關(guān)于事業(yè)單位檔案管理問題的思考

郭微

摘要：本研究將討論目前事業(yè)單位檔案管理所面臨的問題，并從各個(gè)方面分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理與不斷改變的事業(yè)單位工作需求之間的沖突點(diǎn)，如交互方式的矛盾，落后的管理與快速變化的社會(huì)環(huán)境之間的矛盾等。接著本研究將結(jié)合目前的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理體制的國(guó)際發(fā)展?fàn)顩r，來分析我們可以從哪些方面改變現(xiàn)狀，以及改變現(xiàn)狀的措施。關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

原來那種只針對(duì)事業(yè)單位本身的事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)不符合當(dāng)前的社會(huì)需求，當(dāng)前事業(yè)單位檔案的管理要求事業(yè)單位在滿足事業(yè)單位自身查閱檢查外，向社會(huì)各界提供檔案資料。因此，服務(wù)自身與服務(wù)社會(huì)，已成為當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的主要目的，也是其最終的發(fā)展方向。傳統(tǒng)的服務(wù)于事業(yè)單位的理念也早已不適應(yīng)我們的社會(huì)主義新中國(guó)。因此，事業(yè)單位檔案管理的工作人員需要不斷學(xué)習(xí)，不斷改變自己的思想與思維方式，如何去培養(yǎng)他們，采用什么樣的方式去再教育他們也是當(dāng)前創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理所必須解決的問題。隨著事業(yè)單位檔案管理的業(yè)務(wù)不斷拓展，有些管理人員迷失了其管理的主要對(duì)象，放下社會(huì)的需求，著力于那些易于做出成績(jī)的項(xiàng)目，這種功利的行為在當(dāng)下頻頻出現(xiàn)，導(dǎo)致了社會(huì)各界需要檔案資料的人民的不滿。最后，由于新舊技術(shù)在很多方面的做法是不同的甚至相反的，所以新舊技術(shù)的矛盾在事業(yè)單位檔案管理的工作中日益凸顯。

二、事業(yè)單位檔案管理的挑戰(zhàn)

（一）檔案查閱效率低

傳統(tǒng)落后的檔案管理，采用的是需求推動(dòng)管理的工作模式，這種模式耗費(fèi)著巨大的資源，并且無法滿足時(shí)間日漸緊迫的現(xiàn)代生活節(jié)奏。因此，我們的創(chuàng)新方向可以放在將紙質(zhì)的管理轉(zhuǎn)化為深層次的數(shù)據(jù)管理模式上，以此來滿足在檔案容量指數(shù)增長(zhǎng)，查閱速度要求與日俱增趨勢(shì)下的社會(huì)和自身工作需求。管理渠道的拓展也是事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新方向，摒棄傳統(tǒng)的搜索方式，以大數(shù)據(jù)為依據(jù)開展多樣化的搜索管理，比如開通QQ，網(wǎng)盤，微信公眾號(hào)等管理渠道，以滿足人民多樣化的管理需求，再比如，各類合同檔案在我國(guó)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的社會(huì)中占著重要地位，但是傳統(tǒng)的管理不僅緩慢，而且無法讓需求者及時(shí)了解合同檔案的內(nèi)容，影響市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展完善，如果可以開通網(wǎng)絡(luò)渠道的檔案查閱機(jī)制，就可以讓需求者隨時(shí)隨地掌握檔案情況。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不足

不斷強(qiáng)化管理人員的素質(zhì)，讓他們積極熱情的投身工作也是我們創(chuàng)新的潛在方向。現(xiàn)階段，由于事業(yè)單位人員更迭速度慢，就導(dǎo)致了檔案的管理人員素質(zhì)停滯不前，因此，就需要不斷的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，指導(dǎo)他們適應(yīng)新時(shí)代的要求，并建立考核機(jī)制，對(duì)于無法勝任工作的人員，需要進(jìn)行崗位的調(diào)動(dòng)。還有些檔案工作人員，在清潔檔案時(shí)不細(xì)致，甚至動(dòng)作粗魯，導(dǎo)致檔案的部分損毀，為之后的查閱工作造成不可逆的惡劣影響。還有些檔案管理人員在檔案的整理分類工作中沒有采用科學(xué)的方法，增加了檔案的查找難度，使得檔案的查閱效率不斷降低，對(duì)檔案管理工作造成了不利影響。很多剛進(jìn)入事業(yè)單位檔案管理工作的工作人員的經(jīng)常更換，直接對(duì)事業(yè)單位的檔案整理與記錄產(chǎn)生了不利的影響，使檔案管理工作變得很混亂，有時(shí)甚至丟失事業(yè)單位重要的檔案文件等。因此事業(yè)單位要對(duì)檔案管理工作有足夠的重視，配置優(yōu)秀的工作人員，充實(shí)檔案管理工作的隊(duì)伍。

三、如何推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新

（一）檔案管理方式的現(xiàn)代化

首先需要建立資源數(shù)據(jù)體系與多樣化的查詢體系，單一的發(fā)展已經(jīng)不能在這個(gè)時(shí)代掀起驚濤駭浪，只有將資料數(shù)據(jù)化，才能以幾何增長(zhǎng)的速度加快我們的數(shù)據(jù)查找速度。資料數(shù)據(jù)化不僅可以幫助我們更好的系統(tǒng)的利用檔案信息，把檔案信息整合，分析出我們系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)，還可以極大地提高我們的管理能力。接著我們還要建立更全面的資料查閱體系，比如可以新增微信公眾號(hào)，官方服務(wù)網(wǎng)站等內(nèi)容，來幫助需要查找資料的居民。再比如可以建立完善的電子檔案機(jī)，并設(shè)計(jì)出合理的操作模式，來幫助文化素質(zhì)較低的居民盡快找到自己所需的檔案資料。在完善管理內(nèi)容時(shí)，一定要主動(dòng)地從需求出發(fā)，這樣才能最大程度的提升管理系統(tǒng)的完備程度。最后，要建立完整的防護(hù)體系，要建立一個(gè)從線下到線上運(yùn)營(yíng)的完整的多方位的防護(hù)管理體系，在事業(yè)單位內(nèi)，要將線下管理分類，將檔案資料機(jī)器放置到日常需求比較多的辦公區(qū)，將一些大型的需要身份驗(yàn)證或需要授權(quán)查閱的資料進(jìn)行綜合管理，集中在檔案館進(jìn)行，這樣的線下網(wǎng)絡(luò)不僅可以節(jié)約辦公的時(shí)間，也能提高管理效率和質(zhì)量。

（二）檔案管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化

工作人員的思維需要進(jìn)行轉(zhuǎn)變，要改變以前只從微觀角度把控?cái)?shù)據(jù)的思維，做到對(duì)數(shù)據(jù)的宏觀把控思維。宏觀把控?cái)?shù)據(jù)的思維要求管理人員用科學(xué)的統(tǒng)計(jì)學(xué)方法，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行抽樣，整理，分析，并將得出的結(jié)論進(jìn)行再處理，在此基礎(chǔ)上，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的分類轉(zhuǎn)化。不僅如此，對(duì)數(shù)據(jù)的思維也要進(jìn)行轉(zhuǎn)變，要樹立任何數(shù)據(jù)都是有用的，只有沒有歸類整理的數(shù)據(jù)才是無用的數(shù)據(jù)的思維。檔案的宏觀把控思維在工作中也是至關(guān)重要的，具體來說就是管理人員不應(yīng)只關(guān)注單個(gè)檔案的信息，而應(yīng)該將檔案看成一個(gè)整體對(duì)其進(jìn)行整體性的規(guī)劃，對(duì)檔案整體進(jìn)行各方面的分析，這種宏觀的檔案把控思維還要求管理人員依照檔案分析的結(jié)果，對(duì)師生的發(fā)展提升提出建議。在網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為我們生活的必須時(shí)，管理人員必須具備互聯(lián)網(wǎng)思維，改變?cè)瓉砻鎸?duì)面管理的固定思維方式，以新的態(tài)度面對(duì)新的需求挑戰(zhàn)。

四、結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理是一個(gè)靈活的，需要跟著時(shí)代的需求去不斷變化的機(jī)制，只要我們以發(fā)展的眼光去管理，以靈活的頭腦去創(chuàng)新，這樣我們事業(yè)單位檔案管理就會(huì)日益完善。另外，在目前的事業(yè)單位改革歷程中，要充分抓住這個(gè)機(jī)遇，沉著應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，積極創(chuàng)新，充分結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理方式，做到單位事業(yè)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展與進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

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