mào)合同、設(shè)備配置清單及彩頁、用途說明、本校的免稅備案登記表等海關(guān)要求的文件.辦理好免稅的設(shè)備可由外貿(mào)代理公司安排清關(guān)到貨.

驗收是設(shè)備質(zhì)量監(jiān)控的關(guān)鍵環(huán)節(jié).進(jìn)口設(shè)備采購涉及金額較大,程序相對復(fù)雜，一旦發(fā)生糾紛，往往程序繁瑣、處理時間長，影響老師對設(shè)備的使用和正常教學(xué)科研活動的開展，因此，進(jìn)口設(shè)備到貨后，要重視驗收環(huán)節(jié).我校的大型儀器設(shè)備驗收一般為兩個步驟，常規(guī)驗收和技術(shù)驗收.常規(guī)驗收就是物品到貨后的開箱驗收.主要檢查商品的外觀品質(zhì)、規(guī)格、數(shù)量是否與合同條款相符，裝箱單與實物是否相符.技術(shù)驗收是指設(shè)備到達(dá)指定地點，并進(jìn)行安裝調(diào)試后，由學(xué)校組織的對設(shè)備質(zhì)量及性能的全面驗收，組織相關(guān)專業(yè)的專家組進(jìn)行集體驗收，對于現(xiàn)場安裝調(diào)試后，儀器設(shè)備能夠正常運(yùn)行并且性能良好的，專家達(dá)成一致意見后，形成驗收報告[3].

在進(jìn)口免稅設(shè)備的整個采購過程中，我校建立了專門的合同跟蹤管理流程，搭建一個科學(xué)完善的采購信息化管理平臺，實行設(shè)備采購全過程信息化管理.涵蓋了該設(shè)備從技術(shù)指標(biāo)申報、招標(biāo)采購、合同簽訂、免稅審批到貨物到貨驗收的整個流程跟蹤以及每臺辦理免稅的設(shè)備信息等.按使用權(quán)限的不同，主管部門、院系單位負(fù)責(zé)人和項目負(fù)責(zé)人可以對整個采購過程實行動態(tài)跟蹤，對該設(shè)備采購執(zhí)行進(jìn)度一目了然.通過流程記錄，用戶和管理人員可以很方便地查詢到每臺設(shè)備所處的辦理階段，并提醒在哪個階段的超時，大大提高了工作效率[4].

1.3 提升性工作：績效評價和海關(guān)年審自查

大型貴重儀器設(shè)備在日常使用過程中，對于上機(jī)操作、定期保養(yǎng)和校正等工作有特定的要求.規(guī)范的績效評估體系應(yīng)該根據(jù)大型儀器的實際使用情況，建立可行的量化標(biāo)準(zhǔn)，為資源配置提供依據(jù).一個完善、科學(xué)、規(guī)范、易操作的大型儀器設(shè)備使用效益評估體系，需要對定額機(jī)時完成情況、培養(yǎng)人員情況、科研情況、功能開發(fā)情況、對外服務(wù)情況等進(jìn)行綜合考核，防止片面性，防止考核工作流于形式，注重考核數(shù)據(jù)的真實可靠性，使考核結(jié)果為資源配置提供可靠的支撐數(shù)據(jù)[9].在具體實踐中，我校以項目為單位，按年度對項目中購置的大型貴重儀器設(shè)備進(jìn)行績效考核.考核采用填寫績效報告與專業(yè)審計相結(jié)合的方式，就該設(shè)備采購資金使用進(jìn)度及情況，科研和教學(xué)中的使用情況，產(chǎn)生的社會效益等具體績效目標(biāo)進(jìn)行考核.考核結(jié)果作為新一年度預(yù)算資金分配的重要依據(jù).同時，作為主管職能部門，就每臺具體的大型貴重儀器設(shè)備建立使用日志，掌握詳細(xì)的使用率和使用效益.

按照海關(guān)相關(guān)法律規(guī)定，給予特定關(guān)稅減免優(yōu)惠的進(jìn)口貨物，海關(guān)將在一定期限內(nèi)繼續(xù)實施監(jiān)管，監(jiān)管日期從減免稅放行之日計算.海關(guān)對減免稅貨物的監(jiān)管期作了明確的規(guī)定，即機(jī)電設(shè)備及其他設(shè)備的監(jiān)管期為 5 年.每年3月前，主管海關(guān)會對上一年度入關(guān)到貨的免稅設(shè)備的使用、放置情況，對免稅單位的資格進(jìn)行年審，只有年審?fù)ㄟ^才能取得下一年度的免稅資格.與海關(guān)年審?fù)?，對于已?jīng)獲批的免稅設(shè)備，我校每年上半年會按單位把各學(xué)院5年監(jiān)管期內(nèi)的免稅設(shè)備信息登記表統(tǒng)一分發(fā)下去，由各學(xué)院進(jìn)行免稅設(shè)備的自查，包括核對設(shè)備是否變更存放地點、是否已經(jīng)驗收及是否入學(xué)校固定資產(chǎn).同時，海關(guān)還將對高校免稅進(jìn)口設(shè)備使用情況開展定期核查，對發(fā)現(xiàn)的問題，包括未進(jìn)行報備將免稅設(shè)備改變放置地點、用于盈利性用途等具體問題進(jìn)行調(diào)查和處理.

2 大型貴重儀器設(shè)備流程化管理的目標(biāo)：提高使用效益

大型貴重進(jìn)口儀器設(shè)備是用于高水平教學(xué)科研的輔助工具，如何“用好”大型貴重進(jìn)口儀器設(shè)備，使其在具體工作中發(fā)揮本身的特長，提高投資效益和使用效率才是最終的目的.我校從政策上、資金上、技術(shù)上對大型儀器的效益提高提供了全方面的保障.

2.1 建立健全制度管理，提供政策支持

學(xué)校制定實施一系列相關(guān)文件規(guī)范大型貴重儀器設(shè)備的管理使用，以政策為導(dǎo)向，轉(zhuǎn)變“重?fù)碛?，輕管用”的傳統(tǒng)觀念.文件包括《首都師范大學(xué)物資采購管理辦法》《首都師范大學(xué)關(guān)于申請采購進(jìn)口產(chǎn)品及辦理科教免稅的實施辦法》《首都師范大學(xué)貴重儀器設(shè)備管理條例》《首都師范大學(xué)貴重儀器設(shè)備有償使用管理辦法》《首都師范大學(xué)貴重儀器設(shè)備共享基金實施辦法》等.這一系列文件的實施對本校的大型儀器設(shè)備的管理工作有很好的促進(jìn)作用.

2.2 充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提供技術(shù)支持

以校級分析測試中心為載體，搭建大型儀器設(shè)備共享平臺，開放共享無疑是貴重儀器設(shè)備發(fā)揮有效作用的重要途徑之一.采用“集中管理，分散運(yùn)行”的方式，將所屬各院系的貴重儀器設(shè)備統(tǒng)一納入平臺管理.有使用設(shè)備需求的老師學(xué)生通過網(wǎng)絡(luò)平臺就可以對相關(guān)的大型儀器進(jìn)行信息查詢、計時預(yù)約，同時，平臺也方便了主管部門對大型儀器的使用情況進(jìn)行實時監(jiān)測，對其使用效率進(jìn)行量化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計.

2.3 保障設(shè)備運(yùn)行維護(hù)，提供資金支持

大型儀器設(shè)備一旦投入使用，設(shè)備的運(yùn)行、維護(hù)和維修成本相對較高.學(xué)校設(shè)立大型貴重儀器運(yùn)行維修專項資金，用于補(bǔ)貼納入學(xué)校共享平臺的貴重儀器設(shè)備的維修維護(hù).同時，學(xué)校推行“貴重儀器設(shè)備共享基金”，通過專項資金支持設(shè)備共享，對于老師申請使用共享平臺中的大型設(shè)備，學(xué)校按一定比例的配比補(bǔ)貼設(shè)備的耗材費(fèi)用，成立“共享基金評審(管理)小組”定期對申請項目進(jìn)行審批.根據(jù)當(dāng)年共享基金經(jīng)費(fèi)籌集的情況、課題的性質(zhì)以及共享設(shè)備的使用現(xiàn)狀，確定共享基金的支持額度.原則上，學(xué)校支持經(jīng)費(fèi)與自籌經(jīng)費(fèi)的比例一般為1∶1，每個項目每次申請共享基金不超過10 000元.

學(xué)校申請專項資金針對實驗技術(shù)人員參與學(xué)術(shù)交流、實驗理論研究、實驗方法創(chuàng)新等，均予以一定的資助，對于提高實驗技術(shù)隊伍業(yè)務(wù)水平起到了積極作用.資金的支持，一方面在政策上引導(dǎo)了教師利用大型儀器設(shè)備進(jìn)行高水平的科學(xué)研究和教學(xué)的積極性，另一方面使大型儀器設(shè)備的功能性開發(fā)利用以及維護(hù)、維修在資金上得到了切實的保障[1].

3 結(jié) 語

大型貴重儀器設(shè)備具有價格昂貴、科技含量高、專業(yè)性強(qiáng)、運(yùn)行成本高等特點，建立切實有效的運(yùn)行管理機(jī)制尤為重要，流程化管理是一種行之有效的方法，進(jìn)一步優(yōu)化流程中的環(huán)節(jié)，最大限度地發(fā)揮資源效益，充分發(fā)揮貴重儀器設(shè)備在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會服務(wù)中的重要作用.