建立與實(shí)施企業(yè)檔案內(nèi)部控制規(guī)范的思考

孫宏衛(wèi)

【摘要】本文根據(jù)企業(yè)檔案工作內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)等內(nèi)部控制基本規(guī)范五要素的分析，結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)建立與實(shí)施企業(yè)檔案內(nèi)部控制規(guī)范進(jìn)行了較為深入的思考，提出了建立與實(shí)施企業(yè)檔案內(nèi)部控制規(guī)范應(yīng)遵循的原則和措施。

【關(guān)鍵詞】檔案；內(nèi)部控制；規(guī)范；企業(yè)

企業(yè)檔案在規(guī)范企業(yè)管理活動(dòng)中的作用越來(lái)越大，必須要建立與實(shí)施企業(yè)檔案內(nèi)部控制規(guī)范，使企業(yè)檔案更好地成為企業(yè)內(nèi)部控制、健全各項(xiàng)管理、依法規(guī)范經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)，成為滿足國(guó)家和公眾對(duì)企業(yè)依法經(jīng)營(yíng)進(jìn)行監(jiān)督管理的重要依據(jù)。

一、建立與實(shí)施企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范的目的

基本目的就在于從制度上保證經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，強(qiáng)化企業(yè)會(huì)計(jì)控制規(guī)范，從加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的可靠性、真實(shí)性入手，保護(hù)資產(chǎn)的安全、完整和有效運(yùn)營(yíng)，提高經(jīng)濟(jì)核算的正確性、可靠性，推動(dòng)與考核企業(yè)所屬相關(guān)單位貫徹執(zhí)行各項(xiàng)方針、政策，考核評(píng)價(jià)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平。

二、相關(guān)法規(guī)的要求

《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》要求企業(yè)建立并實(shí)施內(nèi)部控制基本原則之一是全面性原則，要求內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)貫穿企業(yè)決策、執(zhí)行和監(jiān)督的全部過(guò)程，覆蓋到企業(yè)的各種業(yè)務(wù)和事項(xiàng)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)以書面或者其他適當(dāng)?shù)男问?，妥善保存?nèi)部控制建立與實(shí)施過(guò)程中的相關(guān)記錄或資料，確保內(nèi)部控制建立與實(shí)施過(guò)程中的可驗(yàn)證性，確保企業(yè)行為的可審計(jì)性。

三、企業(yè)檔案在防范風(fēng)險(xiǎn)中的作用

（一）要充分認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案工具價(jià)值在企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控中的作用。在企業(yè)，檔案已經(jīng)被管理者視為一種管理工具使用。檔案作為一種管理者對(duì)企業(yè)憑證信息有目的的控制方式，其本身就體現(xiàn)了企業(yè)管理者的一種風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。因此，檔案已經(jīng)是一種風(fēng)險(xiǎn)管理工具，企業(yè)檔案天生就具有控制企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的功能屬性。

（二）企業(yè)檔案應(yīng)成為企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別所需信息的首選。企業(yè)檔案具有輔助企業(yè)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理的信息價(jià)值，建立與實(shí)施企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范，在很大程度依賴于完善的企業(yè)檔案管理體系所能提供的真實(shí)完整的檔案信息。企業(yè)檔案作為直接產(chǎn)生于企業(yè)的原始真實(shí)的記錄信息，顯然是最能符合以上要求的信息種類之一。無(wú)論是從所花成本和所產(chǎn)生的效益來(lái)講，企業(yè)檔案都應(yīng)成為企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別所需信息的首選。

四、企業(yè)檔案應(yīng)成為風(fēng)險(xiǎn)管理決策的依據(jù)

企業(yè)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理決策的依據(jù)是風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和風(fēng)險(xiǎn)衡量所得出的結(jié)果信息，企業(yè)檔案雖然沒(méi)有直接參與到?jīng)Q策當(dāng)中，但其在之前的兩個(gè)環(huán)節(jié)中已經(jīng)充分發(fā)揮了它的工具價(jià)值和信息價(jià)值。

綜上分析，企業(yè)檔案在防范企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)中發(fā)揮著雙元價(jià)值的功能。一方面，檔案的工具價(jià)值是一種主動(dòng)意義的價(jià)值，對(duì)應(yīng)的是企業(yè)從戰(zhàn)略上“防”的風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，信息價(jià)值是一種被動(dòng)意義的價(jià)值，對(duì)應(yīng)的是企業(yè)從戰(zhàn)術(shù)上來(lái)“治”的風(fēng)險(xiǎn)。

五、建立與實(shí)施檔案內(nèi)部控制規(guī)范應(yīng)遵循的原則

（一）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。企業(yè)應(yīng)遵循合法性原則，認(rèn)真宣傳、貫徹黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策，根據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)，緊密結(jié)合企業(yè)自身的工作實(shí)際，建立與實(shí)施符合法律、法規(guī)的規(guī)定和監(jiān)管要求的內(nèi)部控制規(guī)范，建立、健全檔案工作的檔案組織體系。

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃、同步實(shí)施。企業(yè)檔案工作必須服從于企業(yè)的總體規(guī)劃和戰(zhàn)略，在設(shè)計(jì)企業(yè)內(nèi)控體系時(shí)就同步考慮檔案管理體系的建立與實(shí)施，梳理細(xì)化檔案工作流程，查找風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、關(guān)鍵點(diǎn)，并通過(guò)建立制度來(lái)固化管控。

（三）高層重視、全員有責(zé)。企業(yè)管理層應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案在內(nèi)部控制中的憑證和參考作用，企業(yè)應(yīng)當(dāng)遵循全面性原則，建立與實(shí)施的內(nèi)部控制規(guī)范在企業(yè)管理層次上要覆蓋企業(yè)治理層、管理層和全體員工，在管理對(duì)象上應(yīng)當(dāng)覆蓋企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和管理活動(dòng)。

（四）前端控制、全程管理。檔案管理是統(tǒng)一的系統(tǒng)過(guò)程，必須要從檔案產(chǎn)生的前端介入，把規(guī)矩立在前面，從加強(qiáng)規(guī)范化管理入手，對(duì)檔案形成整個(gè)過(guò)程的管理提出全面的、系統(tǒng)的控制要求。

六、建立與實(shí)施檔案內(nèi)部控制規(guī)范應(yīng)采取的策略

（一）建立健全企業(yè)檔案工作體系。企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障，形成有分工有協(xié)作、有制衡有配合的企業(yè)檔案工作體系。

（二）將檔案工作納入企業(yè)重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)和高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。企業(yè)要遵循重要性原則，將檔案工作納入合同管理、采購(gòu)業(yè)務(wù)、工程項(xiàng)目、資產(chǎn)管理等重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)和高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域，充分發(fā)揮檔案的憑證作用和參考作用這兩方面的基本價(jià)值，切實(shí)防范重大風(fēng)險(xiǎn)。

（三）落實(shí)企業(yè)檔案工作“四同步”管理。企業(yè)要按照規(guī)范所要求的全面性和制衡性原則，把檔案工作貫穿企業(yè)決策、執(zhí)行、監(jiān)督的全過(guò)程，覆蓋企業(yè)及所屬單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。在機(jī)構(gòu)設(shè)置、權(quán)責(zé)分配、業(yè)務(wù)流程等方面形成相互制約、相互監(jiān)督的機(jī)制。

（四）強(qiáng)化檔案安全保密管理。企業(yè)檔案資料大部分屬于機(jī)密或商業(yè)秘密資料，作為歷史和重要信息的忠實(shí)記錄，檔案更應(yīng)該得到必要的、完善的保護(hù)。要根據(jù)規(guī)范的要求，梳理并設(shè)置檔案工作風(fēng)險(xiǎn)防控流程，完善專項(xiàng)管理制度并嚴(yán)格履行，確保檔案的真實(shí)與完整。同時(shí)應(yīng)特別注意電子化檔案的安全保衛(wèi)保密管理。

七、結(jié)語(yǔ)

建立與實(shí)施企業(yè)檔案內(nèi)部控制規(guī)范體系是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，必須堅(jiān)持不懈、持之以恒地持續(xù)改進(jìn)。企業(yè)檔案工作者要以對(duì)歷史負(fù)責(zé)，也要對(duì)未來(lái)負(fù)責(zé)的態(tài)度，謀劃?rùn)n案內(nèi)部控制規(guī)范的建立，主動(dòng)推進(jìn)企業(yè)檔案內(nèi)部規(guī)范的實(shí)施。

【參考文獻(xiàn)】

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