基于內(nèi)控視角下加強高校經(jīng)濟合同管理策略探討

馮艷

摘要：經(jīng)濟合同管理是高校精細化管理的重要環(huán)節(jié)，也是高校內(nèi)部控制體系的重要組成部分，加強高校經(jīng)濟合同管理對于高校的現(xiàn)代化管理、風(fēng)險規(guī)避、合法權(quán)益維護有重要的意義。本文首先對當(dāng)前高校經(jīng)濟合同管理的現(xiàn)狀進行了總結(jié)，并剖析了出現(xiàn)問題的相關(guān)原因，最后基于內(nèi)部控制視角下提出了加強高校經(jīng)濟合同管理的幾點策略，以期為健全高校內(nèi)部控制體系、規(guī)范高校內(nèi)部管理、保障高校的合法經(jīng)濟利益提供助益。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；高校；經(jīng)濟合同管理；現(xiàn)狀；策略

中圖分類號：G647 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2018）012-0032-02

近年來，隨著高等教育事業(yè)的繁榮發(fā)展以及教育改革的不斷深入，高等院校在教育教學(xué)、科學(xué)研究及社會服務(wù)方面的重要價值也日益凸顯。而隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，各校也逐漸參與到各類市場經(jīng)濟活動中，對外合作和交流不斷加強，而作為參與市場經(jīng)濟行為的重要載體——經(jīng)濟合同的管理也在其中發(fā)揮著重要的作用。同時，隨著人們對于教育發(fā)展的理性認識，社會大眾對于教育的關(guān)注已經(jīng)由傳統(tǒng)的“幫助教育發(fā)展，增加資金投入”轉(zhuǎn)向“關(guān)注教育經(jīng)費的合法合規(guī)使用以及投入帶來的效益”。另外一個方面，高校作為行政事業(yè)單位，需全面落實財務(wù)部制定的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》。而高校經(jīng)濟合同管理作為內(nèi)部控制體系的重要組成部分，缺乏經(jīng)濟合同風(fēng)險管理意識，合同管理機制不健全，各種法律糾紛頻繁發(fā)生，不但造成經(jīng)濟利益的損失，也給高校的名譽造成了一定的不良影響，影響高等教育事業(yè)的健康發(fā)展。因此，加強高校經(jīng)濟合同管理，實現(xiàn)對經(jīng)濟合同全過程的內(nèi)部控制勢在必行。

一、高校經(jīng)濟合同管理現(xiàn)狀

1.缺乏風(fēng)險防范意識

目前，部分高校因?qū)?jīng)濟合同存在的法律關(guān)系沒有一個清晰的認識，風(fēng)險防范意識淡薄，將合同簡單的理解為“記錄經(jīng)濟活動的書面文件”，不注意保管，或抱著一種“走過場”的態(tài)度進行經(jīng)濟合同的簽訂，或是礙于人情或面子不簽訂相關(guān)經(jīng)濟合同。合同的執(zhí)行也因注重人情或習(xí)慣而忽視合同真正簽訂的內(nèi)容，合同管理流于形式，高校經(jīng)濟合同風(fēng)險控制工作不到位，隱藏著較大的財務(wù)風(fēng)險。

2.管理主體復(fù)雜，多頭管理

目前，部分高校對于合同的管理主體未明確，采用多頭管理的方式，這種管理模式下，高校無法實現(xiàn)對外經(jīng)濟合作內(nèi)容的全面掌握和匯總，坐收坐支問題時有發(fā)生。歸口管理部門分工不明確，同一類型的合同，或歸口科研部門進行審核，或歸口學(xué)校法律事務(wù)室審核，管理權(quán)限重疊，不利于合同管理的規(guī)范化實施。

3.合同管理流程不科學(xué)，管理制度不完善

部分高校合同管理制度不完善，各環(huán)節(jié)的實施細則沒有細化，合同審批流程不科學(xué)，或過于簡單，或過于繁瑣。過于簡單，流程管理將形同虛設(shè)，無法起到風(fēng)險控制的作用；過于繁瑣，影響工作效率。同時，合同審計監(jiān)督工作僅停留在宏觀制度層面，具體的管理細則沒有明確，難以實現(xiàn)對經(jīng)濟合同管理的實質(zhì)性把控。

4.合同預(yù)算控制工作落實不到位

部分高校缺乏對經(jīng)濟合同預(yù)算編制的重視度，預(yù)算編制不科學(xué)，預(yù)算執(zhí)行力度不強。如在簽訂采購合同時，預(yù)算編制工作實施不到位，沒有對采購項目進行充分的調(diào)研，預(yù)算編制與實際情況不符，加之后期執(zhí)行力度不夠，無法實現(xiàn)“無預(yù)算不執(zhí)行、有預(yù)算不超支”的目標(biāo)。

5.合同歸檔管理不規(guī)范

目前，部分高校合同檔案管理制度尚未健全和完善，經(jīng)濟合同檔案在各業(yè)務(wù)部門中留存，沒有實現(xiàn)集中和統(tǒng)一化管理。同時，合同管理信息化系統(tǒng)有待進一步完善，目前大多仍然沿用傳統(tǒng)手工作業(yè)合同檔案管理辦法，合同檔案信息的采集和維護手段較為滯后，合同檔案信息錄入和更新不及時或遺漏等問題時有發(fā)生，影響經(jīng)濟合同的管理。

二、高校經(jīng)濟合同管理存在問題原因剖析

1.授權(quán)審批制度落實不規(guī)范

校長負責(zé)制是中國特色現(xiàn)代大學(xué)制度的核心內(nèi)容，也是高校進行對外經(jīng)濟合作必須堅持的制度。合同的法定簽約人應(yīng)為學(xué)校的法定代表人或其授權(quán)的委托代理人。但在經(jīng)濟合同的實際簽訂過程中，因時效問題，合同的簽訂都是由二級業(yè)務(wù)部門完成，逐級授權(quán)審批制度落實不到位，合同管理隨意性大。

2.合同管理組織架構(gòu)不合理，缺乏崗位牽制

由于部分高校尚未建立完善的合同管理組織架構(gòu)，沒有成立專門的經(jīng)濟合同管理部門和合同管理人員，歸口管理部門分工不明確，多頭管理的問題依然存在，各職能部門之間沒有明確相應(yīng)的責(zé)任，可能出現(xiàn)互相推諉的情況，影響工作效率的提升。合同管理人員職責(zé)分工沒有明確，未設(shè)置互相牽制的崗位，經(jīng)濟合同管理監(jiān)督檢查機制不完善，合同管理的各個環(huán)節(jié)都無法實現(xiàn)規(guī)范和全過程管理，合同管理缺乏規(guī)范性。

3.未建立完善的監(jiān)督體系

高校經(jīng)濟合同涉及面廣、內(nèi)容較為復(fù)雜，如果對經(jīng)濟合同管理缺乏必要的監(jiān)督，就難以真正實現(xiàn)規(guī)范化管理。即使前期依照相應(yīng)規(guī)定合法合規(guī)的對經(jīng)濟合同進行了審核和簽訂，但后期沒有充分履行其監(jiān)督職責(zé)，缺乏合同執(zhí)行情況的監(jiān)督，也未根據(jù)預(yù)算對實時用款情況進行審計。同時由于沒有建立完善的合同管理考核獎懲機制和嚴格的責(zé)任追究制度，職工缺乏對合同管理的主動性和積極性，高校內(nèi)部控制制度的有效運行難以得到保證。

4.合同管理信息化建設(shè)滯后

大多數(shù)高校對于經(jīng)濟合同的檔案管理還停留在手工管理階段，工作效率低下，部分高校雖然引入了合同信息管理系統(tǒng)，但因還沒有與本校的財務(wù)系統(tǒng)相連接，無法實現(xiàn)對財務(wù)相關(guān)信息的知悉，對于合同所涉及的相應(yīng)支出無法實時了解，這將導(dǎo)致合同執(zhí)行過程中經(jīng)濟風(fēng)險的增加。同時，由于沒有建立共享信息系統(tǒng)，高校各職能部門也缺乏信息交流，無法實現(xiàn)對所有經(jīng)濟合同履行情況的即時匯總，合同的跟蹤管理工作受到限制，影響日常工作的正常開展。

5.合同管理人才缺乏

高校經(jīng)濟合同管理涉及的專業(yè)知識較為寬泛，對于人才的要求提出了非常嚴格的要求，要求經(jīng)濟合同管理人員需具備會計、審計、法律、基建等多個方面的專業(yè)知識，但當(dāng)前這一類人才較為匱乏，這是當(dāng)前大部分高等院校合同管理工作面臨的主要問題。同時由于高校對現(xiàn)有合同管理人員缺乏必要的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)、法制教育培訓(xùn)、職業(yè)道德培訓(xùn)等，經(jīng)濟合同管理人員缺乏對合同風(fēng)險管控重要性的認知，合同相關(guān)法律意識淡薄，工作隨意性較強，合同管理的規(guī)范化、制度化有待進一步的提升。

6.缺乏合同管理考核評價機制

由于傳統(tǒng)觀念的影響，部分高校對于合同管理缺乏績效管理理念，對于合同的各個環(huán)節(jié)的管理情況缺乏具體的可量化的考核指標(biāo)，同時也缺乏對于合同項目執(zhí)行過程的績效評價，影響經(jīng)濟合同管理效果。

三、加強高校經(jīng)濟合同管理策略

1.促進經(jīng)濟合同管理體系的建立和健全

經(jīng)濟合同管理是一個系統(tǒng)工程，其涉及部門多，工作量大，因此需建立明確和切實可行的經(jīng)濟管理體系，設(shè)置專門的經(jīng)濟合同管理部門，配備專業(yè)人員進行管理，實現(xiàn)對經(jīng)濟合同談判、簽訂、執(zhí)行、監(jiān)督等全過程的管理，這是經(jīng)濟合同管理的基礎(chǔ)性工作。具體而言，經(jīng)濟合同管理體系的構(gòu)建應(yīng)包括以下幾個部門的通力協(xié)作，各個部門明確其在經(jīng)濟合同管理工作中的具體職責(zé)。經(jīng)濟合同管理決策機構(gòu)在經(jīng)濟合同管理中起統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)作用，主要負責(zé)經(jīng)濟合同簽訂的授權(quán)、合同專用章的管理和相關(guān)法律事務(wù)的辦理；經(jīng)濟合同承辦部門即發(fā)生經(jīng)濟活動的具體部門，其主要負責(zé)合同及相關(guān)事項具體手續(xù)的辦理工作；業(yè)務(wù)歸口管理部門如基建管理部分、資產(chǎn)管理部門、后勤管理部門等，其主要負責(zé)經(jīng)濟合同主要條款的審核，合同的訂立事務(wù)等；合同監(jiān)督管理部門則應(yīng)該由財務(wù)部門、審計部門擔(dān)當(dāng)，對于經(jīng)濟合同所涉及的主要條款加以審核，并監(jiān)督經(jīng)濟合同后期執(zhí)行情況，確保經(jīng)濟合同可以合法合規(guī)進行，以避免合同糾紛的發(fā)生。如果有條件，可聘請專門的法律顧問審核高校經(jīng)濟合同的合法性，將合同法律風(fēng)險控制在最小范圍內(nèi)。

2.建立和健全經(jīng)濟合同管理內(nèi)控制度

制度是實施管理工作的指導(dǎo)準則，只有加強經(jīng)濟合同管理的內(nèi)部控制制度建設(shè)，才能為高校經(jīng)濟合同管理工作提供可遵循的準則。一方面，高校應(yīng)結(jié)合國家相應(yīng)法律法規(guī)和高校的實際情況，建立科學(xué)的、可操作性強的經(jīng)濟合同管理制度，對于經(jīng)濟合同的策劃、立項、編制、審查批準、簽訂、履行、歸檔、變更、解除、糾紛處理、合同執(zhí)行的監(jiān)督、合同管理績效考核等制定具體的制度，明確各部門的職責(zé)和分工，實行崗位分離制，以實現(xiàn)內(nèi)部牽制的目標(biāo)。另一方面，高校應(yīng)制定經(jīng)濟合同管理辦法配套制度，如授權(quán)審批制度、歸口管理制度、經(jīng)濟合同檔案管理制度、合同管理考核追究制度等，確保合同運作的全過程都有據(jù)可依。另外，對于相關(guān)制度的執(zhí)行力也應(yīng)采取有效措施提高，以確保制度建設(shè)的效果。

3.加強對合同全過程的監(jiān)督管理

經(jīng)濟合同管理應(yīng)提高其管理的動態(tài)性和全程性，實時監(jiān)督合同的各個環(huán)節(jié)，對于重點重大經(jīng)濟項目合同應(yīng)加強監(jiān)督力度，實現(xiàn)全過程的跟蹤管理，積極參與到項目資金的籌集、合同簽訂以及合同履行的全過程，嚴格審查補充合同、合同變更、合同解除等，重點密切監(jiān)督合同重要條款的執(zhí)行情況，確保按照合同的規(guī)定加以實施，同時嚴格審核合同支付金額，降低資金支出風(fēng)險。嚴格杜絕部門及個人未經(jīng)授權(quán)或不按照相應(yīng)制度和程度擅自對外簽訂合同，禁止一切瀆職或損害高校經(jīng)濟利益的行為。

4.加強財務(wù)預(yù)算控制

預(yù)算管理是高校內(nèi)部控制的重要組成部分，在經(jīng)濟合同管理工作中，合同預(yù)算管理工作也起著至關(guān)重要的作用。高校應(yīng)不斷加強合同預(yù)算管理工作，采用科學(xué)的方法進行合同執(zhí)行預(yù)算編制，前期進行全面的調(diào)研，保證預(yù)算編制的科學(xué)性和合理性。同時在后期的預(yù)算執(zhí)行過程中，提高預(yù)算執(zhí)行的嚴肅性，遵循?？顚Ｓ玫脑瓌t，如果遇到需進行預(yù)算變更的情況，應(yīng)按照相關(guān)程序進行調(diào)整。對于當(dāng)年已經(jīng)完工的合同項目，如有余額，應(yīng)及時收回，做好年度合同預(yù)算結(jié)余管理。如果合同項目屬于跨年度項目，也應(yīng)按照相應(yīng)規(guī)定進行年度間結(jié)轉(zhuǎn)。財務(wù)部門應(yīng)實時對合同的預(yù)算執(zhí)行情況進行跟蹤，并定期形成預(yù)算執(zhí)行情況報告，提交給審計部門，審計部門對合同預(yù)算執(zhí)行報告進行分析，如果發(fā)現(xiàn)問題，及時制訂調(diào)整策略，以確保經(jīng)濟活動嚴格按照預(yù)算實施。

5.加強合同管理人才隊伍建設(shè)

合同管理人員素質(zhì)是影響高校經(jīng)濟合同管理的重要因素，經(jīng)濟合同管理對于管理人員的專業(yè)性和技術(shù)性要求較高。因此，高校應(yīng)重視對經(jīng)濟合同管理人才的培養(yǎng)，加強合同管理人才隊伍建設(shè)，為經(jīng)濟合同管理提供人才保障。一方面，做好人才引進工作，招聘專業(yè)性經(jīng)濟合同管理高級人才；另一方面加強人才培訓(xùn)和開發(fā)，定期組織專業(yè)培訓(xùn)，提高合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時加強道德教育和法制教育，使合同管理人員樹立勤政廉潔、遵紀守法的工作理念。同時，可通過邀請業(yè)內(nèi)專家來校指導(dǎo)相關(guān)工作、組織與兄弟院校相互交流、實地考察經(jīng)濟合同管理工作師范單位等方式，提升本校合同管理人員的綜合素質(zhì)。

6.加強合同管理信息化建設(shè)

高校應(yīng)不斷加強合同管理信息化建設(shè)，加強合同管理信息系統(tǒng)的開發(fā)、購置、運行、安全保障及維護，促進信息共享平臺的建立。將合同管理的簽訂直至履行完畢的整個過程都納入信息化管理系統(tǒng)，提高管理效率，實現(xiàn)合同管理和預(yù)算管理、財務(wù)報銷等數(shù)據(jù)信息的對接，促進全校范圍內(nèi)合同管理信息共享，改變信息不對稱的情況，為合同管理決策提供重要的參考依據(jù)。歸口管理部門應(yīng)設(shè)置專業(yè)人員系統(tǒng)整合分類歸檔合同檔案，建立和健全合同備案登記制度，對每一項經(jīng)濟合同都做好備案和統(tǒng)一連續(xù)編號，使紙質(zhì)合同檔案信息與系統(tǒng)信息相切合。同時對于經(jīng)濟合同的履行情況也應(yīng)建立詳細的登記簿，如合同有變更情況也應(yīng)詳細記錄。另外，在進行財務(wù)報銷時可實現(xiàn)合同信息的自動調(diào)取，結(jié)合預(yù)算、招標(biāo)采購結(jié)果、合同執(zhí)行情況、各部門的驗收結(jié)果等進行財務(wù)結(jié)算，提高工作效率。

7.建立完善的合同管理績效考核評價機制

高校應(yīng)大力完善合同管理績效考核評價機制，制定科學(xué)的業(yè)務(wù)考核指標(biāo)體系，對于合同管理的各個環(huán)節(jié)都予以考評，將考核結(jié)果作為后期合同管理人員晉升的參考依據(jù)，以激勵合同管理人員提高合同管理的積極性和主動性。

總之，經(jīng)濟合同管理是高校內(nèi)部管理的重要組成部分，也是高校內(nèi)部控制體系的重要內(nèi)容，加強高校經(jīng)濟合同管理具有重要的現(xiàn)實意義。高校經(jīng)濟合同管理應(yīng)注重系統(tǒng)性管理、動態(tài)化管理和全過程管理，始終將內(nèi)部控制作為管理工作的核心指導(dǎo)思想，促進高校內(nèi)部控制體系的完善，實現(xiàn)對經(jīng)濟活動的全面控制，確保高校在經(jīng)濟活動中獲得合法的權(quán)益，使風(fēng)險控制在最低限度內(nèi)。