淺談檔案管理中的電子檔案管理

馬林

摘要：大學里的檔案管理對于學校的發(fā)展說來極為重要，據(jù)此就要將大學的檔案管理工作和學校的規(guī)劃發(fā)展有效的聯(lián)系起來。本文著眼于檔案管理工作中的電子檔案管理環(huán)節(jié)，筆者結(jié)合個人的一些實踐工作經(jīng)驗提出幾點見解，希望能夠供同行參考借鑒。

關(guān)鍵詞：電子檔案 大學檔案 管理應用

電子檔案的管理工作在大學的檔案管理中彰顯得尤為重要，其在企業(yè)檔案管理的應用中也具備極其重要的作用并占據(jù)很重要的地位。在學校中，電子檔案管理可以便捷的將學生的信息進行快速的存儲，這樣則可以更加方便其他人進行查找和管理，以為學生在今后的就業(yè)生涯提供更便利的服務，促使檔案的傳遞工作得以快速高效的展開，在企業(yè)中，電子檔案管理工作高效有序的進行，就能夠促進各部門的管理工作銜接得更緊密，從而進一步促進企業(yè)的快速發(fā)展。

一、電子檔案的優(yōu)越性

（一）直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作的效率

處于當前的知識經(jīng)濟時代背景下，現(xiàn)代化網(wǎng)絡發(fā)展在為歸檔工作提供更快捷的管理手段的同時也給了信息利用時代一個快捷的途徑，這使得立卷歸檔和檢索查找工作中出現(xiàn)困難的問題有幸避免掉了，那么與此同時，也促使文書檔案管理工作人員的勞動強度得以有效的減輕，從而達到有效提升歸檔質(zhì)量及檢索的速度。但是，文書檔案管理工作基于實現(xiàn)微機處理的基礎(chǔ)上，則能夠按“卷”立卷歸檔而逐漸的將其改為具體的按“件”歸檔整理。隨機管檔的有效實現(xiàn)，使得以往或者是過去的集中立卷，逐漸演變?yōu)槠饺绽镫S時整理的管檔立卷。這就使得集中的工作量，轉(zhuǎn)變?yōu)榉稚⒌墓ぷ?，那么留能夠在更大程度上使得立卷管理的水平得以有效提高，最終使得檔案管理工作能夠及時的進行歸檔同時也更加方便搜索和使用。

（二）微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺

在傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到檔收集不齊或者是漏交歸檔時，補漏增缺，此時就需要拆卷重做。同時把它改為微機網(wǎng)絡管理，此外文書文件則要用微機按“件”做整理歸檔。這時候就可以隨時隨地的補漏增缺促使文檔不會形成存積，然而這時候只要單擊鍵盤即可，進一步進行修改檔案目錄就一切都沒問題了。微機管理工作除了省時以外，同時也比較省力，那么也就可以給工作人員更加充分的時間來進一步有效的提升其業(yè)務水平。

（三）微機管理更有利于文檔的保密

以往我們在查閱檔案時都是整卷的提供利用。但作為利用者來說也都只是利用卷中的一份檔就能夠看到整卷的檔案內(nèi)容?；诖?，其完全不符合檔案管理的保密要求。因而我們將微機管理改做具體單份的文件加以利用，利用者一方即就沒辦法再接觸和其他一些無關(guān)緊要的文檔，從而達到最終的文檔保密的相關(guān)要求。

（四）微機管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量

通常說來，檔案工作其根本所在就是在最終的目的表現(xiàn)于檔案的利用。但假如想要提供行之有效的或者是能夠有效利用的檔案，此時就必須要提供能夠利用的檔案，并且也一定要高質(zhì)量水平的文檔卷宗。以往較為傳統(tǒng)的文書立卷工作都是以人文的紙張立卷，作為立卷人來說亦可以根據(jù)自身在這方面所具備的一些理解來進行具體的操作，此外，其所對立的立卷標準掌握的尺度也就難于做到與之完全的統(tǒng)一，而這就會使得案卷質(zhì)量水平受到影響，并且也為其在今后的工作帶來了諸多不便。但有一點是，歸檔工作又使得檔案管理人員有很大一部分時間被占用，這使得檔案管理人員在具體的編研工作都處于一個空白的境地，與此同時，他也制約了檔案管理人員的具體化管理水平。那么在這種情況或者管理模式下，對于檔案的利用來說又體現(xiàn)為被動式。但在文書檔案管理以及微機的操作管理過程中，管理工作人員就能夠跳出以往繁重的整理工作，以及給予檔案編研和二次信息利用和開發(fā)充足的時間和精力，以此進一步的有效提升文書檔案管理和在提供其利用服務的同時發(fā)揮出更為有效的價值。

二、大學檔案管理現(xiàn)代化的意義

其一，大學生的檔案管理在其學生的思想教育工作上發(fā)揮著很很重要的作用，而學校方面在給學生進行思想教育工作的時候，都可以根據(jù)學生檔案的如實反應來結(jié)合不同的學生采取不同的教育方法，以能夠有效的促使每一個學生都可以成為有一定道德修養(yǎng)的人，往往在學生的檔案所具體提供的信息都是學生是否能夠順利執(zhí)行工作的有效保障，當然，電子檔案的建立也更有效的使得檔案的利用率得到進一步的提高，并且與此同時也促進了學生的積極性的提高，以及有效的提升了學生的競爭意識，從而能夠讓這些學生在競爭的過程中不斷的進取，此外，對于電子檔案管理的便捷性查詢服務促使學校方面能夠比較容易的掌握和了解一些優(yōu)秀的人才的全部情況，這對學校的優(yōu)秀人才的培養(yǎng)計劃也極其有利，以及為學生在檔案管理的建立工作方面和為學生的素質(zhì)培養(yǎng)提供了更為有效的保障。

其二，大學的檔案管理給大學生的進一步發(fā)展提供了捷徑，學生的檔案管理作為在學校的管理工作當中比較重要的一項，學校方面就可以從學生的檔案中提取很多與之相關(guān)較之有用的信息，與此同時也可以很有效的發(fā)現(xiàn)大學生檔案中以及學校教育工作中出現(xiàn)的或者是存在的許多問題，兼并找到與之相對應的問題的解決方法，也能夠更進一步的使得學校的教學質(zhì)量得以提高，從而有效的推動學校的教育工作得以全面發(fā)展。

三、電子檔案管理中存在的問題分析

（一）人們對電子檔案管理的認識還有一定的局限性

對于電子檔案的特殊性和發(fā)展趨勢以及其內(nèi)在的規(guī)律，人們對此都還沒有做到充分的理解，因此在認識方面也不太統(tǒng)一。因此，對于檔案管理問題目前來說我們都采取“雙軌制”，也就是將電子檔案與紙質(zhì)文檔一起歸檔，最終形成相同內(nèi)容的兩套檔案。

（二）對電子檔案原始憑證性的鑒定比較困難

具體來說，檔案是一種比較原始的記錄。其所具備的原始性和真實性都是檔案在發(fā)揮其憑證以及參考作用的一種基礎(chǔ)。但電子檔案的內(nèi)容以及載體的結(jié)合形式會經(jīng)常性的發(fā)生變化，比如復制因為載體或者是讀寫技術(shù)的不穩(wěn)定性具體造成的檔內(nèi)容的丟失及變異，當然也有可能是在傳輸或者是轉(zhuǎn)存的過程當中被改動而沒有留下痕跡，因此，電子檔案對其原始性以及真實性的鑒定又不太容易把握。

（三）電子檔案的安全性問題

當前一個突出的較為重要問題就是電子檔案存在的安全性，這必須引起我們足夠的注意和重視，以及比較密切的關(guān)注。而電子檔案具備的一些特有的非安全因素往往都有以下幾個方面：數(shù)據(jù)容易消失性、數(shù)據(jù)的易改動性以及數(shù)據(jù)的易復制性和網(wǎng)絡安全問題中表現(xiàn)出來的嚴重性等。

（四）電子檔案的長期保存問題

具體的電子檔案生成的數(shù)量比較驚人，但其和紙質(zhì)檔的區(qū)別又很大。當前在一些生成及使用電子檔案的部門，我們又如何對其進行安全長久的保管在這方面的考慮也不太充分。

四、大學檔案管理應用的改進措施

（一）電子檔案的安全改進

繼而更進一步的使得電子檔案設(shè)備和其網(wǎng)絡安全得到加強，存儲電子檔案的計算機僅僅只是被用來存儲檔案信息，并且不可以在作為其它設(shè)備進行使用，為了避免數(shù)據(jù)信息的丟失，此外，對于設(shè)備進行定期的檢查和維護，目的在于如果數(shù)據(jù)損壞的時候，又可以使用備份的數(shù)據(jù)，這樣做就不至于會造成信息的嚴重損失，而我們在通過網(wǎng)絡防火墻等一些安全措施有效加強對于網(wǎng)絡安全的管理工作，以能夠有效的避免數(shù)據(jù)傳輸過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問題和數(shù)據(jù)被損壞的問題。

（二）增強電子檔案的長期可讀性

有效延長電子檔案的使用時間，并且對于存儲設(shè)備及時的進行更新，以很好的保證存儲環(huán)境的穩(wěn)定性，而管理人員則不能夠私自讓其它的人員查看其存儲的信息，以能夠避免出現(xiàn)其他人對數(shù)據(jù)信息刪改的情況，最終能夠確保學生檔案管理的私密性。

（三）提升工作人員的素質(zhì)

大學的檔案管理工作中要進一步加強工作人員在職業(yè)素質(zhì)方面的培養(yǎng)，同時學校方面也需要對管理工作人員展開進一步的思想教育工作的培訓，以能夠進一步使得其對于大學檔案管理的重要性有一個重新的認識，那么，也就在只有具備了比較良好的思想政治素養(yǎng)，方可明白自身的職責所在，并且又能在今后的工作當中，更好的將自己的作用有效發(fā)揮出來。

五、結(jié)語

目前的大學檔案管理工作中仍舊存在許多問題，這就要求學校方面需要進一步加大大學檔案管理人員的培訓工作，以進一步的使得大學檔案管理的工作人員的綜合素質(zhì)得到進一步的提升，也同時促進工作的高效進展，以及提升其便捷性，為的就是能夠更好的服務于學校，以及服務于社會，最終能夠為學校的發(fā)展和建設(shè)工作做出較之杰出的貢獻。

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（作者單位：商丘市第一人民醫(yī)院醫(yī)務部）