淺談人事檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)

張宇微

摘要：人事檔案管理工作是將檔案資料進(jìn)行甄別和整理、立卷歸檔、服務(wù)單位中心工作、服務(wù)職工群眾的活動(dòng)，人事檔案管理工作，責(zé)任重大。本文簡(jiǎn)要概述了人事檔案工作的意義、特性，建立職工人事檔案的方法，有效進(jìn)行人事檔案利用工作的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，提出了新時(shí)期做好人事檔案工作的思路。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理工作；立卷；歸檔；利用

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2018）012-0035-02

一、引言

人事檔案管理工作是將檔案資料進(jìn)行甄別和整理、立卷歸檔、服務(wù)單位中心工作、服務(wù)職工群眾的活動(dòng)。人事檔案是個(gè)人的真實(shí)記載，是參與社會(huì)活動(dòng)的第一手資料，是個(gè)人參加社會(huì)實(shí)踐、學(xué)歷狀況、政治面貌、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力及受到表彰獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始資料，與個(gè)人職稱評(píng)聘、工資待遇、組織關(guān)系、社會(huì)福利、勞動(dòng)保障等聯(lián)系緊密。做好人事檔案管理工作，責(zé)任重大。

人事檔案管理工作是繁瑣的，但意義重大。這是因?yàn)椋?/p>

1.人事檔案管理工作是單位人事管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是單位選拔、任用、考核干部，進(jìn)行職稱評(píng)定、工資變動(dòng)等的重要依據(jù)。

2.人事檔案與職工的切身利益密切相關(guān)，它存儲(chǔ)了個(gè)人的原始真實(shí)信息，記載著職工在社會(huì)上的所有社會(huì)實(shí)踐，是職工解決勞動(dòng)糾紛，享有各種福利待遇的直接證明材料。

二、人事檔案的特性

1.全面性

人事檔案真實(shí)地反映職工個(gè)人情況，完整地記載了職工履歷、家庭情況、鑒定考核、專業(yè)技術(shù)、政治面貌、表彰獎(jiǎng)勵(lì)處罰、職務(wù)任免、工資收入等方面的情況。

2.現(xiàn)實(shí)性

人事檔案是單位選拔、任用、考核干部，進(jìn)行職稱評(píng)定、工資變動(dòng)以及職工享有各種福利待遇、解決勞動(dòng)糾紛的依據(jù)。

3.真實(shí)性

人事檔案要求原件歸檔，保證檔案材料客觀真實(shí)有效。

4.動(dòng)態(tài)性

立卷后的人事檔案，內(nèi)容會(huì)隨著立卷入個(gè)體參與社會(huì)活動(dòng)和人生道路的延伸而延伸，不斷形成新材料。

5.流動(dòng)性

人事檔案管理工作中堅(jiān)持“檔隨人走”，職工不在存檔單位工作后，必須將人事檔案轉(zhuǎn)走。

6.機(jī)密性

人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人家庭信息、考核鑒定及表彰獎(jiǎng)勵(lì)處罰等多方面情況，是涉密資料，嚴(yán)禁個(gè)人查閱自己和親屬的人事檔案。

由于人事檔案的以上幾個(gè)特性，檔案員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握政策，適時(shí)收集更新檔案材料，為立卷歸檔打好基礎(chǔ)。在人事檔案管理工作中，建立職工人事檔案是一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

三、人事檔案的建檔方法

1.強(qiáng)化檔案員業(yè)務(wù)技能，做好檔案材料的甄別鑒定和分類

主要依據(jù)是人事檔案材料的分類，人事檔案總共分為十個(gè)大類，根據(jù)十個(gè)大類的特點(diǎn)，在整理過(guò)程中要特別注意三齡兩歷材料，年齡、工齡、黨齡的前后填寫(xiě)時(shí)間要一致，如果有不一致的地方應(yīng)及時(shí)詢問(wèn)本人、報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)、更正不一致的地方；工作經(jīng)歷和學(xué)習(xí)經(jīng)歷中填寫(xiě)的前后時(shí)間也要一致，發(fā)現(xiàn)有不一致的地方也要及時(shí)處理；每個(gè)類別中的材料都要按照時(shí)間先后順序進(jìn)行排序，編頁(yè)碼；每個(gè)類別中的材料該簽字的地方一定要簽字，日期也要填寫(xiě)完整，該蓋章的也一定要有相應(yīng)部門(mén)的印章，有的材料需要上級(jí)部門(mén)審核的，就一定要有審核部門(mén)的印章。

2.實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則

準(zhǔn)確把握文件資料的時(shí)效性，在工作實(shí)際要具體問(wèn)題具體分析，吃懂吃透歸檔文件要求和現(xiàn)行人事檔案精神，不該歸檔的絕對(duì)不歸檔，減少檔案管理工作中的資料重復(fù)性問(wèn)題；該歸檔的絕對(duì)不少，保證檔案資料齊全，避免資料不全和資料漏失。提高檔案利用的效率，把握好每一份檔案資料，在歸檔工作中耐心細(xì)致地甄別，認(rèn)真分類和裝訂。在立卷過(guò)程中，多交流，多請(qǐng)教，多談心，弄清楚每一個(gè)問(wèn)題的前因后果及內(nèi)在聯(lián)系，合理組卷，使立卷歸檔后的人事檔案資料齊備完整，符合標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，具有更高的利用價(jià)值。

建立職工人事檔案意義重大，建檔的目的是為了更好地利用。

四、人事檔案的有效利用

1.遵循人事檔案利用制度

在利用過(guò)程中，必須符合人事檔案利用制度，做好檔案安全管理工作。

（1）查閱

在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置專用閱覽室，提供檔案查閱。調(diào)卷查閱要有專人指導(dǎo)和監(jiān)督。

（2）借出使用

在特殊情況下，由于特殊原因需要借出使用檔案資料的，由借用人員填寫(xiě)借出使用申請(qǐng)表，連同相關(guān)材料，經(jīng)人事部門(mén)初步審核后，由分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，檔案員做好詳細(xì)登記，注明歸還期限，方可借出。

（3）出具證明材料

必須寫(xiě)清說(shuō)明需要證明材料的事由，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核同意，必要時(shí)要出具書(shū)面申請(qǐng)，詳細(xì)做好登記。

2.符合人事檔案管理規(guī)定

在利用過(guò)程中，必須符合人事檔案管理規(guī)定，保障檔案完整安全。

（1）查閱手續(xù)

主要包括以下內(nèi)容：1.查閱者填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱緣由、查閱對(duì)象等，必要時(shí)要出具需查閱人事檔案的相關(guān)證明材料；2.人事部門(mén)初步審核后，報(bào)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，方可進(jìn)行查閱。

（2）外借手續(xù)

主要包括以下內(nèi)容：1_具體經(jīng)辦人員填寫(xiě)外借申請(qǐng)表，注明借檔理由、對(duì)象、人員等，相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字；2.人事部門(mén)進(jìn)行審核，報(bào)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，并經(jīng)外借人員和檔案員雙方簽字，詳細(xì)注明歸還日期，方可外借。

（3）開(kāi)具證明手續(xù)

主要包括以下內(nèi)容：1.利用者提出申請(qǐng)，注明理由，必要時(shí)要提供相應(yīng)的事由材料；2.經(jīng)人事部門(mén)初步審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，根據(jù)需開(kāi)具證明的經(jīng)辦人員要求，提供相應(yīng)的證明材料。五、建立健全管理制度

在工作實(shí)踐中，不斷建立健全管理制度，建立人事檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制。

1.材料歸檔制度

對(duì)于不斷形成的檔案材料必須認(rèn)真仔細(xì)地收集，對(duì)照歸檔要求對(duì)材料進(jìn)行整理，仔細(xì)判斷和甄別，根據(jù)材料內(nèi)容，完成歸檔工作。

2.檢查核對(duì)制度

檢查核對(duì)是促進(jìn)人事檔案工作健康有序、規(guī)范進(jìn)行的環(huán)節(jié)。不同季節(jié)不同地區(qū)有不同的要求，雨季主要檢查人事檔案庫(kù)房設(shè)施，門(mén)窗、屋頂、墻面，材料霉?fàn)€、蟲(chóng)蛀等情況；干季要檢查檔案庫(kù)房的濕度和溫度情況。南方地區(qū)要特別檢查檔案保管環(huán)境等。遇到火災(zāi)水災(zāi)等突發(fā)情況要著重檢查。

3.轉(zhuǎn)遞制度

檔案轉(zhuǎn)遞一般是由職工離開(kāi)原工作單位或一些不可抗拒的原因引起的，轉(zhuǎn)遞工作必須遵守相關(guān)的規(guī)章制度，落實(shí)機(jī)要轉(zhuǎn)遞和保密制度要求，檔案資料不能交本人自帶。

4.安全保密制度

安全保密制度的具體要求是：（1）人事檔案管理員必須遵守保密制度。（2）檔案庫(kù)房備必須配備消防器材，并定期檢查。（3）落實(shí)好檔案資料度夏和冬防制度。（4）執(zhí)行好請(qǐng)示、報(bào)告制度。（5）檔案庫(kù)房?jī)?nèi)禁止吸煙。（6）離開(kāi)時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門(mén)。

5.統(tǒng)計(jì)制度

統(tǒng)計(jì)制度的主要內(nèi)容包括：整理情況；整理過(guò)程中的問(wèn)題；材料補(bǔ)充完善情況；利用情況；庫(kù)房設(shè)備情況；檔案員工作情況、思想狀況等。

六、加強(qiáng)人事檔案管理的有效方法

1.強(qiáng)化檔案管理人員的思想政治教育，不斷提高檔案員的黨性修養(yǎng)，增強(qiáng)服務(wù)大局的意識(shí)，強(qiáng)化責(zé)任心，在工作中腳踏實(shí)地，樂(lè)于奉獻(xiàn)，不作浮華想，甘于冰雪心。

2.由主管領(lǐng)導(dǎo)主抓，成立檔案督導(dǎo)小組，加強(qiáng)督促指導(dǎo)，進(jìn)行檢查、總結(jié)、評(píng)比，并將檢查、總結(jié)、評(píng)比結(jié)果納入年終考核。

3.充分利用現(xiàn)代科技網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有效搭建職工群眾社會(huì)福利管理平臺(tái)，簡(jiǎn)化手續(xù)，便捷服務(wù)，使檔案管理工作更加現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化。

七、新時(shí)期做好人事檔案工作的思路

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)

單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)人事檔案的領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，嚴(yán)格要求，嚴(yán)格督查督辦，做到隨時(shí)掌握人事檔案管理工作的實(shí)際情況，以人事檔案管理工作為抓手，協(xié)調(diào)單位內(nèi)部各職能部門(mén)的關(guān)系，以完成好中心工作為目標(biāo)，形成長(zhǎng)效動(dòng)態(tài)管理模式，按程序規(guī)范有序地開(kāi)展人事檔案管理工作。

2.加強(qiáng)檔案員的責(zé)任意識(shí)

檔案員要更新觀念、與時(shí)俱進(jìn)，在自己的崗位上努力學(xué)習(xí)、刻苦鉆研，兢兢業(yè)業(yè)做好本職工作，根據(jù)工作中的實(shí)際情況不斷補(bǔ)充和完善管理工作，對(duì)人事檔案管理工作中的立卷歸檔范圍明確要求，采取相應(yīng)措施，該收集的材料及時(shí)收集，該歸檔的材料及時(shí)歸檔，保證檔案資料的立卷歸檔和利用工作有章可循，有條不紊地開(kāi)展。

3.結(jié)合新時(shí)期要求進(jìn)行電子化管理

新時(shí)代新要求新作為，當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)展，只有把人事檔案管理工作與新時(shí)期信息技術(shù)緊密結(jié)合起來(lái)，才能促進(jìn)人事檔案轉(zhuǎn)化為信息資源，達(dá)到現(xiàn)代人事檔案檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)和新要求，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理。

4.強(qiáng)化單位職工的檔案意識(shí)

做好對(duì)職工群眾的宣傳工作，使檔案工作深入人心。充分利用檔案日、進(jìn)行有的放矢的宣傳，采取政策宣講，培訓(xùn)宣貫，創(chuàng)新方式，用群眾喜聞樂(lè)見(jiàn)的方式和網(wǎng)絡(luò)等載體，不斷進(jìn)行宣傳，轉(zhuǎn)變干部職工的思想觀念，強(qiáng)化意識(shí)，自上而下，從下到上，在單位內(nèi)部形成齊抓共管，事事有監(jiān)管、處處有著落的局面，為人事檔案管理工作提供有效可靠的保障。

八、結(jié)語(yǔ)

總之，人事檔案管理工作是枯燥的、乏味的、最有意義的，需要耐心、細(xì)心和決心，也更需要愛(ài)心、熱心與恒心。在新的歷史時(shí)期，全面落實(shí)好新時(shí)期人事檔案的新要求新舉措新指示，以求真務(wù)實(shí)的態(tài)度和嚴(yán)實(shí)深細(xì)的工作作風(fēng)，做好人事檔案的立卷歸檔，服務(wù)好職工群眾，不斷建立健全規(guī)章制度，不斷完善規(guī)范設(shè)備設(shè)施，充分利用人事檔案資源為單位黨委提供決策參考。