論檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

侯彩麗

【摘要】無(wú)論是國(guó)家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企業(yè)還是事業(yè)單位，對(duì)于檔案的管理工作都不容小覷，它集合了一個(gè)單位整體的人事變動(dòng)、文件資料等全方位的發(fā)展流程，是單位發(fā)展方向的重要指引，隨著科技的進(jìn)步，對(duì)于檔案的管理作出了新的要求，相關(guān)單位應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，引進(jìn)新型的多媒體設(shè)備和信息技術(shù)人才，以現(xiàn)代化的管理模式，提高管理的科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性、實(shí)用性，便于查閱與分類，重視檔案管理工作，為社會(huì)的發(fā)展提供完備的數(shù)據(jù)服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；現(xiàn)代化；有效途徑

檔案中包含大量的個(gè)人信息資料，人的一生，從入學(xué)到入職，都離不開(kāi)檔案的隨行記錄，人事部門在人員的調(diào)配問(wèn)題上普遍依照檔案進(jìn)行選調(diào)，要想在短時(shí)間內(nèi)完成對(duì)一個(gè)人的了解，最好的方式就是查閱其檔案，目前來(lái)看，由于人員數(shù)量過(guò)于龐大、企業(yè)單位內(nèi)部管理不健全等因素，在實(shí)際檔案管理時(shí)，整體的結(jié)構(gòu)與體系受到破壞，無(wú)論是查閱還是存放都沒(méi)有章法，嚴(yán)重制約了檔案的管理效率，新時(shí)代要求相關(guān)人員要優(yōu)化管理方式，以創(chuàng)新的理念實(shí)現(xiàn)資源的有效利用。

一、檔案管理現(xiàn)代化的重要性

（一）現(xiàn)代化檔案便于審查，利于合理調(diào)配人員。對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目或者活動(dòng)的開(kāi)展，檔案為決策起到了極大的依托作用，每一個(gè)人都有自己的優(yōu)勢(shì)和不足，通過(guò)對(duì)檔案的審查，可以合理地分配人員任務(wù)，讓大家都能發(fā)揮出自己的效能，較臨時(shí)抽查要省時(shí)省力得多，“一個(gè)蘿卜一個(gè)坑”，節(jié)約了許多不必要的支出，極大地發(fā)揮出了人才價(jià)值，提高了勞動(dòng)者的積極性，從而優(yōu)質(zhì)快速地推進(jìn)工作的進(jìn)展。

（二）現(xiàn)代化檔案便于存儲(chǔ)，利于準(zhǔn)確分析社會(huì)動(dòng)向?，F(xiàn)代化的檔案通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)等媒介，能夠大量而分門別類地存儲(chǔ)參考資料，通過(guò)這些資料，可以直截了當(dāng)?shù)胤治龀鰸撛诘氖袌?chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)，從而為企業(yè)單位獲益提供先機(jī)，能夠集合社會(huì)上同類型的企業(yè)單位，揚(yáng)長(zhǎng)避短地規(guī)避發(fā)展道路上的障礙，以完整、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資源，提煉出適合企業(yè)單位操作運(yùn)行的舉措。

（三）現(xiàn)代化檔案便于傳輸，利于工作效率的提高?，F(xiàn)代化的企業(yè)單位一般都具備多個(gè)職能部門，部門之間具有獨(dú)立性，同時(shí)也需要互通，現(xiàn)代社交網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，早已實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)接受傳送消息的功能，那么檔案管理當(dāng)然也需要利用QQ、微信、釘釘?shù)壬缃黄脚_(tái)互相輸送檔案內(nèi)容，節(jié)省了大量的人員查找時(shí)間，管理者可以在短時(shí)間內(nèi)獲取到想要的資源信息，突破了時(shí)間與空間的界限，極大地實(shí)現(xiàn)了檔案的便捷流通，達(dá)到信息的實(shí)時(shí)共享。

（四）現(xiàn)代化檔案便于移動(dòng)，利于空間的節(jié)省?，F(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理最大的區(qū)分，就是現(xiàn)代化檔案管理可以結(jié)合科技，以極小的空間存儲(chǔ)大量的資料，后期在資料整理中，很容易通過(guò)篩選、搜索等功能在第一時(shí)間處理消息，大部分的企業(yè)單位都采用U盤、硬盤等便于移動(dòng)的硬件結(jié)合excel、word等軟件，快速完成信息的存儲(chǔ)與提取，同時(shí)結(jié)合傳統(tǒng)封存于檔案袋里的紙質(zhì)文件，兩相結(jié)合強(qiáng)化了檔案的安全性。

二、檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

（一）認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化檔案管理的重要性。檔案的管理工作一直不受企業(yè)單位的重視，因其難以直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，管理工作也并非需要高素質(zhì)的人才，在招聘時(shí)，往往更看中人才的責(zé)任心，對(duì)于專業(yè)水平不作重點(diǎn)評(píng)測(cè)，因此，無(wú)論是檔案管理部門人員還是工作均被認(rèn)為是底層基礎(chǔ)或后勤儲(chǔ)備。實(shí)質(zhì)上，檔案的管理工作十分繁瑣，需要極大的耐心和細(xì)心，定期檢閱排序，檔案作為企業(yè)單位內(nèi)部最機(jī)密的部分，一旦發(fā)生泄露或丟失，將有可能造成不可估量的損失，因此，管理者應(yīng)重視檔案工作，上行下效地打消對(duì)檔案管理的偏見(jiàn)，認(rèn)可現(xiàn)代化檔案管理為企業(yè)單位作出的直接、間接貢獻(xiàn)。

（二）引進(jìn)信息技術(shù)設(shè)施。傳統(tǒng)檔案收集模式，占用空間大，不便查找，在長(zhǎng)時(shí)間的保存過(guò)程中，容易發(fā)生腐爛等情況，影響檔案的實(shí)效性。因此，企業(yè)單位應(yīng)擴(kuò)充對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，除設(shè)立檔案管理室、檔案櫥柜等基礎(chǔ)設(shè)施外，還應(yīng)引進(jìn)電腦、監(jiān)控設(shè)備等，以信息化手段強(qiáng)化檔案管理的安全性，尤其是對(duì)于一些數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，電腦的篩選排列功能可以直觀地解讀出問(wèn)題的重心，為檔案管理人員節(jié)省出大量時(shí)間，以便于制定檔案分析總結(jié)報(bào)告。

（三）篩選高素質(zhì)人才。檔案中包含許多企事業(yè)單位的機(jī)密。檔案管理作為直接接觸機(jī)密的崗位，需要極強(qiáng)的責(zé)任心與自制力，在做好資料整理的前提下，保障企事業(yè)單位的文件安全，應(yīng)選取相對(duì)素質(zhì)較高的優(yōu)質(zhì)人才進(jìn)行試用考察，繼而為其提供內(nèi)部培訓(xùn)機(jī)會(huì)，幫助相關(guān)人員樹(shù)立現(xiàn)代化的管理觀念，以高效的管理水平推動(dòng)檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展。

（四）多種管理方式結(jié)合?，F(xiàn)代化的管理軟件雖更加便于工作執(zhí)行，但由于軟件的不穩(wěn)定性，有可能造成文件的丟失或損毀，因此，現(xiàn)代化的管理應(yīng)與傳統(tǒng)管理方式結(jié)合進(jìn)行，保留原有的紙質(zhì)文件，以備不時(shí)之需，公用電腦應(yīng)設(shè)置密碼，確保工作人員離崗時(shí)的安全性。

三、結(jié)束語(yǔ)

社會(huì)在不斷地發(fā)展，檔案管理也隨之悄然發(fā)生著變化，目前很多企事業(yè)單位都開(kāi)始使用新型的技術(shù)手段管理資料，因此，相關(guān)人員應(yīng)活學(xué)活用地將技術(shù)知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際管理工作當(dāng)中，以完善的管理制度，確保企業(yè)或單位的持續(xù)發(fā)展。

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