論述檔案管理基礎工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

阮曉紅

【摘要】現(xiàn)代檔案管理就是利用現(xiàn)代化的手段和管理理念對檔案進行管理的過程，現(xiàn)代檔案管理具有規(guī)范性強和現(xiàn)代化程度高等特點，對于我國企事業(yè)單位進行高效的管理具有一定的促進作用。而在現(xiàn)代檔案管理過程中進行檔案管理基礎工作的實施，對檔案管理工作具有較為重要的作用。

【關鍵詞】檔案管理；基礎工作；高標準；作用

檔案管理工作是日常工作的重要部分，在當前，計算機等新型信息技術不斷更新，給檔案管理工作向著高標準和規(guī)范化方向發(fā)展提供了動力，也使得檔案管理工作的內(nèi)容發(fā)生了一些變化，但檔案管理的基礎工作仍然是對檔案進行整理和分類與保存等。這些基礎工作看似簡單、機械，但其對于現(xiàn)代檔案管理工作卻具有重要作用。

一、檔案管理基礎工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用分析

我們所說的檔案管理中的基礎工作，其實就是對檔案進行收集、整理、保存等基礎性的工作，但在進行檔案管理的基礎工作中，可以獲得檔案資源的信息，給后續(xù)的檔案管理工作做好準備。

（一）使檔案管理工作更加嚴謹規(guī)范。我們知道檔案管理工作對于企事業(yè)單位來說都非常重要，而對于檔案進行規(guī)范化管理就是為企事業(yè)單位和相關人才提供更好的檔案服務。而進行檔案管理基礎工作就是將檔案進行收集整理和編號保存等工作，這些工作看似簡單枯燥，卻是將檔案進行整齊劃一地整理，就是運用最簡單的方式將大量且較為雜亂的檔案管理工作串聯(lián)起來，而檔案管理的基礎工作就是將現(xiàn)代檔案管理的工作鏈條貫穿好的那一條“繩子”，進行了優(yōu)秀的檔案管理基礎工作以后，原本繁亂的檔案就已經(jīng)整理到了現(xiàn)代化檔案管理的框架之內(nèi)，只要按照檔案管理正常程序走下去，就能保證檔案管理的規(guī)范性。

（二）有助于提高檔案資源的完整性。一般來講，很多企事業(yè)進行檔案管理工作時，都必須嚴格按照規(guī)范進行嚴謹?shù)牟僮?，因為檔案資源極易發(fā)生丟失、損壞等情況，在進行檔案管理基礎工作時，管理人員會對檔案的完整性和真實性進行分析，以盡量提高檔案資源的完整性。

（三）給檔案快速檢索創(chuàng)造條件。眾所周知，我們進行現(xiàn)代檔案管理的時候都會對檔案信息進行計算機檢索，這樣就大大節(jié)約了我們檢索檔案的時間，也減少了我們對檔案進行翻找時將檔案弄亂的可能性。而進行檔案管理基礎工作可以將檔案編號、分類信息等數(shù)據(jù)輸入電腦，這樣就可以對檔案進行快速檢索。然而在進行檔案編號和信息輸入的時候不能馬虎，盡量保證數(shù)據(jù)信息的真實性，這樣才能給檔案的快速檢索提供條件。

二、當前企事業(yè)單位進行檔案管理基礎工作的常見問題

（一）檔案管理基礎工作中缺乏規(guī)范的管理。檔案編號和分類工作是進行后續(xù)檔案管理的前提和基礎，因此如果在進行檔案基礎管理工作中不能進行規(guī)范化的操作，在進行檔案編號等實際操作時沒有進行規(guī)范管理，就很容易造成檔案數(shù)據(jù)失真和信息遺失等問題，給檔案管理工作造成阻礙，但對于檔案管理的基本工作，許多單位沒有給予足夠的重視，缺乏規(guī)范化管理，增加了錯誤量，檔案管理問題基于檔案管理工作，對文件命名的唯一性，導致沒有以后檢索等；或者在進行檔案保存時不進行完整性檢查，造成檔案存在遺失等問題，導致檔案資源無法實現(xiàn)其價值。

（二）檔案管理基礎工作的程序錯雜。我們知道管理的一個重要內(nèi)容就是工作程序管理，而進行檔案管理時如果根據(jù)合理的程序進行檔案管理的基礎工作，可以使檔案管理工作井然有序地進行下去，然而部分單位在進行檔案管理基礎工作的流程制定方面還存在一定的欠缺，造成很多檔案管理人員在進行檔案管理時程序錯亂，導致檔案的編號命名都出現(xiàn)問題，給后續(xù)的檔案管理造成混亂。

三、對我國檔案管理基礎工作進行優(yōu)化的策略

（一）夯實檔案管理基礎工作的相關管理制度。要從制度建設入手對檔案管理基礎工作進行強化，首先我們要對本單位當前的檔案管理組織結(jié)構(gòu)進行審視，找到薄弱環(huán)節(jié)，通過組織調(diào)整明確檔案工作的管理領導體系，自上而下對檔案管理工作的責任進行分化和加強，同時還要對檔案管理部門進行擴員，培養(yǎng)一批真正能夠嚴謹?shù)貙Υ龣n案管理工作的人員。并且，相關領導還要從強化管理流程和標準的角度出發(fā)，建立完善的檔案管理基礎工作制度，只有有了完善、標準化的制度作為參照，才能對檔案管理人員的基礎工作進行優(yōu)化。

（二）通過多種手段強化檔案管理的專業(yè)性。由于在檔案管理中可能會出現(xiàn)檔案信息不標準與宗卷缺損等情況，因此在進行檔案管理中就要及時進行宗卷普查來對檔案現(xiàn)有情況進行了解和調(diào)研，以糾正檔案管理中的現(xiàn)有錯誤，對檔案宗卷等進行合理維護，在進行檔案整理的過程中，我們必須首先了解檔案的情況，根據(jù)重要性對檔案進行排序整理，對其進行檔案信息普查和宗卷情況調(diào)研，針對其管理情況，我們必須制定一套規(guī)范性的管理系統(tǒng)，通過檔案整理我們還要對無用的檔案文件進行剔除處理，這樣就能使檔案管理工作更具專業(yè)性，同時我們還要根據(jù)實際情況對管理設計進行完善，以此來確保檔案管理工作中用房和用具的管理規(guī)范性、標準性。我們要從設備角度對檔案管理的順利展開提供保障。我們還要根據(jù)檔案管理工作人員的工作情況來制定相應的培訓組織計劃，以此來優(yōu)化檔案管理隊伍，保證檔案管理工作的技術性、規(guī)范性。

（三）對檔案基礎工作實行現(xiàn)代化管理。由于當前計算機技術的發(fā)展，其在檔案基礎管理工作中已經(jīng)發(fā)揮著極其重要的作用，當前在檔案檢索和信息管理工作中已經(jīng)廣泛應用計算機技術，這一技術與檔案管理工作的融合大大提升了檔案檢索的工作效率，同時由于計算機檢索方式的優(yōu)化，對于模糊檢索的應用，使檔案檢索工作更加精準?，F(xiàn)代化技術的應用對于檔案管理工作效率的促進作用不言而喻，同時它還能降低檔案工作的人工錯誤率，而在進行檔案管理工作中要積極應用現(xiàn)代化技術，通過檔案管理信息平臺軟件的應用，對于檔案基礎工作中規(guī)范提名等工作進行統(tǒng)一標準管理，使檔案管理更具信息化和現(xiàn)代化?，F(xiàn)代檔案管理程序如圖一所示。

四、結(jié)束語

總之，檔案管理的基礎工作雖然瑣碎，卻極其重要，因為只有在進行檔案管理的前期進行了踏實的檔案管理基礎工作，才能獲得更加全面、完整的檔案信息，才能對檔案進行嚴謹?shù)姆诸惡途幪?，才能給后期的檔案信息保存工作打好基礎，我們要積極強化檔案管理中對于基礎工作的重視，完善檔案管理體系，積極提升檔案管理基礎工作人員的專業(yè)素質(zhì)，使檔案管理的基礎工作更加規(guī)范和嚴謹。

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