信息化時代人事檔案信息管理的現(xiàn)狀與對策探索

石星

【摘要】隨著信息化時代的到來，人事檔案信息管理方式也應(yīng)與時俱進(jìn)，采用更加科學(xué)有效的方式進(jìn)行管理。將信息化管理應(yīng)用于人事檔案信息管理中是時代發(fā)展的要求及趨勢，有利于改進(jìn)人事檔案信息管理中的不足。所以企業(yè)應(yīng)重視人事檔案管理信息化的管理方式。本文針對信息化時代人事檔案信息管理的現(xiàn)狀與對策展開探索。

【關(guān)鍵詞】信息化時代；人事檔案信息管理；現(xiàn)狀；對策

隨著我國科技的不斷發(fā)展，當(dāng)前社會，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍極廣，信息化水平也在不斷提高，信息化在實際生活及工作中的應(yīng)用也在不斷地探索當(dāng)中。人事檔案是中國人事管理制度中的特色，記載著一個人的學(xué)習(xí)、工作及生活經(jīng)歷等，是個人最全面的展現(xiàn)。人事檔案信息管理關(guān)系著社會對人才的選拔，對社會的進(jìn)步與發(fā)展具有重大意義。在人事檔案信息管理中應(yīng)用信息化管理，有利于適應(yīng)時代的發(fā)展，將人事檔案信息管理工作做得更好。

一、信息化時代人事檔案信息管理的現(xiàn)狀

（一）缺乏監(jiān)督意識。有些企業(yè)在人事檔案信息管理過程中缺乏強(qiáng)有力的監(jiān)督，致使人事檔案信息管理效率低下，沒有發(fā)揮信息技術(shù)的在人事檔案信息管理中的作用，檔案管理人員與檔案所有者之間的關(guān)系沒有明確規(guī)定，在實際的工作中就會造成不必要的麻煩。有些企業(yè)只是依靠行政部門來負(fù)責(zé)檔案監(jiān)督工作，并沒有起到良好的效果，企業(yè)高層沒有給予重視，不能使檔案管理工作規(guī)范化、制度化。

（二）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。很多企業(yè)人事檔案信息管理人員并沒有工作經(jīng)驗，專業(yè)的管理知識水平較低，在實際的工作中不能做好人事檔案信息管理工作，不能很好地將信息化管理應(yīng)用于人事檔案信息管理工作中，使信息化管理不能在人事檔案信息管理工作中發(fā)揮作用及價值。

（三）忽視檔案管理的重要性。企業(yè)中負(fù)責(zé)人事檔案信息管理工作的人員對工作沒有正確的認(rèn)識，忽視了檔案管理的重要性，影響了整個企業(yè)的發(fā)展。各部門缺乏合理的人事管理體系，各部門成了獨立的個體，不進(jìn)行溝通與交流，這就增加了人事檔案信息管理工作的難度。還有很多檔案管理人員是從其他部門臨時調(diào)來的，缺乏專業(yè)的人事檔案信息管理知識，不利于檔案管理工作的順利進(jìn)行。

二、人事檔案信息管理中應(yīng)用信息化手段的意義

（一）有效降低管理成本。傳統(tǒng)人事檔案信息管理方式，無論在空間上，還是資源上，都是很大的浪費(fèi)，很大程度上，加大了人事檔案信息管理成本。將信息化管理應(yīng)用于人事檔案信息管理中，將紙質(zhì)檔案變成了機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了成本，還節(jié)省了空間，查閱起來也更加方便，提高了查閱效率，為企業(yè)的人事檔案信息管理工作帶來了很大的好處。

（二）有利于檔案信息的完整、準(zhǔn)確。傳統(tǒng)人事檔案信息管理中，如果工作人員不及時對工作進(jìn)行交接，就容易造成檔案不完整、檔案流失等嚴(yán)重的問題。建立信息化檔案管理之后，減少了檔案的出錯率，檔案可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行分享，避免了交接工作時出現(xiàn)的錯誤，檔案的更新速度也進(jìn)一步提高，確保了檔案的完整性、準(zhǔn)確性。

（三）提高了檔案管理人員的工作效率。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，工作人員需要動手將檔案進(jìn)行歸類整理，這樣的方式不僅工作量大，而且工作效率不高。信息化管理的應(yīng)用只需工作人員分享到網(wǎng)絡(luò)上，能快速地實現(xiàn)人事檔案信息的統(tǒng)計及分析，進(jìn)而提高工作效率。同時，企業(yè)要求工作人員對相關(guān)管理知識進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高人事檔案信息管理水平。

三、信息化時代人事檔案信息管理對策

（一）建立完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。建立完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，及時更新數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，提高認(rèn)識檔案信息管理的質(zhì)量，解決信息更新慢、傳遞不當(dāng)?shù)葐栴}。建立人事檔案信息分類的數(shù)據(jù)庫，根據(jù)不同的種類進(jìn)行分類，如員工簡歷、工資待遇等，這些信息既可以讓管理者充分了解員工，又可以將信息進(jìn)行重復(fù)使用。

（二）加強(qiáng)人事檔案信息管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。管理人員的專業(yè)素質(zhì)是認(rèn)識檔案信息管理的保障，員工素質(zhì)進(jìn)一步提高，人事檔案信息管理的工作才能進(jìn)一步落實。企業(yè)應(yīng)該聘請專業(yè)的檔案管理員，還要懂得計算機(jī)的操作，能夠?qū)⒂嬎銠C(jī)與人事檔案信息管理緊密地聯(lián)系在一起。企業(yè)定時還要對檔案管理員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，發(fā)揮員工積極性，開發(fā)員工潛能，提高員工專業(yè)知識及素質(zhì)，提高工作質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)人事檔案信息管理工作人員的保密意識。在實際的檔案管理工作中，會出現(xiàn)信息泄漏的現(xiàn)象，信息泄漏的后果是非常嚴(yán)重的，會給整個企業(yè)帶來非常不利的影響。這種問題的產(chǎn)生是因為檔案管理人員對計算機(jī)保密意識不強(qiáng)。企業(yè)針對這種現(xiàn)象，要加大對員工的保密意識培養(yǎng)，學(xué)習(xí)計算機(jī)相關(guān)的保密技術(shù)，規(guī)范檔案管理員的行為，做好信息保密工作。

四、結(jié)束語

信息技術(shù)的發(fā)展，促進(jìn)了人事檔案信息的信息化管理，利用信息化管理，有利于提高人事信息檔案的質(zhì)量及檔案管理人員的工作效率。我國人事檔案信息管理信息化的方向越來越明確，信息化的方式與手段也會越來越先進(jìn)，促進(jìn)人事檔案信息管理更加科學(xué)化、合理化，為企業(yè)創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。

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