淺談新形勢下的醫(yī)院檔案管理工作

劉寶恒

【摘要】醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院工作的重要組成部分。當前，許多醫(yī)院忽視了檔案工作，管理相對滯后。而新時期，醫(yī)院檔案管理工作需要與現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展相適應，如何更好地探索、研究、總結醫(yī)院檔案管理工作規(guī)律，成為當下醫(yī)院管理者必須解決的問題。

【關鍵詞】醫(yī)院檔案管理；信息化；人才培養(yǎng)

醫(yī)院檔案管理主要是指對醫(yī)院具有保存價值的資料進行管理，主要是以病案為主體，包括了各種文字、音像等資料。另外還涵蓋了醫(yī)院行政、黨群、人事任免、財務以及各類藥品、器械設備、基建合同等，包含了醫(yī)院工作的方方面面。醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院現(xiàn)代化建設中發(fā)揮著越來越大的作用，不僅是醫(yī)院建設、發(fā)展的真實寫照和原始記錄，同時也是醫(yī)院發(fā)展和建設不可缺少的一項重要的基礎工作之一。隨著衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，越多的醫(yī)院管理者認識到檔案工作的重要性。加強醫(yī)院檔案管理工作已經(jīng)刻不容緩。

一、當前醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理滯后，缺乏科學高效的檔案管理機制。在醫(yī)院的檔案管理中，醫(yī)院人事、行政、后勤管理制度定位不明晰，各類檔案混雜在一起，分類不清，管理不善。如行政辦公類、人事任免類檔案未進行科學歸類，合同類、后勤類檔案混為一談，檔案管理權限存在很大的問題，可以說是缺乏科學的檔案管理思維。有些醫(yī)院的檔案管理缺乏統(tǒng)一性，不系統(tǒng)，管理標準和模式不一致，管理存在隨意性、松散性，看似很多檔案，實際未進行科學管理，導致效率不高。

（二）檔案意識淡薄，重視程度不夠，不能夠充分利用。目前，很多醫(yī)務人員不重視檔案的作用，檔案意識非常淡薄，認為檔案工作可有可無，由于檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，檔案工作中的建檔工作得不到重視。事實上，檔案資料無論是對于管理者還是醫(yī)護人員都很重要，比如，一個醫(yī)生要評職稱、寫論文，就要借助檔案查找相關資料。此外，包括醫(yī)院各項規(guī)章制度，也都能在檔案室里查到。檔案室同時可以發(fā)揮教育功能，可供醫(yī)護人員學習。

（三）檔案管理人員專業(yè)性不強，業(yè)務能力參差不齊。目前，醫(yī)院的檔案管理普遍不足，尤其是專業(yè)科班人員較少，很多都是從別的科室借調過去的，管理能力有限，管理經(jīng)驗不足。醫(yī)院對檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的培訓計劃，檔案管理人員思想觀念和管理水平滯后，遠遠達不到現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理要求。

二、新時期醫(yī)院檔案管理工作的特征

（一）檔案管理數(shù)字化。當今時代是信息化、數(shù)字化的時代，醫(yī)院的信息化發(fā)展也在不斷加快。相應的，作為醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院檔案管理也更多地依賴信息化手段，進行數(shù)字化存儲和管理。這種新趨勢下，醫(yī)院檔案管理效率顯著提高，查閱更加方便，很好地解決了空間的限制。

（二）檔案管理科學化、系統(tǒng)化。與過去的醫(yī)院檔案管理工作不同，現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理已進入一個全新的時代，體系更加完善，管理更加科學，有著嚴格的規(guī)范化管理程序。其內在具有很強的系統(tǒng)性，相互之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，并正在向信息化、網(wǎng)絡化方向發(fā)展。

三、新時期如何做好醫(yī)院檔案管理工作

（一）明確檔案管理工作的重要性。加強醫(yī)院檔案管理在實際工作中的權重，對醫(yī)院的發(fā)展有很重要的意義。當前，由于許多醫(yī)院對檔案管理工作重視程度不夠，嚴重制約醫(yī)院檔案工作的開展，從而影響醫(yī)院整體醫(yī)療工作。醫(yī)院管理者必須高度重視檔案管理，無論是領導層、管理層，還是具體各級部門，都應該高度重視起來，把檔案管理工作作為一項重要工作來抓，形成管理的強大合力，共同推動檔案管理工作的有序進行。

（二）促進檔案工作規(guī)范管理，利用現(xiàn)代化信息管理手段促進檔案工作提升。不斷探索醫(yī)院檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉變，從而促進檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。要將檔案管理工作納入信息化管理，引進電子檔案管理系統(tǒng)，從檔案的收集整理，到分類歸檔，再到查詢借閱，進行信息化、數(shù)字化管理，實現(xiàn)全過程管控，從而實現(xiàn)檔案信息管理傳輸?shù)淖詣踊n案資料一體化、標準化、規(guī)范化和共享化。

（三）引進先進檔案管理設備，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。檔案管理離不開資金的支持，無論是基礎性的東西，如檔案櫥、檔案架，還是現(xiàn)代化的技術和設備，都需要大量的資金投入。要著力引進檔案保護的現(xiàn)代化配備，如檔案庫房的去除濕、干燥設備，防火滅火設施，殺蟲防腐設備等等，這些設備都是檔案現(xiàn)代化管理的必備，必須無條件購置。再就是信息化、數(shù)字化設備配置，包括電腦終端、存儲硬盤、加密設備、檢索設備等等，這些都要積極去參照行政機關及圖書檔案館配置管理，保持一致，從而更好地提高醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理水平。

（四）加強檔案材料的日常管理。日常檔案管理工作中，醫(yī)院要認真把關，落實好每個環(huán)節(jié)。一是回收。醫(yī)院文件材料的收集是醫(yī)院檔案整理工作中的主要步驟，這一步做好的，后面的程序才好開展，收集不夠，檔案就顯得單薄，不充分?；厥盏耐瑫r還要把好質量關，要學會辨識材料，去粗取精，沒用的不收，有保存價值的才回收，切實保證歸檔質量。二是整檔。要嚴格按照檔案分類管理要求，按條目進行歸類整理，確保檔案類別。三是借閱。醫(yī)院檔案具有封閉性。在借閱過程中，一定要把好關，要求借閱人詳細認真登記，填寫查、借閱單以及借閱用途，以防止各類檔案丟失、損毀和泄密事件發(fā)生。四是防護。醫(yī)院檔案保管要做到“六防”， 防火、防蟲、防霉、防光、防盜、防塵，每天登記庫房溫濕度，及時采取措施，確保檔案保存場所符合要求。

（五）加大培訓力度，提高檔案管理人員素質。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要高度重視檔案專業(yè)技術力量培訓，把其當作一項重要工作來抓，并列出培訓計劃，外派人員參加檔案專業(yè)培訓學習班。要加大培訓力度，以業(yè)務素質的提高為著重點，組織學習《檔案法》等法律法規(guī)，外派進修學習，拓寬知識面，優(yōu)化知識結構。作為檔案管理人員必須注意學習新技術，對例如辦公自動化、檔案檢索語言、檔案復制技術等信息化知識要加以學習，努力提高自己的業(yè)務素質和科學知識。

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