淺析大數(shù)據(jù)時代下的檔案信息安全管理工作

崔理華

摘 要：大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案安全管理工作面臨著機遇與挑戰(zhàn)，不僅對檔案管理制度提出了更高的要求，對檔案管理人員也提出了更高的水平標準，針對這個發(fā)展方向，我們在下面文章中提出了相應(yīng)的對策，希望可以對檔案安全管理工作有所幫助。檔案工作的安全管理效率的提高，一方面需要技術(shù)上的提升，培養(yǎng)同時精通技術(shù)與檔案管理的專業(yè)人員，另一方面也要提高檔案人員的安全意識，兩者結(jié)合才能更好地建設(shè)檔案管理安全體系。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理；檔案安全；檔案信息

一、大數(shù)據(jù)對檔案管理產(chǎn)生的影響

（一）提升了檔案保存質(zhì)量

在大數(shù)據(jù)時代到來之前，我國傳統(tǒng)的檔案都是按照紙質(zhì)方式根據(jù)檔案的價值分類進行保存，這種保存方式在面臨水災(zāi)、火災(zāi)等情況時特別容易使檔案受到破壞；同時還面臨紙質(zhì)老化的風(fēng)險，而這個過程如果不是定期檢查，很難發(fā)覺紙質(zhì)老化的最終結(jié)果會是什么時候出現(xiàn)，這幾種破壞方式對檔案的威脅可能是一次性地破壞，甚至可能不可恢復(fù)。隨著技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的檔案管理則改為存儲在云盤、硬盤上，這些存儲空間較大但占地較小的地方，這些方式有效提升了檔案的保存質(zhì)量，延長了檔案保存時間。

（二）提高了檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是檔案管理部門及其人員按照來源原則、全總原則等檔案管理方法進行整合和歸納，若檔案在很長一段時間內(nèi)未進行歸納整理，那么，再次整理時可能就很難再找到源頭，增加管理工作的時間使管理效率降低。在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理系統(tǒng)有接收、保管等一整套的檔案整合系統(tǒng)，它的管理流程完全依靠信息技術(shù)，這樣可以高效地對檔案數(shù)據(jù)進行整合，并且出錯率非常小，大大提高了檔案管理工作效率。

（三）降低了檔案管理成本

關(guān)于檔案管理成本的說明，我們以一個例子即可點明問題。拿檔案載體來說，傳統(tǒng)的檔案是以紙張為載體，大數(shù)據(jù)時代的檔案則是以信息技術(shù)發(fā)展過程中的云盤等存儲介質(zhì)為載體，紙質(zhì)檔案不僅需要消耗大量的樹木，而且還需占用大量的存放空間；對于大數(shù)據(jù)時代的檔案，則是以數(shù)據(jù)的形式存儲，不僅節(jié)省了存放空間，還可以減少檔案紙張的使用。京東新公布的數(shù)據(jù)顯示，2017年開電子發(fā)票比開紙質(zhì)發(fā)票節(jié)省了上億元的成本，所以，我們要降低管理成本，大數(shù)據(jù)時代的檔案是可行之路。

二、大數(shù)據(jù)時代給檔案信息安全管理產(chǎn)生的影響

（一）檔案信息管理的技術(shù)層次要求不斷提升

隨著信息技術(shù)的不斷更新與升級，使原有的數(shù)據(jù)可能因為技術(shù)版本、兼容性的問題，不能夠通過原有的方法被讀取和利用，這種陳舊的檔案管理技術(shù)明顯無法滿足大數(shù)據(jù)時代的信息安全性要求，這與紙質(zhì)時代的火災(zāi)等一次性破壞的威力是同等水平，因此，檔案信息管理的技術(shù)水平需要不斷提升才能適應(yīng)時代發(fā)展的要求，需要檔案管理部門及技術(shù)部門人員的共同努力，才能更好地實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代的檔案載體安全，為檔案的安全管理、安全利用、安全共享奠定基礎(chǔ)。

（二）檔案數(shù)據(jù)存儲的安全管理要求越來越高

檔案信息存儲在電腦系統(tǒng)的同時，也在面臨著巨大的風(fēng)險，比如黑客攻擊或者數(shù)據(jù)監(jiān)聽等。又由于檔案管理人員對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的熟練操作程度不同，使檔案數(shù)據(jù)安全存在很大隱患，大數(shù)據(jù)時代的網(wǎng)絡(luò)安全性要求越來越高，只有通過技術(shù)人員不斷優(yōu)化現(xiàn)有的信息技術(shù)，不斷加強檔案管理系統(tǒng)的壁壘，才可能使系統(tǒng)可以抵制網(wǎng)絡(luò)攻擊，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。

（三）檔案大數(shù)據(jù)的挖掘利用率更高

傳統(tǒng)的檔案大多時候是存放在檔案庫房中，等待利用者去檔案館或者其他地方去查閱檔案，對于檔案的開發(fā)很少，大多用來編史。現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息，可以通過信息技術(shù)進行大規(guī)模分析，從而得出某一方面或者某層次的發(fā)展規(guī)律，為檢索者提供了更有價值創(chuàng)新的線索，使檔案利用者更簡便、快捷地利用檔案，高效地實現(xiàn)檔案信息的篩選、對比和定位，使檔案信息挖掘利用率的迅速提高。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案安全管理面臨的問題

（一）檔案信息安全受到各種威脅

在計算機迅猛發(fā)展的時代，檔案信息受到各種潛在的威脅，包括個人檔案信息、企業(yè)檔案信息及國家檔案信息。我們的個人信息存儲在手機、電腦等通訊工具中，在智能工具的使用過程中，個人信息安全備受威脅。例如網(wǎng)絡(luò)上經(jīng)常會有一些不知名的鏈接，一旦點進去，個人許多信息就會被收集，給我們推送一系列相關(guān)的物品，同時，在網(wǎng)絡(luò)購物過程中，我們還會留下個人地址、電話等具體信息，這些都存在個人信息泄露的風(fēng)險。對于企業(yè)來說，數(shù)據(jù)決定成敗，對于那些核心數(shù)據(jù)同樣存在泄露風(fēng)險，如何保證數(shù)據(jù)被有效的安全管理，保證檔案管理系統(tǒng)可以達到實現(xiàn)抵御風(fēng)險的能力，給企業(yè)檔案信息安全帶來巨大挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時代，國家之間的信息戰(zhàn)成為新型的戰(zhàn)爭模式，“斯諾登事件”一直提醒著我國要時刻關(guān)注數(shù)據(jù)，以防被監(jiān)視的風(fēng)險。從以上三個方面來看，檔案信息安全受到的威脅不容忽視甚至迫在眉睫，信息安全已經(jīng)成為一個重要戰(zhàn)場。

（二）檔案管理人員信息技術(shù)素質(zhì)較弱

目前，我國的大部分檔案管理人員仍是舊有的管理人員，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理較為熟悉，對于大數(shù)據(jù)時代使用的新型檔案管理系統(tǒng)較為陌生，還不能很好地利用檔案信息管理系統(tǒng)，系統(tǒng)受到攻擊或者出現(xiàn)事故時，有時也會手忙腳亂。綜合來看，就是計算機技術(shù)沒有培訓(xùn)到位，檔案管理技術(shù)不達標，那么就會降低檔案管理效率，給檔案管理帶來一系列的不可估量的損失。

（三）檔案信息安全保護意識不足

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理正在向數(shù)據(jù)檔案管理的方向轉(zhuǎn)換，從關(guān)注實體檔案自身到關(guān)注檔案內(nèi)容，從關(guān)注紙質(zhì)檔案的保管到關(guān)注檔案載體，這些轉(zhuǎn)變都反映了檔案信息安全關(guān)注點的變化。內(nèi)容和載體安全是檔案信息安全的兩大重要方面，但目前檔案信息的泄露也是兩方面的原因，一是公民自身信息安全保護意識不足，二是數(shù)據(jù)保管人員在管理過程中不知危險來自哪里，安全保護不知如何著手，安全意識不足。檔案信息被黑客所獲得的容易性，使得由此出現(xiàn)的檔案信息外泄或信息違規(guī)修改等問題對社會安全造成了危害。

四、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的對策

（一）完善法律法規(guī)，加強制度保護

在檔案管理過程中，我國檔案部門需要切實根據(jù)自身情況，建立健全檔案管理工作制度，通過法律來保證檔案信息的安全，對不法分子或者企圖對檔案信息實施竊取的人員，起到震懾作用?，F(xiàn)有法律是從消極角度對數(shù)據(jù)攻擊的治理，對法律的建立健全則是積極角度的防范，不僅要發(fā)揮制度中的指導(dǎo)規(guī)范作用，還要對檔案管理人員起到約束作用，對檔案管理工作認真負責(zé)的人要予以獎勵，對于存在疏漏的工作予以懲罰，體現(xiàn)出制度的權(quán)威性，最終達到檔案安全保護的目的。

（二）樹立檔案管理工作安全意識

大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案時代，重視的是技術(shù)管理工作，檔案管理系統(tǒng)的防范工作不容忽視，因此要樹立正確的檔案管理安全意識，防止計算機受到病毒感染，或者在計算機系統(tǒng)受到黑客攻擊時，有相應(yīng)的應(yīng)急措施，能夠避免信息丟失或損失。防火墻和相應(yīng)的安保措施是重中之重，如果不能很好地管理，將會給檔案甚至我國公民帶來難以預(yù)估的損失。因此，我國檔案部門除了人員要相應(yīng)地加強檔案管理安全意識外，政府部門也應(yīng)出臺相應(yīng)的檔案管理規(guī)范和工作細則，從雙方面加強安全管理工作。

（三）加強檔案管理人員培養(yǎng)力度

大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作，給檔案管理人員提出了更高的要求，更加注重技術(shù)人員的培育，因此，我國檔案管理部門要同信息主管部門加強溝通，可以聘請專家，進行技術(shù)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，或者兩個部門可以相互培訓(xùn)技術(shù)與業(yè)務(wù)兼具的人員，比如以開展培訓(xùn)會、講座等方式對檔案管理人員的技能水平進行提升。在人才引進方面，可以吸引一些對安全管理方法、安全技術(shù)體系有所研究的專業(yè)人員，加入檔案管理的工作隊伍，負責(zé)維護體系和對數(shù)據(jù)盜用風(fēng)險進行評估與防范，對加密措施進行升級、對接口進行安全維護等等，保證檔案數(shù)據(jù)的安全。

五、結(jié)語

由于大數(shù)據(jù)具有實時性，多將檔案安全管理融入到大數(shù)據(jù)時代之中，對于檔案安全管理有著重要意義。隨著數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及廣泛運用，檔案數(shù)據(jù)也面臨著安全隱患，信息面臨黑客攻擊、數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險，要想更好地管理檔案數(shù)據(jù)，我們提出的建議是從人員與技術(shù)、制度三方面保證信息安全，建立一個完整的檔案安全管理系統(tǒng)，對傳統(tǒng)檔案安全管理工作進行不斷調(diào)整，才能在安全環(huán)境中實現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)的開發(fā)利用。

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