事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問(wèn)題與對(duì)策研究

宋尚成　程彩娥

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們?cè)絹?lái)越重視對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。因此，本文將對(duì)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)的分析，并提出具有針對(duì)性的解決對(duì)策，希望可以提高檔案管理的效率與質(zhì)量，從而推動(dòng)事業(yè)單位檔案的數(shù)字化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；數(shù)字化

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入到了信息化、數(shù)字化的時(shí)代，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案的數(shù)字化建設(shè)也成為了目前的一項(xiàng)重要工作。因此，必須對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)中面臨的問(wèn)題進(jìn)行分析，并實(shí)施相應(yīng)的解決措施，提高檔案數(shù)字化管理的水平，從而促進(jìn)事業(yè)單位更好的發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問(wèn)題

進(jìn)入新時(shí)代后，隨著先進(jìn)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人們逐漸意識(shí)到了檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，很多事業(yè)單位也開(kāi)始利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作。但是，其在實(shí)際的建設(shè)過(guò)程中仍然存在著很多的問(wèn)題，給事業(yè)單位的數(shù)字化建設(shè)帶來(lái)了不良的影響。下面對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行具體的分析。

（一）對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不充分

目前，雖然數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到了檔案管理工作中，但是很多事業(yè)單位對(duì)其并沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)，甚至事業(yè)單位中的部分領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)為加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)需要投入過(guò)多的資金，從而不重視數(shù)字化建設(shè)工作[1]。而這也就使得數(shù)字化技術(shù)的靈活度高、便捷性好等優(yōu)勢(shì)不能得到有效的利用，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位在新時(shí)期的進(jìn)一步發(fā)展。因此，事業(yè)單位必須主動(dòng)嘗試新鮮的事物，改變傳統(tǒng)的觀念，提高對(duì)數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，從而推動(dòng)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施不完善

完善的配套設(shè)施是進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，但是由于對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)沒(méi)有深刻的認(rèn)識(shí)，部分事業(yè)單位并不重視對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，嚴(yán)重影響了單位的數(shù)字化建設(shè)。首先，部分領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)為檔案數(shù)字化建設(shè)就是利用先進(jìn)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，因此其并不重視對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與工作環(huán)境的管理，這也就使得單位內(nèi)部的檔案室特別簡(jiǎn)陋，甚至部分事業(yè)單位連獨(dú)立的檔案管理部門(mén)都沒(méi)有。其次，由于事業(yè)單位的不重視，基礎(chǔ)設(shè)施得不到有效的檢修與維護(hù)，這也就使得配套設(shè)備比較落后，而且經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙單位的數(shù)字化建設(shè)。最后，不流暢、不完善的軟件系統(tǒng)也會(huì)加大工作人員查閱、管理檔案的難度，從而嚴(yán)重降低了檔案整體的利用效率。因此，事業(yè)單位必須重視數(shù)字化建設(shè)，并加大對(duì)其的資金投入，完善檔案管理系統(tǒng)，從而為檔案的安全提供有效保障。

（三）工作人員綜合素質(zhì)不高

在事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)，工作人員發(fā)揮著非常重要的作用。但是目前在事業(yè)單位中，工作人員的專(zhuān)業(yè)能力與綜合素質(zhì)普遍較低，無(wú)法滿足新時(shí)期檔案數(shù)字化建設(shè)的要求，也就不利于事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)的快速發(fā)展。而造成工作人員綜合素質(zhì)不高的原因有兩個(gè)，一個(gè)就是當(dāng)前事業(yè)單位中的檔案管理人員大部分是已經(jīng)退休的老干部，雖然這些人有著豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，但由于其思想落后、接受新事物能力較差，導(dǎo)致了其無(wú)法有效利用數(shù)字化技術(shù)來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行有效管理，從而嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率。另一個(gè)就是事業(yè)單位沒(méi)有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，這使得其無(wú)法接觸、學(xué)習(xí)先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，無(wú)法提高自己的專(zhuān)業(yè)能力與綜合素質(zhì)，從而阻礙了事業(yè)單位的數(shù)字化建設(shè)。

（四）管理制度不健全

目前，事業(yè)單位在數(shù)字化建設(shè)中還存在著管理制度不健全的問(wèn)題，而這一問(wèn)題主要是有兩方面的原因造成的[2]。一方面，由于檔案數(shù)字化建設(shè)是一種新興的事物，事業(yè)單位無(wú)法通過(guò)借鑒成功經(jīng)驗(yàn)來(lái)完善檔案數(shù)字化管理制度。另一方面就是隨著時(shí)代的進(jìn)步與科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的環(huán)境也在不斷變化，這也就使得部分原有的檔案管理制度無(wú)法滿足當(dāng)前的數(shù)字化建設(shè)要求，從而使管理制度與實(shí)際工作出現(xiàn)了矛盾。

（五）檔案信息不安全

檔案信息的不安全也會(huì)對(duì)事業(yè)單位的數(shù)字化建設(shè)起到阻礙的作用。導(dǎo)致檔案信息不安全的原因有兩個(gè)，一個(gè)就是相關(guān)工作人員的安全意識(shí)不高，這也就使得其對(duì)檔案信息的審查、管理力度較低，從而埋下了安全隱患。另一個(gè)就是隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，黑客技術(shù)也在向著集團(tuán)化、專(zhuān)業(yè)化發(fā)展，從而給事業(yè)單位的檔案信息造成了嚴(yán)重的威脅。例如，前段時(shí)間的“勒索病毒”，正是因?yàn)闄n案管理人員的安全意識(shí)不足，沒(méi)有做好日常的防范、維護(hù)工作，從而使事業(yè)單位的檔案資料被封鎖了起來(lái)。

二、做好事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的有效對(duì)策

在新時(shí)期，要想做好檔案數(shù)字化建設(shè)，事業(yè)單位就必須采取有效的措施，如提高對(duì)數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)、完善基礎(chǔ)設(shè)施、提高管理人員素質(zhì)、建立健全管理制度以及做好安全管理工作等，來(lái)解決在實(shí)際建設(shè)中遇到的問(wèn)題。下面將對(duì)這些措施進(jìn)行具體的闡述。

（一）加深對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

要想做好檔案數(shù)字化建設(shè)工作，事業(yè)單位就必須先提高工作人員對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。首先，要提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員的認(rèn)識(shí)，讓其正確了解并重視檔案數(shù)字化建設(shè)，從而加大其對(duì)相關(guān)工作的支持力度。其次，要對(duì)相關(guān)的檔案管理工作進(jìn)行明確地劃分，并根據(jù)每一項(xiàng)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的具體需要，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的管理職位，從而把被動(dòng)的檔案數(shù)字化管理局面轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)，提高管理的效率與質(zhì)量。最后，事業(yè)單位還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化建設(shè)的宣傳工作，通過(guò)各種各樣的宣傳活動(dòng)，對(duì)檔案數(shù)字化管理的相關(guān)知識(shí)進(jìn)行普及，加強(qiáng)普通員工對(duì)數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，從而使其更好地利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作。

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

為了有效提高檔案數(shù)字化建設(shè)的水平，事業(yè)單位必須加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，充分發(fā)揮其作用，具體可以從以下幾方面進(jìn)行：首先，事業(yè)單位要加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入，給檔案管理部門(mén)配備相關(guān)的配套設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)以及掃描器等，讓工作人員可以利用這些基礎(chǔ)設(shè)備對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的收集與整理，提高管理的質(zhì)量[3]。其次，事業(yè)單位要做好基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)工作，定期對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其存在的問(wèn)題并解決，使其可以發(fā)揮出自己的功效，從而為檔案數(shù)字化管理工作的順利進(jìn)行提供有效保障。最后，事業(yè)單位還要建立起專(zhuān)門(mén)的安全防護(hù)系統(tǒng)，對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效管理，從而保證檔案資料的完整性。

（三）提高工作人員綜合素質(zhì)

作為檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施者，檔案管理人員的綜合素質(zhì)起著非常重要的作用，因此，事業(yè)單位只有不斷提高工作人員的專(zhuān)業(yè)能力以及綜合素質(zhì)，才能更好地實(shí)施檔案數(shù)字化建設(shè)。首先，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，通過(guò)定期的培訓(xùn)，加強(qiáng)其專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，提高其工作技能，從而保證檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量。其次，事業(yè)單位要積極開(kāi)展各種與檔案管理、信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)相關(guān)的活動(dòng)，讓檔案管理人員在參與活動(dòng)的過(guò)程中，通過(guò)互相的交流、探討，提高自己的數(shù)字化管理水平，并通過(guò)對(duì)其他人員成功經(jīng)驗(yàn)的借鑒，有效解決在實(shí)際管理過(guò)程中遇到的困難，從而保證檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行。最后，事業(yè)單位還應(yīng)該建立起考核制度與相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，并把檔案管理人員的利益與考核的結(jié)果掛鉤，調(diào)動(dòng)起管理人員對(duì)工作的熱情與積極性，使其主動(dòng)投入到檔案數(shù)字化建設(shè)中去，并加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)技術(shù)的學(xué)習(xí)與研究，提高檔案管理的水平，從而有效促進(jìn)事業(yè)單位檔案的數(shù)字化建設(shè)。

（四）建立起健全的管理制度

檔案管理工作是十分復(fù)雜的，工作人員不僅要收集相關(guān)的檔案資料，還要對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的加工處理，工作量非常大。因此，為了提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量，事業(yè)單位必須建立起健全的數(shù)字化管理制度，并根據(jù)實(shí)際需要合理控制工作流程。一方面，事業(yè)單位要通過(guò)健全的管理制度，對(duì)檔案管理人員在檔案收集、整理、歸檔以及調(diào)閱等方面的工作行為進(jìn)行規(guī)范，從而保證檔案信息的準(zhǔn)確性，為數(shù)字化建設(shè)打下良好基礎(chǔ)。另一方面，事業(yè)單位還要建立起相應(yīng)的責(zé)任制度，明確規(guī)定檔案管理人員的工作內(nèi)容與應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，并對(duì)某些違反制度的行為以及泄密的行為進(jìn)行追責(zé)和制裁，從而保證檔案數(shù)字化建設(shè)的有效性。

（五）加強(qiáng)檔案信息安全建設(shè)

事業(yè)單位還應(yīng)該做好檔案信息的安全建設(shè)工作，提高檔案的安全性，從而促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)更好地進(jìn)行。首先，事業(yè)單位要積極開(kāi)展講座、宣傳等活動(dòng)，讓檔案管理人員樹(shù)立起安全意識(shí)，加大對(duì)檔案信息的審查與管理力度，及時(shí)排查出潛藏的安全隱患，保證檔案信息的安全。其次，事業(yè)單位還要加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)技術(shù)的使用與研究，做好日常的防范工作，并定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行維護(hù)，從而為檔案信息的安全提供有力保障。例如，要做好檔案的保密工作，不能把涉及到商業(yè)機(jī)密的相關(guān)檔案在網(wǎng)上進(jìn)行開(kāi)放服務(wù)，同時(shí)還要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的操作權(quán)限與使用權(quán)限進(jìn)行有效限制，并通過(guò)專(zhuān)門(mén)人員的管理，提高檔案信息的安全性[4]。

三、結(jié)論

進(jìn)入新時(shí)代后，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為了一種趨勢(shì)。因此，必須仔細(xì)分析其在建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并通過(guò)加深對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)、完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、提高工作人員綜合素質(zhì)、建立起健全的管理制度以及加強(qiáng)檔案信息安全建設(shè)等措施，提高檔案數(shù)字化建設(shè)的水平，從而為我國(guó)事業(yè)單位的數(shù)字化建設(shè)工作奠定良好的基礎(chǔ)。

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