中小型科技企業(yè)的電子文件歸檔與管理

毛云霞 陳世杰

【摘要】電子文件是社會發(fā)展進步的產(chǎn)物，要做好電子文件歸檔、管理及利用工作是新形勢的需要。當前中小科技企業(yè)的電子文件管理存在無規(guī)范制度、職責不明、管理質(zhì)量較低等現(xiàn)象。要管好電子文件檔案要依據(jù)電子文件的特點，結(jié)合本單位檔案工作的實際情況，建立相應的歸檔管理制度，從電子文件的鑒定、技術(shù)處理及保存工作等方面做好其歸檔工作。

【關(guān)鍵詞】電子文件；歸檔；管理

電子文件是指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體中，依靠計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。電子文件是科技發(fā)展的產(chǎn)物，在使用上具有更好的便利性，也是檔案資源的重要組成部分。因此，做好電子文件的歸檔、管理及利用工作，具有十分重要的現(xiàn)實意義。在中小科技企業(yè)，科研成果所產(chǎn)生的各類電子文件繁多，但企業(yè)限于人力、物力及檔案管理意識的相對薄弱，對各類電子文件的歸檔管理不夠正規(guī)，也為今后檔案的有效利用留下隱患。中小科技企業(yè)如何管好、用好各類電子文件檔案值得相關(guān)領(lǐng)導、技術(shù)人員和檔案管理人員認真思考。

一、中小科技企業(yè)電子文件歸檔現(xiàn)狀

（一）電子文件歸檔不夠規(guī)范化、制度化。當前中小科技企業(yè)由于受人力、物力及相關(guān)人員檔案管理意識的相對薄弱等因素限制，電子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明確的制度，執(zhí)行常常不到位。造成了材料歸檔不統(tǒng)一、歸檔材料混亂、不健全、不及時等。有的單位因為怕增加工作量而不愿意承擔電子文件歸檔工作；有的單位簡單地套用紙質(zhì)文件的歸檔范圍，導致有相應紙質(zhì)文件的電子文件進行了歸檔，而無紙質(zhì)文件的則處于自生自滅的狀態(tài)，檔案的完整性無法保證。因此，加強電子文件歸檔管理勢在必行。

（二）電子文件歸檔管理人員職責不明確。在中小科技企業(yè)，有些單位電子文件歸檔管理由計算機人員操作，有的由檔案管理人員管理。實踐證明，電子文件的歸檔以及電子檔案的管理仍以檔案管理人員為主較好。因為檔案管理人員經(jīng)過多年實踐與培訓，具備了相當強的業(yè)務能力，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)，而且由于電子計算機的普及，他們也掌握了簡單的數(shù)據(jù)庫知識和計算機的操作原理及特點，更清楚電子檔案與紙質(zhì)檔案的異同。而大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生。

（三）歸檔的電子文件質(zhì)量較差，內(nèi)容真實性無法保障，且缺乏可讀性。有些單位僅處于坐等電子文件歸檔階段，且歸檔的電子文件僅從形式上進行鑒別，對其內(nèi)容的真實性、可讀性未把關(guān)，草率整理刻盤歸檔，致使歸檔的電子文件不齊全，內(nèi)容不真實，形成電子文件的背景信息及元數(shù)據(jù)未同時歸檔，無法提供相關(guān)數(shù)據(jù)資料。

二、電子文件歸檔時應注意的問題

（一）要做好電子文件的鑒定工作。電子文件的歸檔鑒定工作主要包括對信息內(nèi)容的鑒定和技術(shù)狀況的檢測。信息內(nèi)容保存價值的鑒定類似于紙張檔案的鑒定，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。技術(shù)狀況的檢測包括對歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進行檢測，檢測內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件才能向檔案部門移交。歸檔時，應充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。

（二）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作。電子文件的歸檔要求中小企業(yè)檔案工作者必須和技術(shù)人員一起探討各類成果以及中間成果的采集、處置乃至存儲工作，保護電子的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。為確保電子信息原始性，可以對電子文件采用“雙密鑰碼”進行加密。發(fā)文方使用收文方的人開密鑰發(fā)文，收文方用只有自己知道的解密密鑰解密。由于加密和解密是不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文的內(nèi)容來，從而保護電子文件在傳輸中的原始性。

（三）要解決好電子文件的保存問題。首先，要保證電子文件物理上的安全，建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，存放載體的柜、架庫房的溫度均應達到有關(guān)標準的要求，載體應直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。其次，要對電子文件進行有效的檢測與維護。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保護環(huán)境的影響。因此，對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子文件的可靠性。對于電子文件的檢測與維護，必須進行嚴格管理，因為任何一次誤操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為的損害，甚至造成難以彌補的損失。所以必須建立相應的維護管理，對電子文件的檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄，避免發(fā)生人為的操作或不必要的重復勞動。第三，對電子文件的有效保存與維護，是一項極其重要而復雜的工作。在對電子文件的保存與維護過程中，應采取有效措施，以確保電子文件的安全可靠，能夠永久地處于可準確提供利用的狀態(tài)，使其在企業(yè)生產(chǎn)中發(fā)揮更大的作用。

三、如何做好電子文件歸檔

（一）電子文件的收集與積累。電子文件的收集積累工作必須貫穿于科技工作的整個過程，不僅保證電子文件的真實性，還維護了它的系統(tǒng)性、完整性。同時，也防止了存有信息內(nèi)容的載體在個人手中發(fā)生丟失、損壞，從而保護電子文件的安全，為電子文件的歸檔打下基礎(chǔ)。電子文件的特性和表現(xiàn)的功能不同于紙質(zhì)文件，因此造成其收集積累的方法和要求也不同于紙質(zhì)文件。例如對于草稿文件，由于不具備正式文件的功能，一般情況下可以不保留，但對正式的紙質(zhì)文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留電子文件的重要修改過程考慮，則應對其進行收集。采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應將相關(guān)軟件一并收集。對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。對于網(wǎng)絡系統(tǒng)，應建立積累數(shù)據(jù)庫，或在電子文件數(shù)據(jù)庫中將對應在收集積累范圍的電子文件注明積累標識。

（二）電子文件的整理與歸檔。電子文件的整理是指將歸檔電子文件在格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲的基礎(chǔ)上，以件為單位進行組件、分類、排列、編目等，使之有序化的過程。與紙質(zhì)文件相比較，電子文件在數(shù)據(jù)庫中是以虛擬形式存在的，經(jīng)過對電子文件的科學整理、構(gòu)成有序的虛擬狀態(tài)，通過檢索，可以提取電子文件并在計算機屏幕上顯示出來，數(shù)據(jù)庫是存、取電子文件的“虛擬文件庫”。特別說明的是，無論在任何環(huán)境下，都要拷貝一套保存，并對這套的軟、硬件環(huán)境作說明。電子文件的歸檔是將應歸檔的經(jīng)過整理的電子文件，確定檔案屬性后，從計算機或網(wǎng)絡的存貯器上拷貝或刻錄到可移動的磁、光介質(zhì)上以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件其歸檔的方法是不同的，如果是網(wǎng)絡，可按要求轉(zhuǎn)到檔案數(shù)據(jù)庫或記錄歸檔的標識。如果是載體傳遞歸檔，就要做一些輔助和認證工作，要與紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。

（三）電子文件歸檔的組織管理。加強電子文件歸檔的組織領(lǐng)導，從電子文件的形成到歸檔，跨躍了多個部門。這些部門往往通過計算機網(wǎng)絡聯(lián)成一個有機的整體，有時工作互有交錯，職責界限難以區(qū)分清楚。所以，應加強組織管理，由主管部門或負責人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機構(gòu)或?qū)Ｈ素撠?。電子文件的形成收集積累、整理和歸檔工作，應由形成者或承辦部門按照歸檔要求將形成的電子文件收集積累下來，進行整理歸檔，向檔案部門移交。收集積累、整理歸檔又是檔案工作的基礎(chǔ)和重要環(huán)節(jié)，需要由檔案部門進行指導和參與管理。對歸檔后形成電子檔案的管理應由檔案部門負責，電子文件形成部門要協(xié)助支持檔案部門，做到管理規(guī)范化、制度化。

（四）電子檔案的利用與管理。電子檔案的利用與紙質(zhì)檔案相比，顯著特點是更快捷、更方便。但這必須建立在電子檔案所依賴的技術(shù)上，且必須滿足必要的先決條件和采取相應的管理措施才能夠?qū)崿F(xiàn)。對檔案部門來說，電子檔案提供利用一般有三種方法：即提供拷貝、通信傳輸、真接利用。由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內(nèi)涵很豐富，從信息安全的角度出發(fā)，主要有對用戶及提供利用者的管理，對提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。

四、電子文件歸檔管理措施

（一）加強電子文件制作人員和管理人員的管理。電子文件是由人工制作完成的，其存儲、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M行，因此，加強對參加電子文件制作和管理人員的管理是至關(guān)重要的。應建立一套審查制度，加強對電子文件制作和管理人員的管理，提出嚴格要求，明確具體管理措施，不斷提高他們的責任心，是從電子文件制作和處理過程中保證其原始性的重要措施。

（二）電子文件的制作過程要職責分明。電子文件的制作人員應對其制作的電子文件內(nèi)容的真實性、保存的有效性負有責任，并明確職責范圍。

（三）建立電子文件全過程管理的制度。電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，因此建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責要求，就顯得非常重要。電子文件形成后應及時進行匯總，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。電子文件的匯總比紙質(zhì)文件要復雜得多，稍有不慎，就可能造成無法挽回的損失。電子文件歸檔應對記錄介質(zhì)有嚴格要求，并且明確保護措施；進行載體轉(zhuǎn)換時也要采取可靠的措施，防止轉(zhuǎn)換過程造成信息的損失。

（四）建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)。紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容特征就不會再發(fā)生變化，人們可以從這些信息上確認文件的原始性。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從匯總開始就要記載電子文件的管理和使用情況。

五、結(jié)語

總之，電子文件歸檔與管理涉及到許多新的計算機技術(shù)及相應的檔案管理知識，中小企業(yè)的檔案管理者要克服單位人力、物力的局限，要更加注重學習除檔案管理之外的新知識，并將檔案管理知識和技能與計算機應用相結(jié)合，勇于實踐，這樣才能提高對電子文件歸檔與管理的水平和能力。

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