大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討

徐建

【摘要】檔案管理在當(dāng)前各個企業(yè)及單位發(fā)展過程中均屬于十分重要的內(nèi)容，對企業(yè)及單位穩(wěn)定健康發(fā)展具有一定作用，所以科學(xué)有效地實施檔案管理工作具有重要意義。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)改變以往管理模式，在與大數(shù)據(jù)相結(jié)合的基礎(chǔ)上有效實施檔案管理，提升檔案管理的水平及質(zhì)量，以取得更好的效果。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；檔案管理；有效途徑

在當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的大背景下，社會上很多行業(yè)及領(lǐng)域均在很大程度上受到影響，檔案管理工作同樣如此。在新形勢下，在檔案管理方面也有著越來越高的要求，發(fā)生很大程度的變化，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無法滿足實際需求，因而在實際檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)結(jié)合大數(shù)據(jù)時代特點，選擇有效途徑及策略實施檔案管理，從而使檔案管理工作能夠滿足時代發(fā)展趨勢，促進其更好地發(fā)展，使管理效果得以提升。

一、大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作的影響

（一）在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理理念及管理流程均面臨較大挑戰(zhàn)。對于傳統(tǒng)檔案管理模式而言，其主要就是由檔案管理工作人員對相關(guān)檔案資料依據(jù)不同類別實行歸類管理，并且合理標(biāo)記，以便今后較好地進行檔案信息查詢。然而，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案信息量不斷增加，并且很多檔案信息均存在交叉性，若選擇傳統(tǒng)檔案處理方式，則可能無法對這些數(shù)據(jù)信息進行較好歸納，并且對于有些檔案信息而言，以傳統(tǒng)方法無法進行儲存，因而檔案管理在理念及流程方面均面臨較大挑戰(zhàn)。

（二）在大數(shù)據(jù)時代背景下，對于檔案保存形式提出新要求。在當(dāng)前檔案管理過程中，對于有些檔案數(shù)據(jù)信息而言，其通過電子文檔、電子圖片及音頻等相關(guān)信息方式實行記錄及存儲，對于這一類檔案信息數(shù)據(jù)而言，無法利用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存方法進行保存。所以，在當(dāng)前新形勢下，檔案保存形式應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出多樣化，并且要能夠依據(jù)不同類別實行信息整理，將關(guān)鍵詞找出，以便今后能夠更好地查找檔案資料。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理有效途徑及策略

（一）強化檔案數(shù)據(jù)信息安全性。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下，在利用信息及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實施檔案管理的基礎(chǔ)上，可在一定程度上進一步完善檔案數(shù)據(jù)信息，并且檔案資料的重要性也在逐漸增強，所以應(yīng)當(dāng)加強檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。作為檔案管理部門應(yīng)當(dāng)盡可能減少人員流動，在招聘檔案管理人員時，應(yīng)當(dāng)對其品格修養(yǎng)進行調(diào)查，在培訓(xùn)管理人員時應(yīng)當(dāng)注重安全意識培養(yǎng)，從而使管理人員安全意識得以有效提升。另外，在利用移動硬盤傳輸檔案數(shù)據(jù)信息過程中，應(yīng)當(dāng)保證移動硬盤的安全性，避免在檔案管理系統(tǒng)中引入病毒。在上傳檔案數(shù)據(jù)信息之后，應(yīng)當(dāng)注意保存，并且要盡可能實行數(shù)據(jù)備份，以避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺失的情況。此外，在實際的檔案管理工作中，管理人員應(yīng)當(dāng)定期升級系統(tǒng)，從而使安全系統(tǒng)能夠?qū)?shù)據(jù)安全進行有效保護，使檔案管理工作能夠得到更好的效果。

（二）進一步健全檔案管理制度。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下，對于檔案管理工作而言，其發(fā)展空間也得以擴展，并且檔案管理工作形式得以創(chuàng)新。然而，在實際檔案管理工作中，由于缺乏完善的規(guī)章制度，導(dǎo)致工作人員義務(wù)與責(zé)任出現(xiàn)錯亂，從而導(dǎo)致檔案管理效率不高，因而應(yīng)當(dāng)健全檔案管理制度，從而使其得以更好發(fā)展。在實際檔案管理工作中，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)健全監(jiān)督管理制度與信息準(zhǔn)入制度，可依據(jù)規(guī)章制度實行責(zé)任分配及管理。在應(yīng)用信息準(zhǔn)入制度的基礎(chǔ)上，管理工作人員能夠?qū)π畔⒌闹匾愿用鞔_，并且能夠更好地判斷數(shù)據(jù)信息的可利用性，在此基礎(chǔ)上也就能夠使管理工作人員的壓力得以較大程度的減輕。通過有關(guān)責(zé)任制度，可對檔案管理工作人員實行詳細責(zé)任分工及義務(wù)分工，避免檔案管理工作人員出現(xiàn)工作混亂的情況，并且可保證在問題出現(xiàn)后對有關(guān)責(zé)任人實行調(diào)查，使檔案管理工作人員的責(zé)任心及職業(yè)素養(yǎng)能夠得以增強，從而保證更好地進行檔案管理。

（三）強化檔案管理人員的素質(zhì)。在檔案管理工作過程中，專業(yè)人才培養(yǎng)是提升管理質(zhì)量及水平的重要途徑及方式。在當(dāng)前檔案管理工作過程中，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對相關(guān)管理工作人員定期進行技能培訓(xùn)，使工作人員能夠掌握相關(guān)大數(shù)據(jù)技術(shù)，并且在實際工作中對其進行應(yīng)用，從而使檔案管理信息化水平及現(xiàn)代化水平能夠得以增強，也可聘請外界專業(yè)人士進入部門內(nèi)進行檔案管理，以提升檔案管理的專業(yè)化水平。

三、結(jié)語

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作也在很大程度上受到影響，面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，并且有著越來越高的要求，因而提升管理水平及質(zhì)量也就更加重要。作為檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作產(chǎn)生的影響，并且積極選擇有效途徑及方式進行檔案管理，以提升管理質(zhì)量及效果，保證其取得更好的發(fā)展。

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