大數(shù)據(jù)時代下的秘書工作

許繼瑩

當今社會，秘書已經(jīng)成為一個特定的社會職業(yè)，秘書工作作為一個企業(yè)或機構運營過程中的重要組成部分，其主要是幫助領導層人民進行文件傳達、協(xié)調各部門間溝通，負責幫助領導層人民出謀劃策，它有著廣大的社會需求和簡答規(guī)模的從業(yè)群體。

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，秘書工作各項工作要求越來越高。為了適應現(xiàn)實生活和工作的要求，秘書從業(yè)人員必須對信息視域下的秘書工作、技能和理論主張有充分的了解和認識，才能適應現(xiàn)代化社會中企業(yè)單位以及各單位行政機關中所設的秘書工作。

一、大數(shù)據(jù)背景下秘書辦公事務能力要求

（一）辦公室時間管理能力

面對快節(jié)奏的大數(shù)據(jù)新時代，秘書的時間管理能力尤為重要。“所謂時間管理是指利用現(xiàn)代科學技術方法，對工作時間消耗進行計劃、安排與控制，以提高時間的有限利用率。辦公室時間管理就是要用發(fā)現(xiàn)辦公室使用時間的各種規(guī)律，合理地計劃、安排，實施與控制時間，組織與調度上司乃至整個領導機關的辦公室管理活動?！币虼艘竺貢鴳摌淞r間觀念，培養(yǎng)控制時間的能力，并能夠在區(qū)分事務輕重緩急的基礎上，合理安排自己和領導的時間。

此外，秘書服務的領導經(jīng)常要主持參加重要的管理活動，比如各種接待工作、約見活動；公務旅游活動；參加或召集各類會議；實地調研或戰(zhàn)場檢查指導工作，主持或參與社會組織的各類重大活動。因此，秘書工作人員應該掌握一定的安排上司工作日程的原則：比如協(xié)調、優(yōu)先、彈性等原則。例如，廣州立白集團發(fā)布的總裁秘書崗位就對秘書的時間管理能力提出要求：按照事情的輕重緩急合理安排總裁日常工作，積極做好與各部門之間的溝通對接工作；天津浩華恒基投資有限公司的行政秘書同樣要求秘書人員：具有較強的時間管理能力。

（二）辦公室保密工作

紛繁復雜的網(wǎng)絡環(huán)境，存在很多安全隱患，而秘書人員作為密切接觸領導的重要公司成員，秘書的保密工作在當今大數(shù)據(jù)時代背景下顯得尤為重要。在傳統(tǒng)經(jīng)濟背景下，秘書保密一般只覆蓋紙質文檔保護，而網(wǎng)絡大數(shù)據(jù)時代下，秘書人員不僅要進行文檔保密，通信保密、網(wǎng)絡保密也列人秘書保密工作的重點。保密工作同樣要求秘書人員掌握一定新保密措施。瑞寶康健科技發(fā)展（北京）有限公司發(fā)布的行政秘書一職就對保密工作提出了要求：保密意識強。

二、大數(shù)據(jù)背景下個人基礎技能能力

（一）口頭溝通能力

大數(shù)據(jù)時代背景下，秘書人員不僅僅要求普通話標準，還要求具備一定的英語水平，交流溝通能力也不僅僅只達到傳達信息的要求，它還要求秘書人員掌握一定的秘書接待禮儀。深圳市京舞（集團）有限公司、天津眾聯(lián)達房地產經(jīng)紀有限公司所發(fā)布的經(jīng)理秘書招聘信息都對秘書的接待工作提出了相關的要求：組織安排公司接待。同樣的立白集團的總裁秘書崗位也要求秘書能為總裁撰寫高質量的發(fā)言稿。

（二）現(xiàn)代計算機和網(wǎng)絡的操作技術

大數(shù)據(jù)新時代與傳統(tǒng)社會最大的不同點就在于各種高科技工作工具的作用，因此現(xiàn)代大數(shù)據(jù)時代背景下，秘書人員除了要具備辦文、辦事、辦會等基礎能力之外，還要熟練掌握現(xiàn)代計算機和網(wǎng)絡的操作技術，對各類辦公室軟件進行熟練的操作，并且能夠通過網(wǎng)絡獲得各種信息，更好的發(fā)揮輔助決策的智能。基本上各個企業(yè)單位對秘書人員都提出此項要求。比如深圳京武集團有限公司就要求秘書人員能熟練作用PPT、word、excel等辦公軟件，陜西房東來房地產營銷策劃有限公司也同樣提出此項要求。當然，現(xiàn)代化技術的要求，秘書人員不僅要有你計算機使用能力，還要求秘書人員能夠有限地對辦公電子化能力進行推廣，它主要包括辦公室電子化設備的采購工作、電子化設備使用的推廣工作、會議開展的電子化工作等，這些都是秘書人員實現(xiàn)辦公自動化的重要環(huán)節(jié)。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下秘書人員的信息處理能力

我們處在一個信息大爆炸的時代，在我們的生活和工作中充斥著各種各樣參差不齊的信息。而信息是領導科學決策的依據(jù)，是一個社會組織進行生產、經(jīng)營及一切行政管理工作的基礎。信息工作指收集、處理、傳遞、儲存信息等一系列工作，具體包括對原始記錄、情報、數(shù)據(jù)和資料的收集、處理、傳遞、儲存等工作……在實際工作中，秘書及其機構每天圍繞上司及領導機關的管理活動，接受、加工、處理來自各方面的文件、信函、匯報、指令等，為上司及領導機關的管理活動提供全面、直接的信息服務，他們是組織信息工作系統(tǒng)的樞紐，也是上司及領導機關的重要信息渠道。

秘書人員在處理信息的過程中要對來自各方面的信息有高度的敏銳性；要求秘書人員在處理信息的時候必須認真核實原材料，以求準確反映實際情況，秘書人員必須學會用科學的采集方法與加工方法；同時秘書人員提供的信息必須適應上級領導工作的需要。不僅如此，秘書人員在處理信息過程中，還必須掌握一定的信息處理原則及方法。

當然，大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)經(jīng)濟條件下對秘書人員的要求并未時效，而是以其他方式存在或者要求更高，例如傳統(tǒng)經(jīng)濟背景下秘書人員的“筆”的作用，它一方面轉換為秘書人員的打字能力的要求，另一方面對秘書人員的“文字”功底也提出了更高的要求，比如由杭州品融控股集團有限公司所發(fā)布的董事長秘書一職就要求：秘書人員具備良好的文字寫作能力和語言表達能力，熟練掌握日常辦公軟件操作，能勝任各類匯報、總結、發(fā)言稿等文件編寫。

大數(shù)據(jù)時代下，人才輩出，高難度的秘書工作對秘書人員提出了更高的要求，它要求秘書人員對各類事務都能了解一點，還要求秘書人逐步走向專業(yè)化，要求秘書人員能夠緊跟時代步伐，掌握各種新時代下先進設備的運用。