房產(chǎn)檔案信息化管理初探

陶淑波

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，房產(chǎn)檔案信息化已經(jīng)是必然趨勢。在過去，房產(chǎn)檔案手寫錄入不僅效率低，而且容易出錯。如今信息化管理極大的提高了管理效率與水平。但是目前的房產(chǎn)檔案信息化管理也面臨著許多的問題，還不夠完善，本文針對房產(chǎn)檔案信息化管理的特點、所面臨的問題提出相應(yīng)的策略，并指出未來的發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案 信息化管理 問題 策略

房產(chǎn)檔案是國家檔案的重要部分，記錄房產(chǎn)的初建到消亡。隨著技術(shù)的發(fā)展，房產(chǎn)檔案信息化已經(jīng)一定程度上的普及。房產(chǎn)信息、交易記錄通過電腦文檔，利用多媒體、存儲、數(shù)據(jù)庫、掃描等計算機技術(shù)進(jìn)行保存?？梢噪S時調(diào)閱、統(tǒng)計、管理這是房產(chǎn)檔案信息化管理的優(yōu)勢，有著傳統(tǒng)方式做不到的高效，而且房產(chǎn)檔案信息化能夠長久的保存信息，不會輕易流失損壞，在實際操作中也相當(dāng)便捷。所以，推廣并完善這種方式是必要的。

一、房產(chǎn)檔案信息化管理的特點與優(yōu)勢

（一）信息存儲數(shù)字化

房產(chǎn)檔案信息化管理實質(zhì)上是將房產(chǎn)檔案需要記錄的部門數(shù)字化錄入管理系統(tǒng)，進(jìn)行存儲，這樣數(shù)字化的信息能夠被計算機程序識別讀取。從而，計算機程序能夠?qū)⑦@些錄入的大量信息進(jìn)行整合處理。通過建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，可以隨時調(diào)閱、查看、分類。相對于傳統(tǒng)方式，對大量數(shù)據(jù)的整合會耗費大量的人力物力，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如信息化管理快捷方便。這也是房產(chǎn)檔案信息化管理的一大優(yōu)勢。

（二）信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化

房產(chǎn)檔案信息化管理的另一大優(yōu)勢就是信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可跨距離，跨空間的迅速傳播。房產(chǎn)信息錄入共同的系統(tǒng)之后，在這個系統(tǒng)內(nèi)，可以進(jìn)行信息交流和傳遞，在世界各地完成信息傳輸。信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化使消費者、開發(fā)商和房產(chǎn)管理部門之間的連接更緊密，形成更有效的交流。極大的提高了管理部門的工作效率，也降低了人們的時間成本。

（三）管理智能化

房產(chǎn)檔案信息化以后，檔案信息檢索智能化，也促進(jìn)了管理智能化。相對于傳統(tǒng)管理方式，工作人員可以迅速查詢調(diào)取所需要的檔案信息。傳統(tǒng)紙質(zhì)版的房產(chǎn)檔案在調(diào)取的時候，需要耗費大量的時間去尋找。信息化管理使工作效率更高也更簡單。

二、房產(chǎn)檔案信息化管理面臨的問題

首先，房產(chǎn)檔案管理部門對信息化管理重視不夠。2010年開始本單位檔案室上馬掃描儀進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)一體化辦，本人收集整理了超過五萬件檔案。但是本單位不夠重視信息化管理，缺乏先進(jìn)的信息化管理意識，設(shè)備陳舊，單位沒有及時更新先進(jìn)設(shè)備。在信息化時代，如果工作人員固步自封，不愿意主動探索新事物，充分發(fā)揮主觀能動性，就會落后與他人，造成檔案錄入不及時，工作效率低等問題。

其次，檔案管理員是信息收集的主要人員，有些人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)。工作人員不能認(rèn)真做好掃描流程。沒有做到不漏掃，照片全部檔案。工作人員掃描時不注意光線，導(dǎo)致反光，頁面不清晰。檔案管理員對現(xiàn)代化技術(shù)接受度不高，只適應(yīng)傳統(tǒng)操作方法，那么工作效率在信息化管理面前，顯而易見的低。

再次，檔案管理最重要的事情是規(guī)范，從而杜絕文件丟失和泄密。工作人員不遵循工作規(guī)范，就會造成失誤。比如，在接收資料之前，對各科室檔案進(jìn)行案卷檢查，對不合格掃描入庫的，退件、重新補件，避免文件缺失；對新收入庫的案卷，建帳、做好記薄，便于后續(xù)檢查；對檔案資料庫和掃描室的溫度濕度按要求調(diào)控，并及時對檔案室的資料進(jìn)行除塵，消毒，定期清理庫房衛(wèi)生；隨時檢查電源安全，確保不出現(xiàn)任何事故；每次查閱檔案后都及時關(guān)好柜門，庫房門，確保庫房內(nèi)檔案的安全、保密、無缺，杜絕檔案的丟失。

三、房產(chǎn)檔案信息化管理的策略分析

（一）加快房產(chǎn)檔案管理制度的完善

要加快房產(chǎn)檔案信息化管理制度的完善，首先就要完善硬件設(shè)施的建設(shè)。信息化管理的基礎(chǔ)是網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計算機技術(shù)以及掃描儀、計算機、照相機等設(shè)備，沒有這些技術(shù)和設(shè)備就不可能將檔案信息化?；A(chǔ)設(shè)備不夠完善是不能建全房產(chǎn)檔案信息化管理技術(shù)的。除此之外，要完善房產(chǎn)檔案管理制度，還要健全檔案匯集、轉(zhuǎn)移、使用與保存等相關(guān)管理制度，要建立切實可行的檔案查詢制度，員工管理責(zé)任制度，建全相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)范相關(guān)服務(wù)程序。只有配套的相關(guān)制度都完善并執(zhí)行，才能從根本上保障房產(chǎn)檔案信息化管理制度的切實執(zhí)行，也只有完善的房產(chǎn)檔案管理制度才能發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢。

（二）培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)高的人才

提高檔案管理員的專業(yè)素養(yǎng)、操作能力是保障房產(chǎn)檔案信息化管理的必要條件。目前，房產(chǎn)檔案的管理仍處于傳統(tǒng)方式到信息化管理方式的過渡期，但是，不容置疑的是信息化管理的必然趨勢，所以，提升檔案管理員的業(yè)務(wù)水平是必要的，管理員的水平直接影響著工作效率。工作人員要做到按目錄流程 逐一逐頁掃，掃完裝訂上架，做到整齊有序。對重復(fù)件不重復(fù)掃描，不給系統(tǒng)添負(fù)擔(dān)。

除了提高技術(shù)，還要注重提高管理員對信息化管理重要性的認(rèn)知，還可以引入競爭獎懲機制，激發(fā)管理員工作積極性，也符合公平公正的理念。

（三）提高系統(tǒng)技術(shù)

目前來說，信息化管理最大的弊端就是存在一定的安全隱患。房產(chǎn)檔案是國家檔案的一部門，具有一定的機密性。所以要加強系統(tǒng)的安全管理，防止信息泄密或者丟失。嚴(yán)格遵守房產(chǎn)檔案使用權(quán)限制度，提高科學(xué)技術(shù)確保信息安全，謹(jǐn)防網(wǎng)絡(luò)病毒，系統(tǒng)漏洞的出現(xiàn)。可以進(jìn)行信息的多方式保存，從而確保信息不會丟失。同時開發(fā)更多的管理技術(shù)，比如智能化管理技術(shù)，方便管理的同時，也提高對信息的利用度。可以完善用戶子系統(tǒng)，縮小管理部門與民眾的距離。通過不斷地技術(shù)創(chuàng)新提高信息化管理效率。

除了提高信息話管理系統(tǒng)技術(shù)，從而保證信息收集的全面性、準(zhǔn)確性，還要不斷對檔案信息進(jìn)行更新，并且能全方位多角度的進(jìn)行數(shù)據(jù)分析為政府宏觀調(diào)控提供手段。

四、結(jié)語

顯而易見，相對于傳統(tǒng)管理方式來說，房產(chǎn)檔案信息化管理的高效運行、跨距離傳輸信息、掛靠互聯(lián)網(wǎng)等優(yōu)勢可以極大的提高管理人員的工作效率，并且可以開發(fā)出更多房產(chǎn)檔案管理的作用，從而更好的為人民服務(wù)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。盡管目前房產(chǎn)檔案信息化管理制度還不夠完善，但是隨著技術(shù)的發(fā)展、管理員專業(yè)素養(yǎng)的提升、越來越多的房產(chǎn)檔案管理部門對房產(chǎn)檔案信息化管理制度的重視、相關(guān)制度的規(guī)范，房產(chǎn)檔案信息化管理制度會越來越普及，達(dá)到房產(chǎn)檔案信息更完整，部門運行效率更高，甚至資源共享的程度。

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（作者單位：吉林省和龍市國土資源局）